¿Cuáles son los diferentes gastos de la empresa y cómo disminuirlos?

Si has creado una empresa, ya sabrás que los gastos son uno de los primeros dolores de cabeza al arrancar un negocio. Analizarlos, entenderlos y reducirlos al máximo posible es fundamental para conseguir y mantener el éxito de tu proyecto. En este artículo te desvelamos cuáles son los principales gastos que acarrea el tener un negocio propio y te ofrecemos una serie de recomendaciones para minimizarlos.

En cualquier empresa existen una serie de gastos que tenemos que tener en cuenta según el tipo de negocio que tengamos. Ordenando de esta manera los gastos podrás entender mejor a qué tipos de gastos te enfrentarás y cómo disminuirlos o eliminarlos en la medida de lo posible.

Antes de empezar con la actividad de tu empresa, deberás afrontar los gastos de constitución. Estos incluyen desde la notaría (500 € aproximadamente) y escrituras para formalizar la creación de tu empresa, los permisos y licencias según el negocio que tengas y, si optas por una sociedad limitada, gracias a la Ley Crea y Crece ya no necesitas el mínimo de 3000 € para iniciarla.

Además, es posible que quieras recurrir a alguna ayuda, por lo que en ocasiones este capital social se puede ver incrementado, lo cuál supone un gasto extra considerable.

Ya constituida la empresa, comienzan los gastos de funcionamiento. Son los gastos esenciales para llevar a cabo la actividad empresarial, incluso aunque no vengan directamente de la prestación del servicio o venta de un producto.

Esta partida de gastos es esencial el primer año de andadura de la empresa ya que se puede llevar perfectamente el 80 % del total de gastos que se hacen en esos primeros doce meses.

Esta es la lista de los más comunes:

• Material de oficina o de compra de mobiliario.
• Alquileres y suministros tipos: agua, luz, internet, teléfono.
• Viajes y desplazamientos: si se hacen de manera frecuente
• Sueldos y seguros sociales, además de pagos a autónomos que trabajen contigo.
• Gastos financieros y tributarios: pagar préstamos, obligaciones fiscales. Incluso si tienes una cuenta corriente por la que pagas comisiones, ese gasto regular lo tendrás que ir sumando, a no ser que te hagas con una cuenta para empresas totalmente libre de comisiones, y que te permita ahorrar unos euros extras al mes.
• Servicios externos: asesoría contable, despacho legal, etc.
• Marketing, publicidad y comunicación que serán necesarios para dar a conocer la empresa y sus productos o servicios.

Ambos gastos son constantes, es decir, que se deben pagar mes a mes, pero se diferencian en si dependen o no del volumen del negocio.

Así pues, los gastos fijos más comunes son aquellos destinados al pago de préstamos, alquileres, pago de suministros o de compra de material. Sí o sí, incluso en las épocas menos boyantes de la empresa, se deben pagar.

Por su parte, los gastos variables dependen del volumen de ventas, de la producción o de los servicios que se presten en esa empresa. Es el caso de la compra de materias primas o los costes de personal.

Son aquellos gastos que se asumen de vez en cuando, de manera excepcional y no son habituales ni se sufragan en el día a día. En este caso hablamos de gastos producidos por acontecimientos especiales como por ejemplo una inundación, la avería de una de las máquinas de la empresa u otro tipo de gasto al que haya que hacer frente de manera esporádica. Estos gastos no son predecibles pero tenemos que tener un colchón para anticiparnos a ellos.

Existe también otra clasificación para ordenar los gastos, independientemente de si se trata de gastos fijos, variables o extraordinarios: los gastos directos e indirectos.

Gastos directos: los que son necesarios para elaborar los productos que se venden o dar vida a los servicios que se prestan en esa empresa. Por ejemplo, las materias primas o bien los recursos humanos que facilitan que el negocio marche.

Gastos indirectos: son aquellos que no están directamente relacionados con la producción del bien o servicio, pero que son necesarios para el funcionamiento de la empresa. En este punto entran los costes de administración, alquileres, seguros, publicidad y marketing.

Finalmente, llegamos a nuestra lista de recomendaciones para ayudarte a ahorrar en los gastos de tu emprendimiento. El objetivo es  hacer lo mismo que se hace pero optimizando los recursos y los costes empleados. Es más, puede que haciendo una revisión de esos gastos ya te des cuenta de que hay algunos innecesarios o que se ejecutan mal.

En el caso de los gastos de personal, un buen consejo es aprovechar bonificaciones como ayudas, subvenciones. Incluso si externalizas toda la parte de la gestión de las nóminas te puedes ahorrar el software que se usa en estos casos y que te puede costar de 1000 a 40 000 euros en función de cómo de grande sea la empresa.

Otra oportunidad de ahorro es aprovechar ciertas ventajas fiscales que se pueden dirigir, por ejemplo, en materia de riesgos laborales. De la misma manera, no está de más si revisas el inventario realizado de los activos que se pueden asegurar ya que puede que su valor real no sea el mismo que el valor asegurado y estés perdiendo dinero.

En el campo de los seguros, también te conviene comparar todos los productos que existen actualmente en el sector asegurador ya que puede que tengas coberturas añadidas que no sean necesarias y por las que estés pagando de más.

Y con respecto a los proveedores, aquí tienes otra excelente oportunidad para bajar tus costos, ¿qué te parece echar un vistazo a los proveedores que trabajan tu producto o servicio? Puede que encuentres algunos más competitivos que, además de un buen servicio te ofrezcan un mejor precio y un valor añadido que hasta ahora no tenías. O incluso, que conociendo esto, puedas negociar mejor con los proveedores con los que ya trabajas.

Y un último apunte cuando se trata de reducir los gastos de una empresa; hacer lo propio con los gastos fijos de la misma. Esto es: no inviertas en tu local u oficina, sobre todo al principio, más de lo necesario. Un mismo consejo que se puede aplicar a la maquinaria, las materias o el stock que tengas. No se trata de comprar por comprar.