Factura proforma, ¿qué es y qué la diferencia de una factura ordinaria?

Factura proforma, para qué sirve?

Hemos recopilado toda la información necesaria sobre este modelo de facturas, que tanta confusión suelen crear a la hora de entender cómo y para qué se utilizan.

Para que puedas darte cuenta en qué consiste una proforma vamos a comenzar por diferenciar tres conceptos relacionados con la facturación de las empresas. Para ello vamos a definir los siguientes términos.

Documento de carácter comercial que se utiliza para indicar la compra o venta de productos o servicios. Tiene validez legal y fiscal.

Factura borrador a título de información que debe incluir nombre, identificación fiscal, impuestos aplicados, etc. y que sirve para presentar a los clientes una operación de compra o venta de un producto o servicio que ya ha sido negociado con anterioridad; si es conveniente matizar que no tiene validez legal, fiscal ni para la contabilidad de las empresas.

Aunque es un documento que se utiliza para dar información a los clientes de los costes finales que tienen determinados productos o servicios por los que pueden estar interesados, no tiene carácter vinculatorio ni validez legal y fiscal.

Puede que te sorprenda la fina línea que diferencia a estos tres conceptos. Podríamos decir que una factura proforma está a la vez a medio camino entre un documento de pago convencional y un presupuesto: la proforma debe de incluir todos los datos y detalles que contienen las facturas definitivas, pero solo sirve para que el vendedor proporcione información detallada al cliente. Por ejemplo, si tu cliente desea conocer detalladamente que incluirás en sus facturas y el valor de las mismas, puedes hacer una proforma con la correspondiente información desglosada.

Este modelo de documento debe de incluir los datos que contiene tu factura convencional. Por lo general debe contener los siguiente detalles:

• Cabecera especificando que se trata de una factura proforma
• Fecha de emisión
• Datos del vendedor así como del cliente, incluyendo nombre, domicilio, identificación fiscal, número de IVA intracomunitario, etc.
• Descripción de los productos/servicios, incluyendo el valor total
• Impuestos que se puedan aplicar, como IVA o IRPF

la forma de uso más común de las facturas proforma es en las transacciones relacionadas con el comercio internacional:

• Como justificación de una operación en la que el cliente no ha recibido la mercancía ni la empresa la ha cobrado
• Para determinar el precio y las condiciones de la venta al comprador
• Como comprobante de un envío al comprador
• Como oferta comercial cuando ya existe una relación comercial entre la empresa y el comprador

Aunque este es el uso más frecuente, los autónomos y pymes también utilizan la proforma cuando un producto o servicio ha sido acordado con el cliente y este ha realizado un pedido pero no lo ha pagado.

Puede que estés interesado en un programa de facturación que te ayude a la vez con tu contabilidad y con los impuestos. Una buena forma en la que puedes probar gratis este tipo de programa es la de utilizar Excel y Word. No obstante si quieres un programa más completo, usar un comparador te brindará la oportunidad de elegir entre diferentes software de gestión aquel que más te convenza y también podrás usar el comparador para ver los precios de los mismos.

Existen multitud de programas de facturación en los que puedes acceder a un periodo de prueba gratis y sin condiciones, solo tienes que activar tu cuenta. La mayoría de ellos te ofrecerán un total de 7 días para que pruebes sus funciones, posteriormente deberás elegir el plan que más te interese, el precio irá en función del plan por el que te hayas decidido.