¿Qué significa estar en números rojos y cómo evitarlo?

Por desgracia, y a no ser que provengas de una familia de alta cuna, lo más probable es que hayas convivido con el concepto “números rojos” desde la infancia. Al fin y al cabo, todas las familias han estado en números rojos alguna vez… Y, precisamente por eso, el medio al descubierto es algo que transportamos del entorno casero hacia el entorno empresarial. ¿La mejor forma de perder este miedo en tu negocio? Saber qué significa exactamente estar en números rojos y cómo evitarlo.

Expresado en un lenguaje más popular, cuando decimos que un negocio está en “números rojos” nos estamos refiriendo a una situación (temporal o prolongada) en la que el flujo de efectivo es negativo. ¿Y por qué usamos esta expresión? Pues porque, históricamente, los banco usaban tinta roja para registrar los saldos negativos en los libros contables.

Es importante aclarar una confusión habitual: estar en números rojos no es lo mismo que tener deudas. Es probable e incluso común que una empresa tenga un balance contable positivo (es decir, que tenga más ingresos que gastos anuales) pero que, aun así, se encuentre en números rojos por una mera cuestión temporal. Porque así funcionan las finanzas empresariales: te llega una factura imprevista y, de repente, te ves en números rojos hasta que consigues solucionarlo.

¿Y cómo funcionan exactamente lo números rojos? Es sencillo:

• Tu cuenta llega a cero. Has gastado todo el dinero disponible para las operaciones habituales del negocio.
  
  
• Necesitas más dinero. Surge un gasto urgente (nómina, proveedores, impuestos) que no puedes cubrir.
  
  
• El banco permite el descubierto (siempre que tengas activada esta función). Algunos bancos autorizan a las empresas a seguir sacando dinero aunque no haya saldo (dentro de un límite acordado).
  
  
• Acumulas deuda con intereses. Cada día que permaneces en números rojos, el banco te cobra comisiones e intereses sobre el saldo negativo.
  
  
• El agujero crece. Si no recuperas liquidez rápidamente, los costes financieros hacen que la situación se deteriore aún más.

Así que, al final de todo, esta situación afecta a la tesorería de la empresa pero no a su rentabilidad real. Por eso es tan importante distinguir entre problemas de flujo de caja (números rojos) y problemas de viabilidad de negocio (pérdidas reales).

Puede que el resultado final de los números rojos siempre sea el mismo (ya sabes: la cuenta está en negativo), pero en realidad existen diferentes modalidades de descubierto. Las principales son:

• Descubierto expreso. Es un acuerdo formal que estableces con tu entidad financiera. Tú solicitas que te autorice a disponer de dinero aunque no tengas saldo en la cuenta, y la entidad aprueba una cantidad máxima que puedes "descubrir". En este acuerdo se especifican claramente las comisiones e intereses que pagarás. Como empresario, tienes el control: sabes exactamente qué límite tienes y qué te costará usarlo.
  
  
• Descubierto tácito. A diferencia del anterior, aquí es la entidad financiera quien decide, de forma unilateral, permitirte seguir extrayendo dinero cuando no tienes saldo. No hay un acuerdo previo de tu parte; simplemente, la entidad lo permite. Los intereses y comisiones se aplican según lo comunicado por cada entidad al Banco de España. Es menos predecible y, generalmente, más caro que el descubierto expreso.
  
  
• Descubierto puntual. Algunas entidades financieras permiten situaciones puntuales de saldo negativo sin que tengas una línea de descubierto formalizada. Pero cuidado: las comisiones suelen ser mucho más altas que en los otros casos.

Para que no quede ni un resquicio de duda, aquí tienes esta tabla a modo de resumen:

¿Tu negocio se encuentra en números rojos? No te preocupes: tienes opciones para salir del descubierto. La clave está en actuar rápido y hacer todo lo que esté de tu mano. A continuación tienes cinco estrategias que pueden serte de gran utilidad en este caso.

Uno de los primeros pasos que deberías dar es contactar directamente con tus proveedores. Muchas empresas que suministran a negocios están acostumbradas a estas situaciones y pueden ser más flexibles de lo que esperas. Puedes solicitar una prórroga en los pagos, ampliar los plazos de facturación o, en algunos casos, es muy probable que puedas pactar un plan de pagos escalonado.

Esta opción es especialmente útil si los números rojos son puntuales y sabes que tendrás liquidez en los próximos días o semanas. Al negociar, sé transparente sobre tu situación: los proveedores prefieren trabajar con empresarios honrados que con aquellos que desaparecen cuando se enfrentan a este tipo de dificultades.

Si tienes facturas pendientes de clientes, una situación de números rojos es más que probablemente el momento más justificado para acelerar esos cobros. Contacta con ellos para recordarles los pagos vencidos, ofrece incentivos por pago anticipado (un pequeño descuento, por ejemplo) o, si es posible, negocia cobros parciales.

En algunos casos, incluso puedes plantear que los clientes paguen por adelantado para próximos trabajos o servicios. Recuperar ese dinero que ya has ganado es, a menudo, la forma más rápida de salir de números rojos sin endeudarte más todavía.

Si necesitas dinero inmediato y no puedes esperar a cobrar de clientes o negociar con proveedores, existen productos financieros diseñados específicamente para esto:

1. El factoring permite vender tus facturas a una empresa financiera a cambio de dinero inmediato (aunque con una comisión).
2. El confirming es similar, pero es el banco quien adelanta el dinero a tus proveedores directamente.

Estas soluciones tienen un coste, pero son más rápidas y menos invasivas que otros tipos de crédito.

A veces, estar en números rojos es síntoma de que tu estructura de costes es demasiado alta. Dedica tiempo a revisar todos tus gastos: desde el alquiler de oficina hasta las suscripciones a software que tal vez no estés usando. Negocia contratos con proveedores de servicios (telefonía, seguros, etc.) para reducir costes. Aunque esto no te sacará de números rojos de forma inmediata, te ayudará a evitar volver a esta situación en el futuro.

Si ninguna de las opciones anteriores es viable, siempre puedes recurrir a una línea de crédito o un préstamo a corto plazo. Tu banco puede ofrecerte opciones más baratas que el descubierto tácito. Lo importante es que evalúes bien el coste total (intereses y comisiones) antes de comprometerte. Un préstamo estructurado es más predecible y generalmente más barato que depender del descubierto indefinidamente.

En la anterior lista de estrategias para enfrentarse a los números rojos falta el que es probablemente el mejor consejo: evita entrar en descubierto. Y vale que hay situaciones empresariales que escapan a tu control, pero también existen todo un conjunto de medidas preventivas que te pueden ayudar a mantener una posición financiera saludable. Aquí tienes algunas:

1. Planifica tu flujo de caja mensualmente. Haz una previsión realista de ingresos y gastos para los próximos meses. Esto te permitirá identificar posibles períodos de escasez de liquidez con anticipación y tomar medidas preventivas.
2. Mantén un colchón de tesorería. No vivas al límite. Intenta tener siempre disponible una cantidad de dinero (idealmente, entre uno y tres meses de gastos operativos) que actúe como red de seguridad ante imprevistos.
3. Acelera tus cobros. Negocia condiciones de pago favorables con tus clientes desde el inicio. Considera cobrar por adelantado, establecer descuentos por pago temprano o, en el caso de servicios recurrentes, automatizar los pagos mensuales.
4. Negocia plazos largos con proveedores. Intenta que tus proveedores te den el máximo plazo posible para pagar (30, 60 o incluso 90 días). Cuanto más tiempo tengas entre cobrar a clientes y pagar a proveedores, mejor será tu posición de caja.
5. Controla tus gastos operativos. Revisa regularmente tus gastos y elimina aquellos que no generan valor. Un gasto innecesario hoy puede ser la diferencia entre estar en números rojos mañana o no.
6. Diversifica tus fuentes de ingresos. Depender de muy pocos clientes o de una única línea de negocio es arriesgado. Si uno de ellos falla, tu liquidez se resentirá inmediatamente. Busca formas de diversificar.
7. Utiliza herramientas de gestión financiera. Existen herramientas financieras que te ayudan a hacer seguimiento de tu tesorería en tiempo real. Conocer tu situación financiera día a día es fundamental para evitar sorpresas desagradables.