¿Cómo firmar una factura electrónica?

Crear, enviar y validar una factura en tan solo un puñado de clics puede parecer ciencia ficción… Pero cada vez es algo más real en el nuevo paradigma de la facturación online que ya no requiere formatos físicos ni largos procesos. Si quieres saber cómo ahorrar tiempo firmando tus facturas electrónicas para una total validez legal, estás en el artículo adecuado.

Para ser más claros todavía: una factura electrónica funciona exactamente igual que una factura impresa en papel, pero con el añadido de que nos encontramos ante un formato mucho más eficiente y ecológico. Lo que es un avance que se alinea perfectamente con las preocupaciones de las finanzas actuales.

Usar este tipo de documentos digitales permite a las empresas gestionar su facturación de forma más rápida y segura, reduciendo los engorrosos errores humanos y minimizando los costes que suelen ir asociados tanto al almacenamiento de documentos como a su distribución. Además, este tipo de documento también permite el trabajo en la nube y en tiempo real por parte de diferentes personas, lo que facilita más todavía todo el proceso contable.

¿Más beneficios? Uno especialmente importante para las empresas: el cumplimiento con las normativas fiscales vigentes, ya que los softwares que usan factura electrónica suelen estar actualizados con los últimos requisitos legales y fiscales. A lo que también hay que sumar que el formato digital es más seguro frente a pérdidas o daños físicos. Todo ventajas.

A lo mejor piensas que el único requisito para que una factura electrónica se considere válida es precisamente que se produzca en formato digital. Pero, precisamente para evitar malentendidos, es necesario diferenciar entre dos conceptos diferentes: la factura digital, que se refiere a toda factura producida en formato no físico; y la factura electrónica, que es un documento digital que cumple ciertos requisitos específicos de la normativa fiscal de cada país.

Para que una factura electrónica sea válida y cumpla con los estándares legales requeridos, es necesario certificar que cumple con ciertos requisitos clave:

• Información básica. Cada factura electrónica debe contener datos completos y precisos entre los que se cuentan la identificación del emisor y del receptor, una descripción detallada de los productos o servicios proporcionados, los precios unitarios, la cantidad de cada uno, los impuestos aplicables y las fechas de emisión y de servicio. Esta información es necesaria para garantizar la transparencia y la trazabilidad de las transacciones.
  
  
• Firma digital. La autenticidad e integridad de la factura electrónica se garantiza mediante una firma digital que suele realizarse con un certificado digital reconocido y válido. Esta firma digital actúa como un seguro a la hora de certificar que la factura no ha sido alterada después de su emisión. También verifica la identidad del emisor, proporcionando así un nivel extra de seguridad y cumplimiento legal.
  
  
• Formato adecuado. El formato de la factura electrónica debe cumplir con las normativas establecidas por las autoridades fiscales del país pertinente. En España, por ejemplo, la normativa Verifactu define el estándar para la administración pública, facilitando la integración y el procesamiento automático en diferentes plataformas de gestión de facturación y contabilidad. ¿Y por qué se ha acabado imponiendo un formato convenido? Básicamente, porque fomenta la interoperabilidad y la eficiencia administrativa.
  
  
• Almacenamiento seguro. Mantener un registro adecuado y seguro de todas las facturas electrónicas es mucho más que recomendable para cualquier empresa o profesional que trabaje con este formato. Es necesario almacenar los documentos de manera que se preserve su disponibilidad, integridad y confidencialidad durante el periodo legalmente requerido. Esto no solo te ayudará a encontrar tus facturas siempre que las necesites, sino que también será de gran ayuda en el caso de que debas enfrentarte a algún proceso de auditoría.

No te asustes: el proceso de firma de una factura electrónica no es complicado, pero requiere de ciertos elementos y preparativos que debes ejecutar de forma correcta. Esto no solo garantizará la legalidad y validez técnica de tus documentos, sino que también reforzará la seguridad y la confianza en tus transacciones comerciales.

Antes de abordar tu facturación electrónica, asegúrate de que tienes todo lo necesario para el proceso. A continuación tienes una pequeña lista con los componentes esenciales que necesitas para firmar una factura electrónica correctamente:

1. Certificado digital. Debes disponer de un certificado digital válido emitido por una autoridad certificadora reconocida. Este certificado es como tu identidad digital que respalda la autenticidad de tu firma.
2. Software de facturación. Necesitas un software de facturación que soporte la firma digital de documentos. Este software no solo debe permitir firmar las facturas, sino también gestionarlas y almacenarlas adecuadamente.
3. Dispositivo de firma digital. Aunque muchas veces el proceso puede realizarse directamente en un ordenador, algunos métodos de firma digital requieren dispositivos específicos (como, por ejemplo tarjetas criptográficas o tokens USB) que proporcionan una capa adicional de seguridad.
4. Conexión a internet. Esto parece básico, pero no hay que olvidarlo: para poder emitir y enviar facturas electrónicas firmadas, necesitarás una conexión a internet estable que te permita acceder a tu software de facturación y a los servicios de la autoridad certificadora.

Firmar una factura electrónica puede parecer un proceso reservado para profesionales con determinados conocimientos técnicos y legales, pero no te desanimes: es bastante sencillo una vez tienes los componentes necesarios y comprendes los pasos a seguir. De hecho, lo único que tienes que hacer es seguir los siete pasos de la siguiente guía…

Primero, necesitas asegurarte de tener un certificado digital válido. Este certificado digital, emitido por una autoridad certificadora reconocida, es esencial para validar tu identidad y garantizar la seguridad de la firma.

Elige un software de facturación que soporte la firma digital. Este software no solo debe facilitar la firma de las facturas, sino también ayudarte a gestionar y almacenar estos documentos de manera segura y conforme a la ley.

Genera la factura electrónica usando tu software de facturación. Asegúrate de que incluya todos los datos requeridos como descripciones de productos o servicios, precios, impuestos y datos del emisor y receptor.

Utiliza tu certificado digital para firmar la factura. Dependiendo del software y del certificado, esto puede implicar seleccionar la factura, elegir la opción de firmar digitalmente y verificar la operación con tu contraseña o dispositivo de seguridad.

Después de firmar la factura, es importante verificar que la firma es válida y que la factura no ha sufrido modificaciones. La mayoría de los softwares de facturación ofrecen herramientas automáticas para verificar la firma.

Una vez firmada y verificada, la factura está lista para ser enviada al cliente. Puedes enviarla electrónicamente a través del mismo software de facturación, asegurándote de que el proceso sea rápido y seguro.

Finalmente, asegúrate de almacenar la factura firmada en un formato seguro y conforme a las normativas de protección de datos. Esto facilitará el acceso a las facturas en caso de auditorías o consultas legales y te ayudará a mantener un registro organizado.

Hasta este punto del artículo, lo único que hemos visto son todos los requisitos y pasos necesarios para firmar electrónicamente una factura. Pero puede que, precisamente una vez hemos llegado a este punto, te estés preguntando: ¿por qué debería pasar por todo esto si en verdad puedo seguir llevando mi facturación con documentos físicos?

La respuesta a esta pregunta pasa por desglosar las incontables ventajas de algo tan útil como la firma electrónica de facturas:

1. Reducción de costes. Al eliminar la necesidad de papel, impresión y envío físico, la firma electrónica reduce significativamente los costes operativos asociados con la facturación.
2. Eficiencia en el proceso. La firma electrónica permite procesar las facturas mucho más rápidamente que el método tradicional. Esto implica ciclos de facturación más cortos y un flujo de caja más ágil.
3. Seguridad mejorada. Las firmas electrónicas ofrecen un nivel superior de seguridad. Garantizan la autenticidad e integridad de la factura, asegurando que no ha sido alterada después de su emisión.
4. Cumplimiento legal. Firmar electrónicamente las facturas asegura el cumplimiento con las regulaciones fiscales y legales que exigen la autenticación digital de documentos comerciales.
5. Accesibilidad y rastreo. Las facturas electrónicas pueden ser fácilmente almacenadas, recuperadas y rastreadas a través de sistemas digitales, lo que mejora la gestión de documentos y facilita las auditorías.
6. Impacto ambiental positivo. La reducción del uso de papel no solo baja costes, sino que también contribuye a una operación empresarial más sostenible y respetuosa con el medio ambiente.
7. Mejora en la relación con el cliente. La rápida emisión y recepción de facturas mejora la satisfacción del cliente, ofreciendo una experiencia más fluida y profesional.

Como ocurre en la facturación física, los errores en este proceso pueden acabar desestabilizando la economía de una empresa o un profesional. Es por eso que la siguiente tabla resulta particularmente útil a la hora de advertirte sobre los errores más frecuentes y aconsejarte sobre cómo evitarlos: