Cuadro de cuentas para pymes: una herramienta de cabecera para tu contabilidad

Quien gestione un negocio, coincidirá en esta afirmación: el cuadro de cuentas para pymes es una herramienta de cabecera para la contabilidad empresarial. Sobre todo, de cara a lograr orden y eficiencia financiera. Tanto las grandes empresas como las startups deben conocer cómo funciona y, más aún, cuándo es obligatorio, ya que determina la salud financiera y contable. A continuación, te detallamos qué es el cuadro de cuentas, su obligatoriedad, qué contiene y cómo se relaciona con las principales cuentas anuales. Incluso, te damos consejos y un caso práctico que podrás seguir al implementarlo en tu empresa o pyme.

El cuadro de cuentas es una estructura sistemática que recoge y organiza las cuentas de una empresa. Se basa en el Plan General Contable (PGC), que establece las normas y principios contables en España. A su vez, los hay adaptados para cada negocio, por eso hablamos al mismo tiempo de cuadros de cuentas para pymes.

En cualquier caso, el objetivo principal de un cuadro de cuentas es facilitar el registro de las operaciones financieras. Es decir, garantizar que la contabilidad sea clara, comprensible y estandarizada.

Todos los cuadros de cuentas siguen unas pautas o características que los categorizan como tal. Específicamente, son tres:

• Tienen estructura jerárquica. Las cuentas están agrupadas por categorías como activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos.
• Se ajustan a varias adaptaciones legales. Por ejemplo, existen versiones simplificadas para pequeñas y medianas empresas, reguladas por el Real Decreto 1515/2007. Por eso, podemos hablar de cuadro de cuentas.
• Tienen obligatoriedad legal. Todas las empresas que lleven una contabilidad oficial deben seguir el cuadro de cuentas.

En relación a esa tercera característica, en España el cuadro de cuentas es obligatorio para todas las empresas que estén sujetas al Plan General Contable. Esto incluye a la gran mayoría de las pymes.

Tan solo hay una excepción; aquellas pequeñas y medianas empresas que operen bajo el régimen de estimación directa simplificada o módulos. Este tipo de pyme no tiene que llevar una contabilidad oficial. Por lo tanto, no está obligada legalmente a ceñirse al cuadro de cuentas para pymes.

En este sentido, hay tres disposiciones o normas jurídicas que regulan la obligatoriedad del cuadro de cuentas para pymes:

• Plan General Contable (PGC). Establece la estructura base para todas las empresas.
• Real Decreto 1515/2007. Regula el marco contable específico para pymes.
• Código de Comercio. Obliga a las empresas a registrar sus operaciones cada año.

Más allá de los recursos de nuestra web, aquí también te damos varios consejos. O más bien, un paso a paso para llevar la contabilidad de tu negocio.

1. Diseña un plan financiero. Contar con un plan financiero para pymes o para grandes compañías es fundamental para prever ingresos, gastos y necesidades de liquidez.
2. Registra todas tus operaciones anuales. Ventas, compras, pagos de impuestos y nóminas deben estar correctamente documentados.
3. Usa un software de contabilidad. Es la herramienta ideal para automatizar tareas y evitar errores en los registros.
4. Controla la tesorería de cada ejercicio. Aprende cómo gestionar la tesorería de tu negocio, a lo que, como has visto, te podemos ayudar en Qonto.
5. Cumple con todas tus obligaciones fiscales. En ese sentido, también te tendemos la mano con contenido sobre qué impuestos son obligatorios para tu pyme.

A su vez, tanto en pymes como en grandes organizaciones, hay secciones que tienen más peso y una de ellas es el cuadro de ventas. De hecho, todo cuadro de cuentas debe incluir un apartado para cuentas relacionadas con las ventas.

Este área es esencial para analizar los ingresos que hayas generado. En él hay muchas cuentas o asientos que aparecen recurrentemente y que son comunes a la gran mayoría de negocios, sean del sector y tamaño que sean.

Sin ir más lejos, estas tres cuentas suelen ser fijas:

• Cuenta 700: Ventas de mercaderías.
• Cuenta 701: Ventas de productos terminados.
• Cuenta 702: Prestación de servicios.

Todas ellas sirven para distinguir los diferentes tipos de ingresos. Además, te ayudarán a calcular indicadores tan importantes a nivel financiero y contable como el margen bruto, el beneficio neto o el rendimiento por producto.

Volviendo a aspectos más generales que rodean al concepto de cuadro de cuentas para pymes, debes saber que en él se incluyen también las cuentas anuales: un conjunto de documentos que reflejan la situación económica y financiera de la empresa. Eso sí, según el tamaño de tu negocio, presentarás una versión abreviada o una completa.

De todas maneras, los documentos que no podrán faltar en tus cuentas anuales serán:

1. Balance. Resume el activo, el pasivo y el patrimonio neto de tu negocio al cabo de un periodo o ejercicio.
2. Cuenta de pérdidas y ganancias. Recoge ingresos, gastos y el resultado del ejercicio en cuanto a facturación.
3. Memoria. Explica los criterios contables que se han aplicado y detalla la información financiera y contable.

Como entenderás ahora, el cuadro de cuentas no solo organiza tu contabilidad, sino que también impulsa la eficiencia y el control financiero de tu negocio. Pero, para ser más precisos, a continuación desgranamos más ventajas que te ofrece este recurso.

Un cuadro de cuentas bien diseñado te proporciona datos claros sobre ingresos, gastos y resultados. Así, puedes:

• Identificar los productos o servicios más rentables.
• Detectar desviaciones en el presupuesto.
• Tomar decisiones apoyándote en el rendimiento financiero.

Seguir el cuadro de cuentas asegura que cumples con las normas contables y fiscales españolas. Por ende, evitarás sanciones de Hacienda o auditorías imprevistas.

• Ejemplo: si tu empresa debe presentar cuentas anuales, el cuadro de cuentas simplifica la elaboración de documentos como el balance o la cuenta de pérdidas y ganancias.

Organizar las cuentas te ayuda a detectar oportunidades fiscales, como deducciones por gastos específicos o beneficios en la amortización de activos.

• Ejemplo: gracias a la categorización de las cuentas, identificas gastos deducibles en el IVA o el Impuesto de Sociedades. En este tema, puedes investigar más sobre impuestos a pymes y empresas para optimizar tu carga fiscal.

Piensa también que con un registro claro de tus ingresos y pagos anticiparás necesidades de efectivo y gestionarás mejor tus recursos. Y hay un beneficio extra: equilibrarás las cuentas por cobrar (clientes, cuenta 440) y por pagar (proveedores, cuenta 400).

A su vez, tener las cuentas organizadas genera confianza, tanto entre tus empleados y socios como externamente de cara a inversores y bancos.

• Ejemplo: si necesitas un crédito, las entidades financieras valorarán positivamente una contabilidad clara. Aquí entra en juego la cuenta 171 (sobre deudas a largo plazo) y su correcta gestión.

Gracias a la estructuración del cuadro, los cierres contables y las auditorías son más rápidos y precisos. Además, reduce el riesgo de que haya errores humanos en el registro de las operaciones de contabilidad.

Por otra parte, el cuadro de cuentas te da la posibilidad de implementar sistemas de control interno más efectivos con los que evitar fraudes o errores contables. Por ejemplo, te ayuda a:

• Revisar cuentas como la 542 (créditos a corto plazo) para evitar impagos.
• Analizar posibles discrepancias entre ventas (700) y cobros registrados.

Asimismo, el análisis de cuentas históricas que te ofrecen los cuadros de cuentas, ya sean de una pyme o de una gran compañía, te ayudan a proyectar resultados futuros. Por consiguiente, también son de gran utilidad para elaborar planes financieros.

Como última gran ventaja, si decides expandir tu negocio o diversificar productos, un cuadro de cuentas te permite añadir nuevas subcuentas sin perder el control contable.

De todas formas, aunque el cuadro de cuentas es clave en la contabilidad de las empresas, su correcta aplicación exige seguir unos criterios claros establecidos por la normativa española. Estos criterios garantizan que las operaciones financieras se registren cumpliendo con las disposiciones legales vigentes, como el Real Decreto 1515/2007 y el propio PGC.

Para la correcta disposición del cuadro de cuentas, las empresas deben cumplir con los siguientes puntos:

1. Adecuación al tamaño de la empresa: las pequeñas y medianas empresas pueden aplicar el cuadro simplificado, según lo estipulado por el Real Decreto. Esto evita una carga contable innecesaria y facilita el registro de las operaciones contables básicas. Por ejemplo, una startup de servicios utiliza únicamente las cuentas necesarias para registrar sus ingresos (700) y gastos (600).
2. Registro según el ejercicio contable: todas las operaciones deben registrarse en el ejercicio al que corresponden, asegurando así un balance fiel de la actividad empresarial. Este criterio evita errores en la valoración de ingresos y gastos que afecten a impuestos o al plan financiero.
3. Aplicación de los principios contables: la normativa establece principios como el de uniformidad (usar los mismos criterios cada ejercicio) y el de prudencia (reconocer gastos cuando sean probables, pero ingresos solo cuando estén confirmados).

En relación a la segunda disposición que citábamos, el correcto cumplimiento de los criterios contables asegura que el balance de tu empresa refleje fielmente su situación financiera. Un balance fiable es fundamental para la valoración del patrimonio y la disposición de recursos.

Por eso, al hablar de criterios clave en el balance, debes siempre:

• Registrar adecuadamente el activo y el pasivo.
• Asegurar que las deudas a largo plazo (171) y a corto plazo (542) se valoren correctamente.
• Aplicar amortizaciones y provisiones según las normas contables.

También como adelantábamos, el Plan General Contable establece la base normativa, pero el Real Decreto 1515/2007 permite que las pymes adopten un enfoque simple para la aplicación del cuadro de cuentas. Estas disposiciones ofrecen flexibilidad sin comprometer la calidad de los estados financieros.

Por ejemplo, una empresa mediana que adopte el PGC simplificado podrá omitir subcuentas secundarias, aunque deberá seguir los criterios generales para presentar estados financieros como el balance de situación o la cuenta de pérdidas y ganancias.

Con una correcta aplicación de criterios y el seguimiento de las disposiciones legales, las empresas cumplen con la normativa y, a la vez, tienen más control sobre su situación financiera, lo que les ayuda de cara a solicitar créditos o planificar inversiones.

Para concluir, hay cuentas ya mencionadas como la 440, la 171 y la 542 que son muy comunes en toda clase de negocios y también en las pymes. Por eso, ilustramos lo comentado hasta ahora con un ejemplo práctico utilizando esas tres:

Imagina una pyme dedicada a la venta de productos tecnológicos tanto en tienda física como en un ecommerce. Esta empresa necesita gestionar bien sus cuentas por cobrar, sus deudas a largo plazo y los créditos a corto plazo para financiar pedidos de inventario.

Aquí es donde entran en juego las cuentas 440 (deudores), 171 (deudas a largo plazo) y 542 (créditos a corto plazo).

La cuenta 440 registra los importes que los clientes deben a la empresa por ventas realizadas a crédito. Esto es fundamental para saber cuánto dinero esperas cobrar y cuándo.

Un cliente corporativo compra ordenadores portátiles por 10 000 euros, pero solicita pagar a 30 días. El importe se registra en la cuenta 440 (clientes) como sigue:

• Fecha de la operación: 1 de noviembre.
• Importe pendiente: 10 000 euros.

El día de la venta se registra el ingreso en la cuenta de ventas (700) y el importe como un derecho de cobro en la cuenta 440.

Asiento contable:

• Debe: 10 000 euros (cuenta 440 - Clientes).
• Haber: 10 000 euros (cuenta 700 - Ventas de mercaderías).

Cuando el cliente paga el 1 de diciembre, se transfiere el importe a la cuenta de tesorería (572 - Bancos).

Asiento contable:

• Debe: 10 000 euros (cuenta 572 - Bancos).
• Haber: 10 000 euros (cuenta 440 - Clientes).

Este registro te da la posibilidad de reconocer rápidamente los clientes que aún tienen facturas pendientes de pago, controlar los plazos de cobro y prever flujos de caja.

La cuenta 171 recoge préstamos o financiaciones a tu empresa con un vencimiento superior a un año. Estas deudas suelen destinarse a grandes inversiones como maquinaria o ampliaciones.

Para expandir el negocio, la empresa obtiene un préstamo de 50 000 euros a 5 años para renovar el almacén y mejorar la logística del ecommerce. Al recibir el crédito, se recoge en la cuenta 171:

Asiento contable:

• Debe: 50 000 euros (cuenta 572 - Bancos).
• Haber: 50 000 euros (cuenta 171 - Deudas a largo plazo).

Mensualmente, se registra el pago de la cuota correspondiente (capital + intereses). Supón que la cuota es de 1200 euros, de los cuales 1000 euros son capital y 200 euros intereses.

Asiento contable (pago mensual):

• Debe: 1000 euros (cuenta 171 - Deudas a largo plazo).
• Debe: 200 euros (cuenta 662 - Intereses de deudas).
• Haber: 1200 euros (cuenta 572 - Bancos).

Contabilizar bien esta cuenta te ayuda a controlar las obligaciones financieras a largo plazo, prever los pagos futuros y garantizar que no se comprometa tu liquidez diaria.

La cuenta 542 anota créditos o préstamos a corto plazo con los que una empresa cubre necesidades temporales de financiación. Suelen ser soluciones rápidas para equilibrar la tesorería.

Volviendo al ejemplo, la empresa tiene que cubrir un desfase temporal de tesorería por un gran pedido de inventario de 20 000 euros. Pide un crédito puente a tres meses y al recibir los 20 000 euros, lo registra como crédito en la cuenta 542:

Asiento contable:

• Debe: 20 000 euros (cuenta 572 - Bancos).
• Haber: 20 000 euros (cuenta 542 - Créditos a corto plazo).

Al vencer los tres meses, se devuelve el crédito con intereses. Supón que los intereses ascienden a 500 euros:

Asiento contable:

• Debe: 20 000 euros (Cuenta 542 - Créditos a corto plazo).
• Debe: 500 euros (Cuenta 662 - Intereses de deudas).
• Haber: 20 500 euros (Cuenta 572 - Bancos).

El uso de esta cuenta te da la posibilidad de gestionar los desfases temporales en la tesorería, lo cual evita la paralización de operaciones críticas.

A modo de conclusión, si estás comenzando a gestionar la contabilidad de una pyme o quieres optimizarla, crea un cuadro adaptado con las cuentas que necesites por tu actividad, usa un software contable y apóyate en expertos en contabilidad para evitar errores y sanciones.