Todo sobre la factura electrónica en España

En el panorama empresarial, la factura electrónica es ya una práctica cada vez más relevante, a la par que ventajosa. No obstante, desde ahora y de cara al futuro más próximo, pasará también a ser una necesidad legal. Por eso, con la digitalización en pleno auge, comprender los aspectos fundamentales de la facturación digital se vuelve crucial para empresas y autónomos. Con ese objetivo, en este artículo exploraremos a fondo qué supone la factura electrónica en España, quiénes están obligados a adoptarla, cómo cumplir con la normativa y todo lo que rodea a esta nueva y necesaria realidad.

Como decíamos al inicio, la factura electrónica en España, aparte de ser una realidad, es ya una obligación. Y lo es para cualquier negocio. Esa obligatoriedad en nuestro país se fundamenta en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público. Esta legislación establece los parámetros para adoptarla y utilizarla en cualquier operación comercial.

Uno de los puntos clave de esta ley es que define quién está obligado a emitir facturas electrónicas en España. Esto es todas las empresas y autónomos que realizan operaciones comerciales entre sí, con clientes finales y con la Administración Pública. Además, no importa si la operación es a nivel estatal, autonómico o local.

Eso sí, aunque la ley entró en vigor en 2022, ha sido muy laxa en cuanto a los plazos de implementación. Por eso, las empresas y autónomos se han podido ir adaptando a ella con flexibilidad hasta este 2024. De hecho, será a partir de 2025 cuando se implemente plenamente. De todas formas, en este artículo sobre la factura electrónica obligatoria de nuestro blog te desgranamos más en detalle toda esta cuestión.

Así mismo, en este momento la obligación de emitir factura electrónica solo se está llevando a cabo en casos concretos. Es cierto que su uso se extiende más allá de esta esfera, ya que muchas organizaciones privadas también optan por la factura electrónica debido a sus ventajas profesionales en términos de eficiencia y reducción de costos administrativos.

No obstante, y como decíamos, aunque se espera que para comienzos del 2025 toda persona física o jurídica facture electrónicamente, en la actualidad solo hay ciertos casos en los que la factura electrónica en España es obligatoria.

Según la Ley 25/2013, cualquier empresa o autónomo que realice operaciones comerciales con la Administración Pública española, ya sea a nivel estatal, autonómico o local, está obligado a emitir factura electrónica. Esto incluye contratos de suministros, servicios, obras y cualquier otra actividad que implique una contraprestación económica.

Además de las relaciones con la Administración Pública, la obligación de emitir factura electrónica también está determinada por el volumen de facturación anual de la empresa o autónomo. En concreto, las compañías profesionales que superan los 8 millones de euros anuales están obligadas a utilizar la factura electrónica en España, sea con quien sea la transacción.

Algunos sectores industriales o actividades económicas profesionales también pueden estar sujetos a regulaciones específicas que exigen el uso de la factura electrónica. Estas regulaciones pueden ser establecidas por normativas del sector o por disposiciones adicionales de las autoridades. Por ejemplo, sectores como la construcción, la sanidad o la industria farmacéutica pueden tener requisitos específicos en cuanto al uso de la factura electrónica.

De todas formas, aunque esta normativa lleva ya un par de años en vigor, está adquiriendo relevancia últimamente. ¿El motivo? Que esta Ley 25/2013 representa un hito crucial en la modernización y la digitalización de los procesos administrativos y comerciales en España.

Esta legislación, a la que se conoce popularmente como Ley Crea y Crece, promueve la adopción de la factura electrónica, tanto en las relaciones comerciales y profesionales entre empresas privadas como en las transacciones con entidades públicas. Su objetivo, por tanto, es abandonar los métodos tradicionales basados en papel y migrar hacia soluciones digitales más eficientes y seguras.  O sea, un método de facturación que ofrece ventajas como estas:

• Reduce los costes administrativos propios de la facturación tradicional.
• Acorta el tiempo de procesamiento de facturas y documentos profesionales relacionados como son los albaranes.
• Minimiza los errores humanos al introducir los datos, ya que estos se recogen, gestionan y almacenan automáticamente.
• Aumenta la trazabilidad de las transacciones comerciales, tanto para las propias empresas y autónomos como para la Agencia Tributaria en caso de auditorías.
• Facilita la interoperabilidad y mejora la comunicación entre empresas del sector público y privado.

Por todo ello, diríamos que la factura electrónica en España promueve la eficiencia, pero, además también impulsa la digitalización de la economía nacional en su conjunto. Al fomentar el uso de tecnologías, se sientan las bases para una transformación digital que abarque todos los aspectos de la actividad empresarial y administrativa.

Dejando a un lado la teoría, generar y emitir una factura electrónica en España supone cumplir con una serie de condiciones técnicas y legales. Es decir, unos requisitos que garanticen su validez y conformidad con la normativa.

Para ayudarte con este procedimiento profesional, a continuación, detallaremos los pasos y elementos necesarios para emitir facturas electrónicas en España correctamente:

1. Implementar una plataforma o software de facturación electrónica

El primer requisito es contar con un software o sistema de facturación electrónica que te permita generar y gestionar las facturas en formato electrónico. Actualmente, dada la alta demanda que hay de este tipo de soluciones (y que habrá en los próximos años) existen numerosas opciones en el mercado. Desde plataformas independientes hasta módulos que se integran en sistemas de gestión empresarial (ERP)

2. Contar con un certificado digital acorde a la reglamentación

Para firmar digitalmente las facturas electrónicas y garantizar la autenticidad e integridad de la información que contienen, es necesario disponer de un certificado digital. Éste deberá ser emitido por una entidad certificadora reconocida. Además, el certificado se vincula a la identidad del emisor y se utiliza para generar una firma electrónica que acompaña a la factura.

3. Cumplir con el formato y los estándares técnicos para enviar y descargar

Por su parte, las facturas electrónicas en España deben cumplir con los estándares técnicos establecidos por la normativa o reglamento. Específicamente, nos referimos al formato XML, que es el definido por el Esquema Nacional de Factura Electrónica (ENFe). De esta manera, se garantiza la interoperabilidad entre los distintos sistemas de facturación y se facilita más el intercambio de información entre las partes y el almacenamiento y la descarga de los documentos.

4. Incluir la información obligatoria que exige la normativa

Otro aspecto clave de las facturas electrónicas es que deben contener una serie de datos obligatorios (NIF del emisor y el receptor, información detallada de los bienes o servicios de la operación, el importe total y los impuestos, principalmente). Por eso, es fundamental que antes de enviar una factura te asegures de que todos esos datos están correctamente incluidos y son precisos.

5. Poder validar y firmar electrónicamente

También, antes de enviar la factura electrónica, es necesario que valides su contenido y que la firmes digitalmente. Precisamente para eso es para lo que utilizarás el certificado digital al que hacíamos referencia en el punto dos. Y es que, como señalábamos, esta firma electrónica da autenticidad e integridad al documento, por lo es un requisito legal necesario para su validez.

6. Enviar y confirmar la recepción según el plazo y la forma acordados

Una vez generada y firmada, debes enviar la factura electrónica al receptor a través de los medios profesionales idóneos. Éstos pueden ser el correo electrónico, la propia plataforma de intercambio electrónico de datos (EDI) o un sistema de facturación electrónica. En este sentido, es importante que verifiques posteriormente que el destinatario ha recibido correctamente el documento. A su vez, si eres el receptor, podrás descargar tus facturas digitales, a la par que almacenarlas en tu software.

Llegados a este punto, solo nos queda explicar el paso a paso sobre cómo generar una factura electrónica profesional. Y es que, como habrás visto a lo largo del artículo, es un proceso fundamental para cualquier empresa o autónomo que desee cumplir con el reglamento de facturación vigente. Pero, además, también es una ventaja competitiva, ya que te permitirá aprovechar los beneficios de la digitalización en la gestión administrativa.

1. Escoge un software o programa de facturación electrónica que se adapte a tus necesidades y cumpla con los requisitos legales. No olvides comprobar que es compatible con los estándares técnicos.
2. Configura los datos de tu empresa y del cliente. Es decir, incluye en el software la información fiscal, la dirección de contacto y los datos del cliente.
3. Crea la factura con toda la información detallada de la transacción, como la descripción de los bienes o servicios, el precio unitario, la cantidad, el importe total y los impuestos aplicables.
4. Valida y firma la factura asegurándote de que cumple con los requisitos técnicos y legales. Posteriormente, utiliza el certificado digital para garantizar la autenticidad e integridad del documento y de la información que has incluido en él.
5. Envía la factura y verifica que le llega al cliente. También es esencial que mantengas un registro de todas las transacciones que hagas.

La factura electrónica en España se ha consolidado como una práctica indispensable en el ámbito empresarial español. Con el reglamento ya vigente, todas las empresas y autónomos (si no lo han hecho ya) deberán adaptarse a esta realidad para cumplir con sus obligaciones legales. No obstante, lo mejor es que al mismo tiempo podrán aprovechar los beneficios profesionales que ofrece la facturación digital que, como te hemos comentado, son numerosos.

La realidad es que la nueva ley de factura electrónica representa un salto hacia la modernización y la digitalización de la economía española. Esta reglamentación fomenta su adopción general, tanto en las relaciones comerciales entre empresas privadas como en las transacciones con entidades públicas. Por lo tanto, se sientan las bases para una transformación que abarque todo el tejido empresarial.

En conclusión, la reglamentación de las facturas electrónicas en España no solo busca cumplir con los requisitos legales. También es una apuesta por la eficiencia, la transparencia y la competitividad del mercado. Eso sí, para crearlas debes dar una serie de pasos y contar con los medios adecuados, aunque a la larga será toda una ventaja como herramienta esencial para la gestión administrativa de cualquier negocio en la era digital.