Gestión de tesorería en tiempo real

Un autónomo puede permitirse realizar un control mensual de su tesorería, pero en el caso de las empresas y las pymes se aconseja una gestión diaria. A continuación tienes tres procesos que deberías incorporar en tus rutinas financieras.

1. Realiza la conciliación bancaria. La conciliación bancaria es un proceso en el que se comparan los registros contables de una empresa con los registros proporcionados por el banco para certificar que son coherentes y consistentes y que los importes de los registros coinciden en ambos casos.

Qonto realiza la conciliación de forma automática, por lo que no necesitarás un software de tesorería. Lo único que tienes que hacer es emitir tus facturas a clientes usando nuestra herramienta específica. Todas tus facturas quedarán centralizadas en tu cuenta, y nuestro algoritmo se encargará de cotejar los movimientos bancarios con los documentos contables para certificar una buena conciliación bancaria.

2. Consulta tu posición de tesorería. La posición de tesorería se refiere al saldo de una empresa en un momento concreto. Esta información contable puede obtenerse fácilmente: solo necesitas consultar el saldo en la página web de tu servicio bancario.

3. Elabora un plan mensual de seguimiento de la tesorería de tu empresa. Crear en tu panel de control un cuadro mensual de seguimiento de la tesorería te ayudará a tener una mejor visibilidad de tus finanzas y así anticipar flujos de tesorería. A continuación tienes tres puntos que te ayudarán a realizarlo:

• El saldo de tesorería puede obtenerse de la cuenta bancaria o del balance.
• Introduce todos los cobros y pagos previstos para cada mes. Debes indicar la fecha en la que el dinero entra o sale de la cuenta bancaria de la empresa. Por lo tanto, es necesario tener en cuenta los posibles retrasos en los pagos.
• Toma las decisiones necesarias en función del saldo calculado para final de mes.

Acuérdate de completar esta tabla sobre la marcha con las fechas reales de pago para anticipar posibles desfases de tesorería.

1. Evitar el riesgo de insolvencia y suspensión de pagos. Si una empresa no puede afrontar sus deudas, lo más normal es que entre en insolvencia y suspensión de pagos. Es una situación difícil que puede incluso derivar en el cierre definitivo del negocio.

Para evitar este tipo de riesgos, es necesario implantar en la empresa una gestión financiera eficaz que contemple la supervisión de indicadores como, por ejemplo, la necesidad de capital circulante (WCR). Con una visión precisa de la tesorería y sus previsiones, será fácil detectar cualquier tipo de déficit y así tomar las decisiones necesarias cuanto antes mejor.

2. Ahorrar dinero. Una mala gestión de la tesorería no solo puede hacer que la empresa entre en riesgo de insolvencia, sino que además representa un sobrecoste económico. Los negocios que no optimizan su gestión financiera, se enfrentan a gastos bancarios como por ejemplo:

• Penalización por sobrepasar el descubierto autorizado por el banco.
• Gastos de intervención.
• Intereses sobre préstamos.

Un enfoque efectivo y proactivo de la gestión de la tesorería tranquilizará a tu entidad bancaria y te ayudará a evitar comisiones. Además, podrá sobtener financiación en mejores condiciones de tus socios financieros y así invertir en tu negocio.

3. Mejorar las relaciones con tus socios comerciales. Respetar los plazos de pago es una condición imprescindible a la hora de mantener una buena relación comercial con tus proveedores. Si no lo haces, corres el riesgo de incurrir en sanciones financieras o de que tu negocio se paralice.

Para pagar a tiempo a tus proveedores, es necesario que cobres a tus clientes de la forma más rápida posible. Para acortar estos plazos de pago, puedes optimizar tu tesorería con prácticas habituales como, por ejemplo, la aplicación de un descuento si se paga en tan solo unos días. Por el contrario, también es recomendable negociar plazos de pago más largo con tus proveedores y así mejorar el flujo, lo que le proporcionará a tu empresa un margen de acción más holgado.

4. Generar beneficio invirtiendo el excedente de tesorería. ¿Tienes un excedente de tesorería? Invertir estos fondos puede multiplicar un beneficio empresarial que ayudará a impulsar tu negocio sin necesidad de recurrir a la financiación.

El plan de tesorería es una herramienta financiera usada por las empresas para gestionar su flujo de efectivo. Consiste en un documento que detalla las previsiones de ingresos y gastos empresariales en un período determinado, generalmente a corto plazo. Suele realizarse de forma mensual, aunque también puede elaborarse trimestral si el volumen de negocio lo permite.

El objetivo del plan de tesorería es proporcionar una previsión sólida de los flujos de efectivo esperados y así optimizar las decisiones financieras que deba afrontar una empresa. Este tipo de previsión de tesorería implica toda una serie de beneficios:

• Anticipar necesidad de financiamiento. Con un buen plan de tesorería, la empresa puede identificar períodos en los que necesitará mayor flujo económico y, en consecuencia, tenerlos previstos para evitar dificultades.
• Optimizar los excedentes de efectivo. De forma similar al punto interior, un buen plan también ayudará a identificar períodos en los que la empresa tendrá excedente de efectivo. Esto puede ayudar a reinvertir esos excedentes y sacarles un mayor partido financiero.

• Mejorar la estrategia empresarial. Un plan de tesorería certero permite tener una visión más fiable de la viabilidad de los proyectos y las decisiones de un negocio. Este tipo de informes implican un análisis con el que evaluar diferentes escenarios posibles y así visualizar cuál es el más beneficioso.
• Perfeccionar la comunicación interna y externa. Que todos los departamentos de una empresa tengan clara cuál es la previsión de tesorería ayuda a que la comunicación entre ellos sea más fluida. Y lo mismo ocurre con las comunicaciones entre el negocio y sus socios comerciales, proveedores, clientes o entidades bancarias.

La previsión de tesorería es un informe que debe incluir todas las entradas y salidas de efectivo previstas para el período de tiempo seleccionado. Estos datos deben reflejar todas las transacciones, ya que cualquier omisión distorsiona el saldo a final de mes y ofrece una imagen inexacta de la situación financiera de la empresa.

La gran mayoría de los programas informáticos de tesorería permiten crear un plan de tesorería con tan sólo unos clics. Si no deseas utilizar un programa informático para elaborar esta previsión, un fichero Excel también puede ser adecuado. Sin embargo, es necesario ser consciente de que la introducción manual de datos financieros aumenta el riesgo de errores o de datos incompletos.

Todas las empresas, pymes y autónomos se ven en la obligación de realizar una correcta gestión de la tesorería, independientemente de cuál sea su actividad profesional. Sin embargo, dependiendo de la envergadura del negocio, esta tarea puede recaer sobre una figura profesional u otra:

• El Director General o gerente. El gerente de un negocio debe disponer de toda la información financiera necesaria para tomar las decisiones más adecuadas y hacer crecer la empresa en las mejores condiciones posibles. En el caso de una pyme, si el Director General no dispone de un equipo contable, deberá hacerse responsable de la gestión de la tesorería.
• El Director de Finanzas. El Director de Finanzas, también conocido como CFO (Chief Financial Officer), se encarga de dirigir al equipo financiero de una empresa. Tiene la función de supervisar los distintos indicadores financieros en tiempo real para así facilitar el trabajo del Director General. Es de vital importancia que el CFO alerte al director de la empresa de cualquier problema de tesorería y le oriente en las decisiones a tomar.
• El tesorero. El tesorero es la persona encargada de la gestión diaria de la tesorería en una empresa. Entre sus diferentes funciones se encuentran el control de los flujos de tesorería, la preparación de previsiones presupuestarias, el análisis de los distintos indicadores financieros y el mantenimiento de las relaciones con la entidad bancaria. El tesorero ocupa un puesto clave dentro de una empresa, ya que es quien tiene una visión global de la tesorería disponible en la cuenta bancaria y, por lo tanto, de la solvencia del negocio. Es el garante de una buena gestión de la tesorería.
• El contable. En una empresa de tamaño medio o grande. el papel del contable consiste en proporcionar al tesorero los datos esenciales de la contabilidad de la empresa para que pueda desempeñar sus funciones: facturas, balance y cuenta de pérdidas y ganancias, etc. En ausencia de tesorero, el contable es responsable de la gestión de la tesorería.
• El interventor de gestión. Un interventor de gestión no participa en la gestión diaria de la tesorería de una empresa. Sin embargo, desempeña un papel importante, ya que es responsable de la elaboración de los distintos presupuestos de la misma. Por ello, la información proporcionada por el interventor de gestión es esencial para realizar previsiones de tesorería.