El uso de los programas de facturación electrónica para pymes y autónomos

Gestionar empresas o pymes no es fácil. Menos aún en el caso de los autónomos, ya que aparte de la gestión del personal, también hay clientes que atender, políticas que seguir y productos y servicios que vender. Ahí entra la facturación, que tampoco es una tarea sencilla y mucho menos si es manual, ya que la cantidad de datos y de información a controlar puede ser inmensa.

Por todo ello, el formato electrónico es más atractivo gracias a los programas de facturación electrónica. Así, la facturación electrónica se ha convertido en una pieza de negocio esencial para pymes y autónomos que quieren optimizar la gestión de sus negocios. Además de agilizar procesos y reducir errores, facilita el cumplimiento de las normativas vigentes, como verás aquí.

Un programa de facturación electrónica es un software diseñado para crear, enviar y gestionar facturas en formato digital, asegurando su validez legal y optimizando el proceso contable de autónomos y empresas.

Para entender su funcionamiento, primero hay que definir qué es una factura electrónica. Hablamos de un documento digital con la misma validez legal que una factura en papel, pero emitido, recibido y almacenado electrónicamente. Estas facturas pueden aplicarse a distintos formatos, incluyendo facturas proforma, ordinarias o simplificadas.

Según el artículo 9 del Real Decreto 1619/2012, todas las facturas electrónicas deben garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y ser legibles.

Existen dos modalidades principales de facturas electrónicas según su formato:

1. Formato estructurado: permite la lectura y procesamiento automático por parte de los programas de facturación. Ejemplo: Facturae.
2. Formato no estructurado: incluye documentos digitales como PDF, JPG o TXT, pero requieren intervención manual para su gestión.

Los programas de facturación electrónica facilitan la creación y el envío de facturas en formato estructurado, asegurando el cumplimiento de la normativa y optimizando la gestión financiera del negocio.

Por su parte, los programas de facturación electrónica son soluciones diseñadas para simplificar la gestión contable y fiscal de empresas y autónomos. Estas herramientas dan la posibilidad de emitir facturas, llevar un control de ingresos y gastos y generar informes financieros de la manera más eficiente.

Así, las principales características que deben tener estos programas son:

• Accesibilidad. Ofrecen la posibilidad de acceder a ellos desde cualquier dispositivo con conexión a internet (y desde cualquier lugar, claro).
• Automatización. Al Automatizar facturas automáticamente tareas repetitivas, como es el envío de facturas o los recordatorios de pago.
• Cumplimiento legal. También ayudan a los usuarios a que las facturas emitidas cumplan con las normativas vigentes y que les afectan por sector, tamaño o región.
• Integración. Los software de contabilidad y facturación más eficientes son compatibles con otros sistemas, como ERP, CRM o plataformas bancarias.
• Facturación recurrente. Normalmente, ofrecen también la automatización del envío de facturas periódicas.
• Control de vencimientos. De igual modo, envían notificaciones y alertas sobre pagos pendientes.
• Envío de facturas directamente desde la plataforma. Evitan descargas y pasos adicionales.
• Integración con plataformas de pago. Se conectan con pasarelas de pago tan utilizadas como Stripe o PayPal, lo que es idóneo para ecommerce.
• Generación de informes financieros. Estos programas y sistemas contables también dan la posibilidad de visualizar ingresos, gastos y balances en tiempo real.
• Compatibilidad con dispositivos móviles. A su vez, suelen ser (o contar) con aplicaciones optimizadas para smartphones y tablets.

Por ejemplo, Qonto ofrece un software de facturación que cumple con estos requisitos, facilitando la gestión financiera de tu negocio. Y no solo eso, sino que te ayuda enormemente a agilizar tus presupuestos.

Como habrás podido intuir ya al leer las características principales de los programas de facturación electrónica, como usuario puede aprovechar diversos beneficios. Concretamente, implementar un programa de facturación electrónica en tu negocio o como autónomo te da todas estas ventajas:

• Facilidad de uso. Cuentan con interfaces muy intuitivas que no exigen conocimientos avanzados.
• Ahorro económico. Reducen gastos en papel, tinta, almacenamiento físico… por lo que optimizan recursos del negocio.
• Incremento de la productividad. Al automatizar facturas y procesos, te permiten dedicar más tiempo a otras áreas del negocio y ser más eficiente y productivo.
• Seguridad de la información. Con el almacenamiento seguro de datos y protección contra pérdidas o accesos no autorizados, las garantías de estos programas de facturación electrónica son plenas.
• Acceso en tiempo real. Te dan la posibilidad de consultar tu información financiera actualizada desde cualquier lugar y en todo momento.
• Reducción de errores humanos. Por la digitalización, estos sistemas automatizan cálculos y evitan equivocaciones en la facturación.
• Mejor organización documental. También al digitalizar todas las facturas, evita pérdidas y daños en los archivos, por lo que todo está más ordenado y organizado.
• Cumplimiento fiscal. Los programas están actualizados a la normativa en vigor, lo que evita y ahorra sanciones y problemas administrativos.
• Mejor experiencia para los clientes. La facilidad de acceso a facturas y pagos más rápidos hace que al experiencia de usuario y la relación con clientes y proveedores sea mucho mejor.
• Gestión multiusuario. Incluso, estos sistemas de facturación electrónica permiten que varios empleados accedan a la facturación con distintos niveles de permisos.

Es más, los software de facturación más eficientes también son multidivisa y dan la posibilidad de trabajar con diversas monedas.

Dada la utilidad y las ventajas de los programas de facturación online, ha habido un boom de software nacidos en los últimos años. Así, la oferta de sistemas que se pueden contratar es amplísima. Por lo tanto, autónomos y pymes se suelen plantear cuál es o cómo elegir el mejor.

De base, hay que señalar que hay opciones para todo tipo de negocios (y para todo tipo de presupuestos). El mejor programa de facturación será el que más se adapte a cada empresa y a cada bolsillo. Por lo tanto, hay que fijarse en las funcionalidades y características concretas que ofrece cada uno.

A continuación, te presentamos una selección de los programas de facturación electrónica más destacados para pymes y autónomos:

Como decíamos, al elegir un programa de facturación, es esencial que las necesidades específicas de tu negocio. Sobre todo, más aún siendo una pyme o autónomo, el presupuesto disponible y las funcionalidades que ofrece cada herramienta.

Más allá de las ventajas que ofrecen los programas de facturación electrónica a nivel operativo, también presentan beneficios muy útiles para administraciones y gobiernos. 

De hecho, tanto la UE como el gobierno español llevan años impulsando la factura electrónica, ya que es una herramienta idónea para la trazabilidad de las operaciones de empresas y, por ende, para aspectos fiscales.

En este sentido, el marco legal de los programas de facturación electrónica lo dibujan varias normativas, tanto europeas como nacionales.

Por un lado, a nivel europeo cada país sigue su ritmo a la hora de implantar la factura digital. No obstante, todas deben amoldarse a las directrices que va marcando la UE a nivel general.

1. Directiva 2014/55/UE:

• Obliga a todas las administraciones públicas de la UE a aceptar facturas electrónicas en un formato estructurado.
• Es la que introdujo el estándar EN 16931, que define los requisitos mínimos que deben cumplir las facturas electrónicas en toda la UE.
• En España, este estándar se aplica en la facturación con la Administración Pública a través de FACe.

1. Reglamento eIDAS (Reglamento 910/2014):

• Regula la identificación electrónica y los servicios de confianza, como la firma digital y los sellos electrónicos.
• Es clave en la facturación electrónica, ya que asegura la autenticidad y la integridad de las facturas enviadas y recibidas.

• Fija las reglas sobre la validez de las facturas electrónicas en todos los Estados miembros.
• Exige que los sistemas de facturación garanticen autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas.

Además, la UE está trabajando en el proyecto ViDA (VAT in the Digital Age), que busca armonizar la facturación electrónica en toda la Unión y hacerla obligatoria en operaciones transfronterizas.

A su vez, como decíamos, cada país establece también ciertas normas y leyes. La legislación española ha avanzado mucho en materia de facturación electrónica en los últimos años.

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, conocida como Ley Crea y Crece, fija la obligatoriedad de expedir facturas electrónicas en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos. Esta normativa, cuyo desarrollo reglamentario aún está en curso, busca mejorar la transparencia y reducir la morosidad en el ámbito empresarial.

Los principales aspectos más relevantes de esta ley son:

• Obligatoriedad progresiva. Ya se aplica desde su vigencia en 2022 a grandes empresas (más de 6 millones de euros de facturación anual) y empresas que operan con la Administración Pública. Posteriormente, se está aplicando a pymes y autónomos.
• Uso de formatos estándar. Se requerirá el uso de Facturae, que es el formato oficial, o formatos estructurados que sean compatibles con la AEAT.
• Interconexión con la Agencia Tributaria. Las facturas deberán estar accesibles a la administración en tiempo real o en plazos reducidos. Estos plazos dependen del sector y la empresa, aunque normalmente hablamos de entre 4 y 5 años hasta los 10.
• Plazos de implementación: Entró en vigor en 2022, con su publicación en el BOE. Sin embargo, se espera que sea de aplicación obligatoria para todo el tejido empresarial en 2025 y 2026, que es cuando todas las empresas y autónomos tendrán que estar facturando electrónicamente.

Además de la Ley Crea y Crece, que obliga a la facturación electrónica en el ámbito B2B, en España hay más normativas que también tienen gran relevancia. Sin ir más lejos:

1. Ley 25/2013 de Impulso de la Factura Electrónica y Creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público: regula la facturación electrónica con la Administración Pública. Es más, fue la que introdujo el sistema FACe, con el que las empresas deben enviar sus facturas en formato Facturae.
2. Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012): establece los requisitos que deben cumplir las facturas electrónicas para ser válidas fiscalmente. Así mismo, exige autenticidad e integridad mediante la firma electrónica avanzada de cualquier documento electrónico o sistemas EDI.
3. Regulación específica de la AEAT sobre SII (Suministro Inmediato de Información del IVA): son las disposiciones legales que obligan a las grandes empresas a enviar los datos de sus facturas en tiempo real a la Agencia Tributaria. Se espera que en los próximos años se amplíe a más compañías con la facturación electrónica obligatoria total.
4. Desarrollo reglamentario de la Ley Crea y Crece: también se espera la publicación de un reglamento que detalle los criterios técnicos y plazos de implementación. Incluirá especificaciones sobre los formatos obligatorios y la interconexión con la AEAT.

Qonto se asegurará de cumplir con todas estas nuevas normativas. De esta manera, proporcionaremos a todos nuestros clientes una solución de facturación electrónica compatible con los criterios legales vigentes.

En resumen, tanto a nivel europeo como nacional hay una regulación estricta sobre la facturación electrónica, y en los próximos años habrá más cambios. Los programas de facturación deberán adaptarse para cumplir con todas estas normativas, y Qonto garantizará que su software lo haga.

Por último, sabemos que los programas de facturación electrónicas y todo lo que los rodea genera dudas. Así que con la intención de resolver las más frecuentes, concluimos este artículo con las preguntas frecuentes que suelen hacer muchos clientes y usuarios sobre estos software.