Cuentas anuales para pymes: el marcapasos de la contabilidad de tu negocio

Empezamos con un pase “cortito y al pie”, como se diría en el argot futbolero: las cuentas anuales de las pymes son el conjunto de documentos financieros que todas las pequeñas y medianas empresas deben presentar anualmente. Es decir, los informes que reflejan la situación económica de un negocio, ya que incluyen el patrimonio, los resultados del ejercicio y todo dato contable que sea relevante. Por lo tanto, para cualquier empresario es un proceso, además de obligatorio, vital para garantizar la transparencia y el cumplimiento legal. 

En estas líneas te explicamos en detalle qué son las cuentas anuales para pymes, cómo hay que presentarlas y de qué se componen.

Lo avanzábamos en la entradilla: las cuentas anuales resumen la actividad económica de un negocio durante un ejercicio contable. Muestran información esencial sobre el patrimonio, la situación financiera y los resultados obtenidos y son obligatorios para todas las sociedades mercantiles. De hecho, deben ser depositados anualmente en el Registro Mercantil.

La peculiaridad en la que nos vamos a centrar es que para las pymes y microempresas existe la posibilidad de presentar versiones abreviadas de las cuentas anuales si se cumplen ciertos requisitos. Es lo que se conoce como procedimiento simplificado y está pensado para reducir la carga administrativa de las pequeñas empresas.

Así mismo, las cuentas anuales se componen de los siguientes documentos:

• Balance de situación: informa sobre el patrimonio de la empresa en un momento determinado, mostrando sus activos, pasivos y patrimonio neto.
• Cuenta de pérdidas y ganancias: presenta los ingresos y gastos durante el ejercicio y muestra el resultado neto (beneficio o pérdida).
• Memoria: explica y detalla la información del balance y la cuenta de pérdidas y ganancias.
• Estado de cambios en el patrimonio neto: obligatorio para grandes empresas, muestra cómo ha variado el patrimonio de la empresa durante el ejercicio contable.
• Estado de flujos de efectivo: también de obligado cumplimiento para grandes empresas, refleja los movimientos de tesorería de la compañía.

Como decíamos al inicio, en el caso de las pymes, los documentos pueden presentarse en versión abreviada, lo cual simplifica varios apartados.

De todas formas, cualquier empresa, independientemente de su tamaño, está obligada a formular y depositar sus cuentas anuales. Es decir, que las pymes y las microempresas, aunque se acojan a esa presentación de cuentas abreviadas, también tienen que cumplir con esta exigencia legal.

En ese contexto, una empresa puede presentar cuentas abreviadas si, durante dos ejercicios consecutivos, no supera al menos dos de estos límites:

1. Activo total por debajo de los 4 000 000 euros.
2. Importe neto de la cifra de negocios menor de 8 000 000 euros.
3. Número medio de empleados inferior a 50 trabajadores.
   
   

En el caso de las microempresas, los límites son aún más bajos:

1. Activo total menor de 1 000 000 euros.
2. Cifra de negocios que no supere los 2 000 000 euros.
3. Número de trabajadores por debajo de 10.

En este aspecto, es necesario conocer las diferencias entre una pyme y una microempresa para determinar si puedes acogerte a estas simplificaciones. Si no sabes con seguridad a qué categoría corresponde tu negocio, este glosario sobre el concepto de pyme te ayudará.

En cualquier caso, los documentos a presentar varían según el tamaño de la empresa y, sobre todo, si ésta opta por el modelo normal o el modelo abreviado. En esta tabla te detallamos qué incluye cada uno:

Tras explicar el qué, vamos con el cómo. Así mismo, las cuentas anuales deben presentarse en el Registro Mercantil una vez que han sido formuladas y aprobadas por los administradores y socios. El proceso, no obstante, conlleva un orden y unos plazos para todos.

2. Una vez formuladas, las cuentas deben ser aprobadas por la junta general de socios en los seis meses posteriores al cierre del ejercicio. Por tanto, la aprobación debe hacerse como máximo antes del 30 de junio.

3. Finalmente, el depósito de las cuentas en el Registro Mercantil debe realizarse en el plazo de un mes tras su aprobación, es decir, antes del 30 de julio.

Si quieres evitar sanciones o posibles bloqueos en tu actividad empresarial, no permitas que venzan estos plazos. Además, para obtener más detalles sobre cómo afecta el cierre anual contable a tu empresa y formas de gestionarlo, consulta el artículo de Qonto sobre el cierre anual de empresas.

En este punto también queremos hacer otra matización, dado que ya estamos plenamente inmersos en la era digital: el depósito de cuentas puedes hacerlo tanto presencialmente como de forma telemática. De hecho, hoy en día, esta segunda opción es la más común por su simplicidad.

Yendo a la parte legal, hay que comenzar haciendo una distinción. Por un lado, las cuentas anuales de empresas, en general, se regulan en el Plan General Contable publicado en el BOE.

Sin embargo, la normativa contable española para pequeñas y medianas empresas tiene sus matices. Así mismo, está regulada por el Plan General de Contabilidad para pymes (PGC-Pymes), que establece los principios contables y requisitos para la formulación de las cuentas anuales.

En resumen, a nivel legal hay dos regulaciones a tener en cuenta:

• Real Decreto 1514/2007. Regula el Plan General de Contabilidad para grandes empresas.
• Real Decreto 1515/2007. Crea el Plan General de Contabilidad para pymes, con criterios simplificados para pequeñas y medianas empresas.

Es fundamental que tanto pymes como grandes corporaciones cumplan las normativas para evitar problemas con las autoridades fiscales y el Registro Mercantil. La formulación incorrecta de las cuentas o la presentación tardía puede derivar en sanciones económicas y legales.

Precisamente, en ese aspecto también te queremos ayudar. En Qonto sabemos por experiencia trabajando con startups, autónomos, microempresas y pymes que presentar las cuentas anuales puede ser un proceso tedioso y complejo. Más aún para las que no tienen un equipo contable. Por eso, te damos tres consejos prácticos que facilitan el proceso:

1. Organízate y planifica. Mantener una contabilidad organizada y al día reduce la carga de trabajo al final del ejercicio.
2. Invierte en tecnología. Utiliza herramientas digitales que te ayuden a controlar mejor tu contabilidad. La inversión en tecnología es una excelente manera de agilizar el proceso.
3. Confía en el asesoramiento profesional. Un asesor contable te guiará durante todo el proceso y garantizará que cumplas con la normativa.

Concluyendo, presentar las cuentas anuales es una obligación legal para todas las empresas, incluidas las pymes y microempresas. Primero, porque reflejan la salud financiera de un negocio. Segundo, porque también son esenciales para cumplir con la normativa y evitar sanciones. La salvedad es que microempresas y pequeñas y medianas empresas disponen del plan abreviado a la hora de presentar sus cuentas anuales como pymes.

Llegados a este punto, nos queda darte una última recomendación: te aconsejamos mantenerte al día sobre el estado actual de las empresas tanto en España como en Europa. Es la mejor preparación para adaptarte a los cambios. Para ello, consulta el Estudio de pymes europeas y el último Informe pymes, donde conocerás las tendencias del sector.