Todo lo que necesitas saber sobre la nueva regulación de la factura electrónica en España

El sistema tributario de España se ha embarcado en un viaje de transformación para adaptarse a unos tiempos en los que absolutamente todo, incluso las finanzas, ocurren en el espacio digital. Es por eso por lo que es totalmente necesario estar al día con todos los cambios que comporta la nueva regulación de la factura electrónica obligatoria… Porque, al fin y al cabo, todos estos cambios te van a acabar afectando tanto si operas como empresa o autónomo.

Abrazar la facturación electrónica no es únicamente una cuestión de cumplir con la normativa vigente, sino que es la ruta natural para empresas y autónomos en pos de la eficiencia operativa. Al fin y al cabo, este tipo de factura no solo permite optimizar una gestión rápida y segura, sino que además reduce los errores humanos y minimiza el tiempo y la energía necesarios para este tipo de tareas de facturación.

Desde un punto de vista estrictamente tributario, los documentos digitales ayudan a simplificar algo que toda empresa o autónomo suele abordar con recelo: la interacción con la administración pública. La factura electrónica permite una transmisión directa e instantánea de la información necesaria para cumplir con las obligaciones fiscales.

No es de extrañar, entonces, que la adopción de la nueva normativa de facturación electrónica obligatoria se haya asimilado como un paso imprescindible en el camino hacia la total transformación digital. Si quieres que tu empresa o negocio sea competitivo en el mercado actual, tarde o temprano deberás implantar por completo la factura electrónica en tu día a día financiero.

Los términos factura electrónica y factura digital suelen utilizarse de forma indistinta, como si fueran exactamente lo mismo. Pero tenemos que hablar con propiedad: no son lo mismo, y es necesario que conozcas las diferencias entre ambos para llevar correctamente tu facturación.

La factura electrónica es aquella que, además de estar en formato digital, cumple con todos los requisitos legales y estándares específicos que garantizan su validez frente a la administración tributaria. Esto incluye aspectos como la firma digital y los códigos de verificación que aseguran su autenticidad e integridad. Hay que tener en cuenta, eso sí, que estos requisitos dependen de la normativa vigente. Y que, aunque estamos en pleno proceso de transformación de este mismo reglamento, es necesario mantenerse informado porque es probable que existan más cambios de cara al futuro.

Por otro lado, una factura digital puede simplemente referirse a cualquier factura que se haya generado en un formato electrónico, pero que no necesariamente cumple con los estándares o requisitos legales para ser considerada como factura electrónica. Esto significa que, mientras que una factura digital puede ser útil para fines de archivo o gestión interna, la factura electrónica es la que realmente tiene validez legal y es la que las empresas deben utilizar para cumplir con las nuevas regulaciones y obligaciones tributarias.

Puede que estés pensando que la obligatoriedad de la facturación electrónica es un engorro a sumar a tu día a día empresarial… Pero es justo lo contrario, ya que estamos hablando de un formato asociado a múltiples ventajas entre las que es necesario destacar las siguientes:

1. Reducción de costes. La facturación electrónica elimina la necesidad de papel, reduciendo los costes asociados a la impresión, almacenamiento y envío de facturas tradicionales.
2. Mejora en la eficiencia. Automatiza procesos y reduce el tiempo de gestión de facturas desde su creación hasta su pago, lo que permite a los empleados centrarse en tareas de mayor valor añadido.
3. Acceso y seguimiento en tiempo real. Las facturas electrónicas pueden ser accesadas y monitorizadas en tiempo real, ofreciendo un control más efectivo sobre las transacciones financieras.
4. Seguridad mejorada. Con características como la firma digital y encriptación, las facturas electrónicas ofrecen un nivel superior de seguridad frente a fraudes y manipulaciones.
5. Cumplimiento normativo. Al cumplir con las diversas regulaciones de factura electrónica, las empresas aseguran un cumplimiento más sencillo con las normativas locales e internacionales.
6. Sostenibilidad ambiental. La factura electrónica es una alternativa ecológica que contribuye a la reducción de la huella de carbono de las empresas.
7. Integración con otros sistemas. Puede ser fácilmente integrada con otros sistemas de gestión empresarial, proporcionando una visión unificada y coherente de las finanzas y la operativa de la empresa.

Una vez superados los preliminares, es necesario observar en profundidad cuáles son exactamente los requisitos de una factura electrónica. ¿Qué debe contener para ser considerada correcta? Todo lo que se lista en la siguiente tabla: 

La implementación de la factura electrónica obligatoria en España es un camino con fechas concretas. Un camino en el que el uso de este tipo de documento se irá implantando de forma progresiva para empresas y autónomos.

Con algunas de las fechas todavía por confirmar y otras susceptibles de cambios, por ahora es necesario tener en cuenta la siguiente cronología:

• Julio de 2025. Fecha límite para que los fabricantes de software adapten y certifiquen sus productos según la Ley Antifraude (VeriFactu). Esto asegura que los software de facturación cumplan con los requisitos necesarios para evitar fraudes y garantizar la seguridad en la transmisión de datos.
  
  
• Entre enero y julio de 2026. En este periodo, todas las facturas emitidas por pymes y autónomos deberán ser creadas utilizando herramientas que cumplan con los estándares de VeriFactu. Este es un requisito crucial para garantizar la conformidad con las nuevas regulaciones de seguridad y transparencia fiscal.
  
  
• 2027. No será hasta el año 2027 cuando entrará en vigor la Ley Crea y Crece para pymes y autónomos, obligándolos a utilizar software de facturación que esté conforme con las normativas establecidas para la creación de facturas. Esta ley busca fortalecer el entorno de negocios mediante el uso de tecnologías confiables y seguras.

Este calendario escalonado tiene como objetivo dar tiempo a todos los implicados para adaptarse a los nuevos requerimientos, asegurando así una transición suave hacia la digitalización completa de la facturación.

Puede que, grosso modo, hayamos estado hablando de la nueva normativa de la facturación electrónica obligatoria como si fuera un único reglamento, pero lo cierto es que la realidad es un poco más compleja. Tan compleja que, para entenderla, es necesario abordar tres conceptos diferentes: la Ley Crea y Crece, la Ley Antifraude y VeriFactu.

La Ley Crea y Crece es un pilar fundamental en la estrategia de digitalización empresarial de España. Prevista para entrar en vigor en 2027 para pymes y autónomos, esta ley tiene como objetivo principal facilitar el crecimiento y la consolidación de las empresas a través de la digitalización. Se basa en tres pilares fundamentales:

• Obligatoriedad del software certificado. Todos los sistemas de facturación utilizados deberán estar certificados y cumplir con los estándares de seguridad establecidos.
  
  
• Transparencia en transacciones. Mejora la transparencia y permite un seguimiento más eficiente de las transacciones económicas.
  
  
• Prevención del fraude. Contribuye de manera significativa a la prevención del fraude fiscal, un paso esencial para una economía más justa y equitativa.

Este conjunto de medidas no está diseñado únicamente para simplificar los procesos administrativos, sino que también está previsto que fortalezca el marco regulatorio para las operaciones comerciales.

Paralelamente, la Ley Antifraude establece un marco riguroso para la seguridad y la autenticidad de la factura electrónica. Desde julio de 2025, los desarrolladores de software, incluidos aquellos que ofrecen servicios a empresas y autónomos, deben asegurarse de que sus productos cumplan con esta normativa. La ley incluye varios componentes que necesitas conocer:

• Seguridad mejorada. Se prevé la implementación de medidas robustas para asegurar la integridad de las facturas.
  
  
• Verificación rigurosa. Los sistemas deben incluir mecanismos de verificación que prevengan cualquier tipo de manipulación de las facturas.
  
  
• Cumplimiento obligatorio. Es fundamental para los fabricantes de software adaptar sus productos a estas exigencias para evitar sanciones.

Finalmente, VeriFactu se centra en la conformidad de los sistemas de facturación electrónica con los estándares nacionales. Entre enero y julio de 2026, pymes y autónomos deberán adaptarse a este estándar que garantiza lo siguiente:

• Conformidad con la normativa. Asegura que todos los sistemas de facturación electrónica cumplan con los requisitos legales y técnicos.
  
  
• Facilidad de Auditoría. Facilita el proceso de auditoría por parte de las autoridades tributarias, asegurando que todas las facturas puedan ser verificadas de manera eficiente.
  
  
• Integración Efectiva. Promueve la integración de los sistemas de facturación con otras plataformas empresariales y administrativas.

Si has llegado a este punto del artículo y ya estás empezando a planificar mentalmente cómo vas a implantar la factura electrónica en tu negocio, los siguientes consejos te serán de gran ayuda:

• Evalúa tus necesidades actuales. Antes de implementar un sistema de factura electrónica, es necesario que entiendas las necesidades específicas de tu empresa o actividad profesional. Esto incluye el volumen de facturas, los requisitos tributarios y las integraciones con otros sistemas.
  
  
• Elige un software adecuado. Selecciona una solución de software que no solo cumpla con el reglamento y las normativas, sino que también se adapte a las particularidades de tu negocio. Asegúrate de que el proveedor ofrezca soporte técnico y actualizaciones conforme a las nuevas regulaciones.
  
  
• Capacita a tu equipo. La capacitación es esencial para asegurar que tus empleados comprendan cómo funciona la factura electrónica y cómo utilizar el nuevo sistema. Una buena formación puede minimizar errores y mejorar la eficiencia en la gestión de facturas.
  
  
• Realiza pruebas antes de la implementación total. Antes de cambiar completamente a la factura electrónica, es recomendable realizar pruebas para asegurarse de que todo funciona correctamente y que el sistema es compatible con las operaciones empresariales existentes.
  
  
• Crea un plan de contingencia. A pesar de la mejor planificación, siempre pueden surgir imprevistos. Mantener un plan de contingencia para la gestión de facturas puede ayudar a mitigar cualquier problema que pueda surgir durante la transición.
  
  
• Consulta con un experto. Si tienes dudas sobre la implementación de la factura electrónica o sobre el cumplimiento de las normativas, no dudes en consultar con un profesional especializado en regulación tributaria o en sistemas de facturación electrónica.