Todo sobre la factura electrónica en España

En el panorama empresarial, la factura electrónica es ya una práctica cada vez más común, a la par que ventajosa. No obstante, desde ahora y de cara al futuro más próximo, pasará también a ser una necesidad legal. Por eso, con la digitalización en pleno auge, comprender los aspectos fundamentales de la facturación digital se vuelve crucial para todas las empresas y autónomos. 

Con ese objetivo, en este artículo exploraremos a fondo qué supone la factura electrónica en España, quiénes están obligados a adoptarla, cómo cumplir con la normativa y todo lo que rodea a esta nueva y necesaria realidad.

Como decíamos al inicio, la factura electrónica en España, aparte de ser una realidad, es ya una obligación. Y lo es para cualquier negocio. Esa obligatoriedad en nuestro país se fundamenta en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público. Esta legislación establece los parámetros para adoptarla y utilizarla en cualquier operación comercial.

Uno de los puntos clave de esta ley es que define quién está obligado a emitir facturas electrónicas en España. Esto es todas las empresas y autónomos que realizan operaciones comerciales entre sí, con clientes finales y con la Administración Pública. Además, no importa si la operación es a nivel estatal, autonómico o local.

Eso sí, aunque la ley entró en vigor en 2022, ha sido muy laxa en cuanto a los plazos de implementación. Por eso, las empresas y autónomos se han podido ir adaptando a ella con flexibilidad hasta 2025. De hecho, será este año y durante 2026 cuando se termine de implementar plenamente la factura electrónica en todo el tejido empresarial de España.

Así mismo, de momento la obligación de emitir factura electrónica solo se está llevando a cabo en casos concretos. Eso sí, muchas organizaciones privadas también están optando por la factura electrónica por razones de negocio. Y es que sus ventajas profesionales en términos de eficiencia y reducción de costes administrativos son muy valoradas.

No obstante, y como decíamos, aunque se espera que durante el 2025 y el 2026 toda persona física o jurídica facture electrónicamente, en la actualidad solo hay ciertos casos en los que la factura electrónica en España es obligatoria.

Según la Ley 25/2013, cualquier empresa o autónomo que realice operaciones comerciales con la Administración Pública española, ya sea a nivel estatal, autonómico o local, está obligado a emitir factura electrónica. Esto incluye contratos de suministros, servicios, obras y cualquier otra actividad que implique una contraprestación económica.

Además de las relaciones con la Administración Pública, la obligación de emitir factura electrónica también está determinada por el volumen de facturación anual de la empresa o autónomo. En concreto, las compañías profesionales que superan los 8 millones de euros anuales están obligadas a utilizar la factura electrónica en España, sea con quien sea la transacción.

Algunos sectores industriales o actividades económicas profesionales también pueden estar sujetos a regulaciones específicas que exigen el uso de la factura electrónica. Estas regulaciones pueden ser establecidas por normativas del sector o por disposiciones adicionales de las autoridades. Por ejemplo, sectores como la construcción, la sanidad o la industria farmacéutica pueden tener requisitos específicos en cuanto al uso de la factura electrónica.

De todas formas, aunque esta normativa lleva ya años en vigor, está adquiriendo más relevancia últimamente. ¿El motivo? Que esta Ley 25/2013 representa un hito crucial en la modernización y la digitalización de los procesos administrativos y comerciales en España.

Esta legislación, a la que se conoce popularmente como Ley Crea y Crece, promueve la adopción de la factura electrónica, tanto en las relaciones comerciales y profesionales entre empresas privadas como en las transacciones con entidades públicas. Su objetivo, por tanto, es abandonar los métodos tradicionales basados en papel y migrar hacia soluciones digitales más eficientes y seguras.

O sea, un método de facturación que ofrece ventajas como estas:

• Reduce los costes administrativos propios de la facturación tradicional.
• Acorta el tiempo de procesamiento de facturas y documentos profesionales relacionados como los albaranes.
• Minimiza los errores humanos al automatizar facturas, ya que los datos se recogen, gestionan y almacenan automáticamente.
• Aumenta la trazabilidad de las transacciones comerciales, lo que es útil tanto para las propias empresas y autónomos como para la Agencia Tributaria en caso de auditorías.
• Facilita la interoperabilidad y mejora la comunicación entre empresas del sector público y privado.

Por todo ello, diríamos que la factura electrónica en España promueve la eficiencia, pero, además también impulsa la digitalización de la economía nacional en su conjunto. Al fomentar el uso de tecnologías, se sientan las bases para una transformación digital que abarque todos los aspectos de la actividad empresarial y administrativa.

Dejando a un lado la teoría, generar y emitir una factura electrónica en España exige cumplir con una serie de condiciones técnicas y legales. Es decir, con unos requisitos que garanticen su validez y conformidad con la normativa.

Para ayudarte con este procedimiento profesional, a continuación, detallaremos los pasos y elementos necesarios para emitir facturas electrónicas en España correctamente:

El primer requisito es contar con un sistema o software de facturación electrónica que te permita generar y gestionar las facturas en formato electrónico. Actualmente, dada la alta demanda que hay de este tipo de soluciones (y que habrá en los próximos años) existen numerosas opciones en el mercado. Desde plataformas independientes hasta módulos que se integran en sistemas de gestión empresarial (ERP).

Para firmar digitalmente las facturas electrónicas y garantizar la autenticidad e integridad de la información que contienen, es necesario disponer de un certificado digital. Éste deberá ser emitido por una entidad certificadora reconocida. Además, el certificado se vincula a la identidad del emisor y se utiliza para generar una firma electrónica que acompaña a la factura.

Por su parte, las facturas electrónicas en España deben cumplir con los estándares técnicos establecidos por la normativa o reglamento. Específicamente, nos referimos al formato XML, que es el definido por el Esquema Nacional de Factura Electrónica (ENFe). De esta manera, se garantiza la interoperabilidad entre distintos sistemas de facturación y se facilita el intercambio de información entre las partes y el almacenamiento y la descarga de los documentos.

Otro aspecto clave de las facturas electrónicas es que deben contener una serie de datos obligatorios. Estos son:

• NIF del emisor, así como sus datos fiscales.
• NIF del receptor, también con sus respectivos datos fiscales.
• Información detallada de los bienes o servicios de la operación.
• El importe total.
• Los impuestos.

Ahora entenderás que es fundamental que antes de enviar una factura te asegures de que todos estos datos están correctamente incluidos y son precisos. Son los mismos que hay que incluir en una factura proforma, pero con la diferencia de que esta no tiene ningún tipo de validez legal.

También, antes de enviar la factura electrónica, es necesario que valides su contenido y que la firmes digitalmente. Precisamente para eso es para lo que utilizarás el certificado digital al que hacíamos referencia en el punto dos. Y es que, como señalábamos, esta firma electrónica da autenticidad e integridad al documento, por lo es un requisito legal necesario para su validez.

Una vez generada y firmada, debes enviar la factura electrónica al receptor a través de los medios profesionales idóneos. Éstos pueden ser el correo electrónico, la propia plataforma de intercambio electrónico de datos (EDI) o un sistema de facturación electrónica. En este sentido, es importante que verifiques posteriormente que el destinatario ha recibido correctamente el documento. A su vez, si eres el receptor, podrás descargar tus facturas digitales, a la par que almacenarlas en tu software.

Llegados a este punto, solo nos queda explicar el paso a paso sobre cómo generar una factura electrónica profesional. Y es que, como habrás visto a lo largo del artículo, es un proceso fundamental para cualquier empresa o autónomo que desee cumplir con el reglamento de facturación vigente. Pero, además, también es una ventaja competitiva, ya que te permitirá aprovechar los beneficios de la digitalización en la gestión administrativa.

• Escoge un software o programa de facturación electrónica que se adapte a tus necesidades y cumpla con los requisitos legales. No olvides comprobar que es compatible con los estándares técnicos.
• Configura los datos de tu empresa y del cliente. Es decir, incluye en el software toda la información fiscal, la dirección de contacto y los datos del cliente.
• Crea la factura electrónica con toda la información detallada de la transacción. O sea, incluye la descripción de los bienes o servicios, el precio unitario, la cantidad, el importe total y los impuestos aplicables.
• Valida y firma la factura asegurándote de que cumple con los requisitos técnicos y legales. Posteriormente, utiliza el certificado digital para garantizar la autenticidad e integridad del documento y de la información que has incluido en él.
• Envía la factura y verifica que le llega al cliente. También es esencial que mantengas un registro de todas las transacciones que hagas.

Más allá de que las facturas electrónicas vayan a ser una exigencia legal, son muy interesantes porque ofrecen otra clase de beneficios de lo más atractivos. Centrémonos en algunos de ellas.

• Ahorran costes. Olvídate de los costes de papelería, impresión y envío. A través de la digitalización, las empresas y los autónomos pueden generar ahorros económicos considerables.
• Ahorran tiempo. La gestión de facturas de proveedores y clientes es un proceso que requiere mucho tiempo. Con las facturas digitales, los documentos se emiten y se envían en cuestión de minutos. Ahora, el receptor ya no tiene que esperar varios días para recibir su factura, lo que ayuda a reducir los tiempos de pago.
• Simplifican la clasificación y archivo. Se acabó guardar documentos en papel dentro de grandes carpetas y archivadores. Las facturas de proveedores y clientes se pueden almacenar en bases de datos seguras a las que se puede acceder con una simple conexión a Internet. También se pueden digitalizar fácilmente recibos e informes de gastos.
• Son más ecológicas. Las facturas electrónicas son una alternativa mucho más ecológica. Es evidente que enviar un correo electrónico y descargar un archivo adjunto genera emisiones de CO2. Pero esa huella es mucho menor a la de producir una hoja de papel A4, que es un proceso que requiere cerca de 10 litros de agua. Además, el sector papelero es la quinta industria que más energía consume en el mundo.

De hecho, resumimos en una tabla la comparativa entre la factura tradicional y la factura electrónica en España para que veas qué ventajas aporta cada una por sus características:

A estas alturas, la factura electrónica en España se ha consolidado como práctica indispensable en el ámbito empresarial. Con el reglamento ya en vigor, todas las empresas y autónomos (si no lo han hecho ya) tendrán que adaptarse a esta nueva realidad para cumplir con sus obligaciones legales. No obstante, lo mejor es que al mismo tiempo podrán aprovechar los beneficios profesionales que ofrece la facturación digital que, como te hemos comentado, son numerosos.

La realidad es que la nueva ley de factura electrónica significa un salto hacia la modernización y la digitalización de la economía española. Esta reglamentación fomenta su adopción general, tanto en las relaciones comerciales entre empresas privadas como en las transacciones con entidades públicas. Por lo tanto, se sientan las bases para la transformación de todo el tejido empresarial.

En conclusión, la reglamentación de las facturas electrónicas en España no solo busca cumplir con los requisitos legales. También es una apuesta por la eficiencia, la transparencia y la competitividad del mercado. Eso sí, para crearlas debes dar una serie de pasos y contar con los medios adecuados, aunque a la larga será toda una ventaja como herramienta para la gestión administrativa de cualquier negocio en la era digital.