¿Cómo funciona un datáfono? Guía completa

Si le hubieras dicho a tus abuelos hace unas décadas que en el futuro no tendrían que llevar dinero encima porque podrían hacer todos sus pagos con un trocito de plástico, no se lo habrían creído. Pero ha llegado un momento en el que, gracias a los datáfonos móviles y otras nuevas tecnologías, es posible realizar pagos con tarjeta en los lugares más insospechados. Un logro técnico que hace que mucha gente se pregunte: ¿cómo funciona exactamente un datáfono?

Es fácil entender, entonces, por qué el datáfono se ha convertido en una pieza clave en la infraestructura de cualquier negocio que requiera el pago inmediato por parte del cliente. Gracias a este método de pago, desde los pequeños comercios hasta las grandes empresas se han beneficiado de un nuevo panorama en el que ya no es necesario que el cliente en potencia lleve encima dinero en efectivo.

Además, es que los datáfonos no dejan de evolucionar para adaptarse a las necesidades y la demanda del mercado. Ahí está, por ejemplo, una novedad ya normalizada como el pago sin contacto realizado a través de dispositivos móviles y tarjetas contactless. El objetivo de este tipo de innovaciones es responder a la creciente demanda de seguridad y rapidez por parte del cliente.

El principal beneficio del uso del datáfono está claro: es una forma perfecta de asegurar una venta que podría perderse en el caso de que el cliente solo pudiera pagar en efectivo. Pero esta es solo la más básica de todas las ventajas de este método de pago. Aquí van muchas más:

• Mejora de la eficiencia de las transacciones. Los datáfonos agilizan el proceso de pago e incrementan la eficiencia en la gestión del tiempo que es necesario invertir en el negocio.
  
  
• Aumento de seguridad. Al usar un datáfono, reduces el manejo de efectivo, lo que disminuye el riesgo de errores y fraudes. Además, los datáfonos actuales están equipados con medidas avanzadas de seguridad que blindan la información financiera de los clientes.
  
  
• Expansión de las opciones de pago. Un datáfono te permite aceptar una gran variedad de métodos de pago, incluyendo tarjetas de crédito, débito y pagos contactless. De esta forma, siempre te asegurarás de satisfacer las preferencias de pago de todo tipo de clientes.
  
  
• Mejora de la experiencia del cliente. Ofrecer a tus clientes la posibilidad de pagar a través de múltiples métodos no solo es conveniente para ellos, sino que también mejora su experiencia general y, de esta forma, será más probable que vuelvan a realizarte una compra.
  
  
• Accesibilidad y movilidad. Los datáfonos móviles permiten realizar transacciones en cualquier lugar, lo que resulta ideal para negocios que se mueven de un lugar a otro, tal y como ocurre con los food trucks, los mercados al aire libre o los servicios a domicilio.
  
  
• Gestión de ingresos e informes. Muchos datáfonos vienen con un software integrado que ayuda en la gestión de los ingresos y permite realizar un seguimiento de las ventas, analizar tendencias y generar informes de manera sencilla.
  
  
• Mejora de la imagen del negocio. Tener un sistema de pago moderno y eficiente como el datáfono proyecta una imagen profesional y actualizada de tu negocio, lo que puede atraer a más clientes.

Debe quedar claro que un método de pago no es ni debería ser excluyente del resto. Porque, como ya ha quedado claro, la idea es ofrecer al cliente una variedad lo suficientemente amplia como para que no pueda poner excusa alguna y no cerrar la venta.

Aun así, a continuación tienes una tabla en la que se comparan los rasgos más definitorios de los principales métodos de pago actuales:

La tecnología en general se mueve a velocidad de vértigo, y lo mismo ocurre con unos datáfonos que hace ya mucho tiempo que dejaron de ser aquellos aparatos gigantescos que estaban sobre el mostrado de tiendas, restaurantes y similares. A día de hoy, la variedad de datáfonos se ajusta a las necesidades de los negocios, tal y como queda patente en la siguiente lista:

1. Datáfonos fijos. Estos son los modelos más tradicionales y se encuentran comúnmente en comercios estacionarios como tiendas y restaurantes. Requieren conexión directa a una línea telefónica o a internet por cable para procesar las transacciones.
2. Datáfonos portátiles. Ideales para negocios que necesitan movilidad dentro de un mismo lugar, como restaurantes o cafeterías donde el pago se realiza en la mesa. Estos datáfonos operan a través de conexión wi-fi o por medio de redes móviles.
3. Datáfonos móviles. Son perfectos para negocios que operan fuera de un establecimiento fijo, como suele ser el caso de mercadillos, ferias o servicios de entrega a domicilio. Estos dispositivos son pequeños, ligeros y suelen conectarse a un smartphone o tablet mediante Bluetooth para procesar pagos.
4. Terminales virtuales. No son datáfonos en el sentido tradicional, sino aplicaciones o software que permiten procesar pagos con tarjeta a través de un ordenador o dispositivo móvil, ideal para comercio electrónico o negocios que toman pedidos por teléfono.
5. Datáfonos integrados con POS. Algunos sistemas de punto de venta (POS) vienen con datáfonos integrados. Estos sistemas proporcionan una solución completa que incluye gestión de inventario, procesamiento de pagos y otras funcionalidades esenciales para la gestión del negocio.

Estamos tan acostumbrados a usar el datáfono con rapidez (pasas la tarjeta, escuchas el pitido y, ¡zas!, ya está) que lo más normal es pensar que la transacción que acabamos de realizar es sencilla. Pero no lo es tanto. En verdad, es un proceso de cinco pasos destinados a asegurar la fiabilidad, velocidad y seguridad de la compra / venta.

El primer paso en el uso de un datáfono es la interacción física con la tarjeta del cliente. Dependiendo del modelo del aparato, el cliente puede insertar su tarjeta chip en la ranura correspondiente, deslizar la banda magnética o simplemente acercar una tarjeta o dispositivo móvil para un pago sin contacto.

Una vez que la tarjeta es reconocida por el datáfono, este verifica que la tarjeta sea válida. Para las transacciones con chip o banda magnética, generalmente se solicita al cliente que introduzca su número de identificación personal (PIN). Este paso es crucial para la seguridad de la transacción, ya que verifica que la persona que realiza el pago sea el titular legítimo de la tarjeta.

Después de introducir el PIN, el datáfono envía los detalles de la transacción a través de una red segura al banco o entidad emisora de la tarjeta para obtener la conveniente autorización. Este proceso incluye la verificación de fondos y la aprobación de la transacción. En este punto, el datáfono puede comunicarse con el banco mediante una conexión a internet, línea telefónica o red móvil.

Una vez autorizada la transacción, el datáfono procesa el pago y emite un recibo. Este recibo puede ser impreso o enviado digitalmente al cliente, dependiendo de la configuración del datáfono y las preferencias del negocio. Este paso marca el final de la transacción y permite que tanto el cliente como el negocio continúen con sus actividades habituales.

Al final del día, el negocio realiza un cierre de lote en el datáfono, que es esencialmente un proceso de envío de todas las transacciones del día para su procesamiento final y pago al negocio. Este paso es importante para la gestión financiera y ayuda a asegurar que todas las transacciones sean contabilizadas correctamente.

La seguridad de las dos partes implicadas en una transacción es, sin lugar a dudas, una de las mayores preocupaciones en el uso del datáfono. Al fin y al cabo, este aparato acaba manejando información financiera sensible tanto por parte del vendedor como del cliente, de tal manera que resulta imprescindible seguir un conjunto de prácticas recomendadas que blinden su uso seguro.

En primer lugar, asegúrate de que tu datáfono está actualizado con la versión más reciente del software. Ten en cuenta que los proveedores de este tipo de dispositivos realizan actualizaciones constantes para solventar nuevas vulnerabilidades de seguridad. Tener tu datáfono actualizado es el escudo que necesitas para evitar ataques. Recuerda, eso sí, que nunca debes manipular ni permitir que se manipule el hardware del datáfono, ya que esto puede acabar comprometiendo la integridad del sistema de seguridad integrado.

En segundo lugar, debes formar adecuadamente a tus empleados sobre el uso correcto del datáfono y la detección de posibles intentos de fraude. Todo aquel trabajador que vaya a usar este aparato debe saber cómo verificar la identidad del cliente cuando sea necesario y cómo identificar tarjetas potencialmente dañadas o alteradas. Fomentar una política de confidencialidad y seguridad entre el personal puede prevenir muchos problemas antes de que ocurran.

Por último, siempre es conveniente que consideres la implementación de medidas de seguridad adicionales como la encriptación de datos en las transacciones o el uso de redes seguras para conectar los datáfonos. Sobre todo, debes evitar el uso de redes wi-fi públicas o no seguras, ya que estos puntos de acceso pueden ser fácilmente explotados por ciberdelincuentes.

¿Ya tienes claro cómo funciona un datáfono pero te has dado de bruces con un problema que no comprendes? En la siguiente tabla encontrarás los problemas más comunes y su posible solución:

Teniendo en cuenta la amplia variedad de datáfonos que existen en la actualidad, es normal entender que el coste de este aparato variará significativamente dependiendo de su tipo, características y servicios que ofrezca. Los datáfonos básicos, que simplemente procesan pagos con tarjeta, pueden ser bastante económicos. Pero los modelos más avanzados (con funcionalidades adicionales como wi-fi o Bluetooth, integración con sistemas de POS o capacidad para pagos móviles) pueden tener un precio más elevado.

Por lo general, los precios pueden oscilar entre 30 y 300 euros, dependiendo de todas las variables mencionadas con anterioridad. Además, hay que tener en cuenta que, además del coste inicial del hardware, el uso del datáfono puede suponer tarifas recurrentes por el uso de los servicios asociados o por el mantenimiento del dispositivo.

No hay otra forma de decirlo: no existen los datáfonos libres de comisiones. Cada transacción procesada por el aparato ya irá cargada con una comisión que suele pagarse al proveedor del servicio. Estas comisiones pueden variar de forma drástica entre diferentes proveedores y dependen de diferentes factores como el volumen de la transacción, el tipo de tarjeta utilizada o el acuerdo comercial establecido.

Por lo tanto, a la hora de comprar un datáfono, es importante que compares diferentes proveedores y entiendas perfectamente las estructuras de comisiones. Esto te ayudará a minimizar costes y maximizar eficiencia en el proceso de pagos.