¿Cuáles son los trámites de constitución de una empresa?

En la puesta en marcha de un nuevo negocio, la constitución de una empresa es un trámite que siempre genera costes. Y no solo nos estamos refiriendo a costes monetarios, sino también a un coste primordial de tiempo, que es el recurso laboral más valioso que posee todo emprendedor.

Con tal de ahorrar en ambos sentidos, es necesario tener suficiente información para saber cuáles son los pasos y trámites que se deben llevar a cabo para la creación de una empresa.

Da igual si se trata de un negocio como autónomo o de cualquier otro tipo de sociedad, a continuación vamos a tratar los trámites iniciales para la constitución de una empresa.

Crear un estudio de mercado con la información más completa posible te permitirá determinar cuál es el potencial de tu negocio y hacer planes de cara al futuro con los que afianzar la rentabilidad del proyecto. Este tipo de documentos es una de las mayores ayudas en la puesta en marcha de cualquier tipo de sociedad.

Una vez con el estudio de mercado en la mano, el siguiente paso es realizar las gestiones relacionadas con la constitución de un negocio. Estas incluyen la solicitud de permisos y el pago de impuestos y seguros. No te dejes ni un documento.

Existen muchos tipos de empresas diferentes, pero las más habituales son la figura jurídica de Empresario Individual, la Sociedad de Responsabilidad Limitada (SL) y la Sociedad Anónima (SA). En este mismo paso, además de seleccionar la forma jurídica, también será necesario elegir un nombre o denominación social para tu sociedad mercantil.

Ya has superado todos los pasos de la puesta en marcha... Ahora es necesario abordar la creación y escritura de tu sociedad mercantil. Presentar estos trámites es algo necesario para que una empresa tenga carácter jurídico, y prácticamente todos ellos se agrupan en el denominado Documento Único Electrónico (DUE). Tienes toda la información a continuación.

Es un documento certificado que asegura que el nombre elegido para tu empresa no está en posesión de otras sociedades. Su inscripción se lleva a cabo ante el Registro Mercantil Central.

Antes de seguir con el resto de trámites, deberás realizar el depósito monetario en una cuenta bancaria de una cantidad que sea igual o mayor al capital mínimo establecido para tu forma jurídica. A continuación, podrás obtener el certificado correspondiente, un registro que da fe de la cuantía del importe aportado y las personas que han efectuado dicho desembolso.

Entre otros asuntos, el contenido de este documento certificado ante notario incluye información sobre la actividad mercantil en la que se enfoca tu empresa, cómo se distribuyen las participaciones de los socios, cómo se tomarán las decisiones trascendentales y quiénes serán el presidente y el tesorero. Los Estatutos Sociales son imprescindibles para el buen funcionamiento de las empresas.

Según la Dirección General de los Registros y del Notariado, la Escritura Pública es la declaración de constitución de la empresa. Contiene los datos de todos los socios y, de hecho, todos ellos se deben presentar ante notario para firmarla.

La solicitud del NIF provisional es un trámite que se realiza en la delegación de Hacienda más cercana a la dirección del domicilio de la empresa. También puede cursarse de forma online, a través del sitio web de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria. Este código funcionará como identificador de tu sociedad a efectos fiscales hasta que obtengas el NIF definitivo. Lo que significa, básicamente, que con un NIF provisional ya estarás cubierto ante Hacienda.

Con este último trámite, las sociedades adquieren el carácter jurídico necesario para poner en marcha su actividad.

A continuación tienes una lista de los trámites necesarios para poner en marcha formalmente las operaciones de una empresa. Están ordenados según las instancias ante las que los debes presentar ya sea personalmente, a través del teléfono o de forma online en la web pertinente.

Ante la Administración Tributaria:

• Alta en el impuesto de actividades económicas (IAE) y del (IVA).
• Declaración Censal de inicio de labores.
• Solicitud del Código de identificación fiscal (CIF).
• Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentado (Modelo 600).

Ante el Ministerio del Trabajo:

• Afiliación o alta del régimen de autónomos, dependiendo del tipo de empresa.
• Solicitud del número patronal, si tiene empleados.
• Comunicación de la apertura de la empresa.
• Libro de visitas.

Ante el Ayuntamiento (solo son necesarios si se va a abrir un nuevo local, se harán reformas o se procederá a realizar un cambio de actividad económica):

• Licencia de actividades e instalaciones.
• Licencia de obras.
• Cambio de titularidad.
• Cambio de actividad (para actividades inocuas).

Ante Seguridad Social:

• Alta en el régimen correspondiente de Hacienda.
• Solicitud del Código de Cuenta de Cotización.
• Alta de los trabajadores en la Seguridad Social.

Ante el Servicio Público de Empleo Estatal:

• Comunicación de los contratos laborales.

Ante la Inspección Provincial de Trabajo:

• Comunicación de la apertura del centro de trabajo.
• Presentación del Plan de Prevención de Riesgos Laborales para garantizar la seguridad de los trabajadores.

Todas las gestiones mencionadas en este artículo pueden ser realizadas por cualquiera de los socios. Pero debes saber que también tienes la opción de contratar a un representante legal que se encargue del papeleo a la hora de constituir tu nueva empresa.

Por si fuera poco, existen muchas cámaras de comercio y hasta universidades que ofrecen asesoramiento y otras ayudas para la constitución de sociedades, e incluso el registro y los trámites gratuitos de algunos documentos.

Crear una Sociedad Limitada tiene sus ventajas. En primer lugar, en este tipo de empresas, los fondos de los socios quedan cubiertos. Es decir, están separados del capital individual del empresario.

Asimismo, las exigencias para su inscripción son relativamente escasas, y el capital social mínimo no es muy alto (3000 euros) si lo comparamos con el que se requiere en la declaración de otras sociedades mercantiles como la anónima. Por otro lado, la tramitación de su constitución puede efectuarse a través de internet y de forma telemática. Gracias a ello, el registro puede ser completado en tan solo 48 horas.

En este tipo de empresas, la responsabilidad se restringe al capital aportado por cada socio. Es decir, no abarca los bienes patrimoniales individuales, sino los bienes que la empresa posee. Por lo general, esta es la forma jurídica preferida de los pequeños empresarios.

Ahora bien, también existe la posibilidad de ahorrar tiempo de una forma sencilla: adquiriendo una Sociedad Limitada previamente constituida. El plazo de 50 días habitual en los trámites para constituir una nueva Sociedad Limitada se reducen a un día o incluso menos. Hay que tener en cuenta, sin embargo, que las transmisiones de sociedades no es una opción para todos, ya que depende del presupuesto y de la conveniencia del emprendedor.