Cómo gestionar con eficacia la tesorería de una empresa

Valga la redundancia, la tesorería es un tesoro que debes cuidar. De hecho, la historia demuestra que la gestión de la tesorería es vital para la sostenibilidad de cualquier empresa, sea en el sector que sea y en la época que sea. No obstante, equilibrar ingresos y gastos para que siempre haya liquidez con la que cumplir las obligaciones financieras no es fácil.

En Qonto lo entendemos como un proceso empresarial que requiere una planificación estratégica y el dominio de ciertas herramientas. Así que hemos preparado este artículo en el que, según nuestra experiencia, te detallamos cómo controlar tu tesorería con eficacia.

Antes de nada, para entender cómo optimizar las gestiones, la tesorería comprende aquellos fondos de los que puede disponer la empresa inmediatamente:

1. Los fondos disponibles en la cuenta bancaria de la empresa.
2. Los fondos disponibles en caja.
3. Los valores mobiliarios de inversión.

Todos estos fondos pueden moverse a corto plazo si la empresa tiene que hacer frente a una necesidad (pago de servicios, gastos no previstos por el crecimiento de la actividad, aumento de los gastos de equipo, etcétera.).

• Volumen de ventas (o facturación): la suma total de las ventas de productos o de prestación de servicios.
  
  
• Resultado: equivale al volumen de ventas, menos los gastos. No engloba todos los fondos disponibles de la empresa, como los valores mobiliarios, por ejemplo.

Así mismo, la gestión de la tesorería abarca todas las decisiones relacionadas con el flujo de efectivo de una empresa. ¿Y cuál es su objetivo? Asegurar que el negocio opere de forma eficiente, cumpla con sus pagos y aproveche las oportunidades de crecimiento que encuentre.

No obstante, para conocer la tesorería de un negocio debes fijarte en la posición neta de tesorería o caja neta, no en el flujo de caja. El término engloba todos los fondos disponibles en efectivo o en cuenta bancaria tras el pago de los gastos y el cobro de los ingresos. Se calcula a partir de la siguiente resta:

Como los términos son un poco complejos, te los explicamos a continuación:

• El flujo de caja: todos los recursos disponibles para financiar operaciones. Incluye los fondos disponibles en efectivo, en la cuenta bancaria y los valores negociables.
  
  
• Pasivo o deudas a corto plazo: todos los pagos que la empresa debe realizar para financiar su actividad. Esto incluye sueldos, compras a proveedores, gastos de alquiler, impuestos y, en general, deudas a corto plazo necesarias para las operaciones (gastos de mantenimiento, compra de materias primas, compra de equipos, mercancías, etc.).

Así mismo, se pueden dar tres situaciones con la gestión de la tesorería neta:

1. Cuando la tesorería de la empresa es mayor que sus deudas a corto plazo, la posición neta de tesorería es positiva. A primera vista, su situación financiera es saludable. Es capaz de hacer frente a todos sus gastos sin necesidad de ayuda financiera externa.

2. Cuando los activos líquidos de la empresa son iguales a sus deudas a corto plazo, la posición de tesorería neta es cero. Se dice que su situación financiera está equilibrada y no necesita financiación externa. Sin embargo, se encuentra en una posición delicada, ya que no podrá hacer frente a gastos excepcionales.

3. Cuando el flujo de caja de la empresa es inferior a sus deudas a corto plazo, la posición de caja neta es negativa. La empresa no tiene recursos suficientes. Por lo tanto, necesitará apoyo financiero para seguir con sus operaciones.

Marta es gerente de una pyme especializada en el alquiler de coches. Sus activos líquidos (todos los fondos disponibles en caja, cuenta bancaria y valores de inversión) ascienden a 100.000 euros, mientras que sus deudas a corto plazo (cotizaciones a la seguridad social, impuestos, salarios y mantenimiento del vehículo) están valorados en 50.000 euros.

Para calcular su posición de tesorería neta, Marta hace el siguiente cálculo:

Por lo tanto, la pyme de alquiler de coches tiene una posición de tesorería neta de 50 000 euros. O sea, que su posición de tesorería es positiva.

Ahora, con los conceptos asentados, entenderás que una gestión de tesorería eficaz es aquella que cumple las siguientes funciones.

• Controlar el flujo de caja: monitorear las entradas y salidas de efectivo para evitar problemas de liquidez.
  
  
• Optimizar los pagos y los cobros: gestionar los plazos y priorizar los pagos más importantes de cara a mantener la estabilidad financiera.
  
  
• Llevar a cabo una revisión financiera: realizar las estimaciones de flujo de caja futuras para anticipar posibles dificultades y planificar proactivamente.
  
  
• Ejecutar inversiones y solicitudes de financiación: decidir sobre la utilización de los excedentes de caja y sobre la obtención de financiamiento externo si es necesario.

A primera vista, la gestión de la tesorería puede parecer lenta y pesada. Sin embargo, estos «pequeños» esfuerzos a corto plazo son indispensables para asegurar la continuidad de la empresa y sus operaciones. Pero, ¿por qué es tan importante?

Un buen control de la tesorería y la liquidez te ayudará a mantener un balance positivo entre lo que entra y lo que sale en efectivo. Por lo tanto, será la mejor herramienta para evitar problemas financieros que puedan poner en riesgo tus operaciones.

Una buena gestión de la tesorería permite a tu empresa hacer frente a sus compromisos el día en que vencen. Por ende, puedes pagar todos tus gastos, como los salarios, las deudas con los proveedores y el pago de impuestos y cotizaciones a la seguridad social.

De igual modo, una mala gestión de la tesorería tiene consecuencias perjudiciales. Sin efectivo, no puedes hacer frente a tus deudas a corto plazo (préstamos, alquileres, salarios, proveedores…) y entras en estado de suspensión de pagos. Ahí, el pasivo corriente (deudas) es mayor que el activo disponible ( tesorería).

Este estado de cesación de pagos debe ser comunicado al juzgado de lo mercantil en un plazo de 45 días desde la imposibilidad de pago. El tribunal puede entonces decidir la apertura de un procedimiento colectivo: suspensión de pagos o liquidación judicial.

• En el caso de la suspensión de pagos, se nombra a un representante judicial para ayudar al gestor a encontrar soluciones adaptadas a la recuperación de la empresa. Cuando la continuidad es posible, se pone en marcha un plan de recuperación.
  
  
• En el caso de un procedimiento de liquidación judicial, el negocio se interrumpe definitivamente y la empresa se vende parcial o totalmente. La venta permite a la empresa pagar a sus acreedores (las personas a las que debe dinero).

De todas formas, estas situaciones financieras tan desagradables son evitables. En Qonto, donde desarrollamos soluciones de contabilidad para empresas, sabemos por experiencia cuáles son las claves para gestionar la liquidez y la tesorería de un negocio. Y no solo eso, sino que las entendemos desde el contexto digital contemporáneo.

Lo primero, en esta era digital, es implementar un software especializado en la gestión financiera. Los más avanzados te ayudan a optimizar tareas y operaciones repetitivas, como la conciliación de cuentas o la previsión de tesorería. Es decir, son herramientas que te ofrecen una visión clara y en tiempo real de los flujos de efectivo, facilitándote una gestión más ágil.

Segundo, es muy importante que seas capaz de identificar cuáles son los pagos prioritarios, como los salarios o los impuestos, ya que te evitará retrasos que afecten a la operativa diaria. Por ende, no solo minimizarás los riesgos financieros, sino que también fortalecerás las relaciones con empleados, proveedores, colaboradores y administración.

En tercer lugar, debes ejercer una supervisión constante de los gastos, ya que es fundamental para detectar áreas que se pueden y deben optimizar. En este sentido, la elaboración de un presupuesto que detalle las necesidades de caja a corto y medio plazo te ayudará a prever imprevistos y a tomar decisiones financieras más acertadas.

En todas estas claves puede jugar un rol fundamental el panel de control de Qonto. Lo puedes personalizar y, en él, supervisar los flujos de caja para comprobar si las finanzas de tu empresa están en orden. Esta rutina tiene que ser simple y factible a largo plazo.

1. Categoriza tus transacciones, tanto entrantes como salientes, mientras vayan apareciendo.
2. Consulta todos los días tu saldo en cuenta y su evolución.
3. Dedica unos minutos cada semana para analizar de forma detallada tus números y comprobar que los flujos que tenías en mente se corresponden con la realidad.

¿Quieres visualizar rápidamente tus gastos en un periodo concreto? ¿O entender hasta qué punto tu negocio es dependiente de un cliente en particular? Tanto para echar un vistazo rápido, como para hacer un estudio de datos en profundidad, la aplicación de Qonto te permite hacer seguimiento de la tesorería, aún sin ser un experto o experta en finanzas.

Siguiendo con la tecnología aplicada a las finanzas, por las facilidades que ofrecen, los software de gestión de tesorería se han convertido en una herramienta esencial para millones de negocios. Son soluciones que automatizan operaciones y tareas como la conciliación bancaria, la previsión de flujos de caja y la gestión de pagos y cobros.

Pero no solo eso. También son capaces de ofrecer información en tiempo real, lo que es vital para tomar decisiones más informadas y reducir el margen de error. De hecho, por eso mismo ofrecen ventajas de lo más interesantes.

• Reducción de errores humanos. La automatización disminuye los errores clásicos que están asociados con procesos manuales. Por ejemplo, la duplicación de pagos o la falta de registro de cobros.
  
  
• Mejora en la toma de decisiones. Contar con datos actualizados y organizados facilita la detección de oportunidades de mercado o de inversión o la necesidad de solicitar financiación.
  
  
• Ahorro de tiempo y recursos. Las tareas repetitivas son gestionadas por el software, lo que permite al equipo financiero centrarse en actividades estratégicas.

En este sentido, debes saber que existen diversas soluciones en el mercado que ayudan a las empresas a gestionar de manera eficaz su tesorería. Algunas de las más destacadas son:

• ERP financieros y de contabilidad: integran la gestión de tesorería con otras áreas del negocio como la contabilidad y los recursos humanos. De esta manera, ofrecen una visión integral de la situación financiera de la empresa.
  
  
• Plataformas de conciliación automática: herramientas que automatizan la comparación entre los registros contables y los extractos bancarios. Por ende, aseguran que no haya discrepancias entre datos.
  
  
• Presupuestación y previsión financiera: una de las ayudas más útiles para una gestión de tesorería eficaz es la previsión de flujos de caja. Te permite anticiparte a la falta de liquidez y a escenarios que demandan más recursos. Eso sí, necesitarás información financiera actualizada, analizar patrones históricos y valorar factores externos (fluctuaciones, cambios en condiciones de pago…). Por lo tanto, te ayuda a crear un presupuesto según las necesidades reales del negocio.

Para que dispongas de esta información de forma más visual, la reflejamos en esta tabla en la que destacamos la función principal y el beneficio de cada una de esas herramientas de contabilidad:

Así como hasta ahora hemos hablado de soluciones y ventajas, la gestión de la tesorería también plantea retos y dificultades. En este aspecto, una de las tareas más temidas por cualquier empresa es gestionar los riesgos financieros asociados a la tesorería.

Dentro de esos riesgos se pueden incluir muchos peligros. Desde fluctuaciones en los tipos de cambio, hasta impagos de clientes o cambios en las tasas de interés. Ahora bien, ¿cómo combatirlos?

Desde Qonto creemos que la clave para mitigar estos riesgos es aplicar estrategias de control y llevar un análisis continuo. En concreto, hay tres estrategias habituales muy efectivas:

• Diversificar los ingresos. No dependas de una única fuente de ingresos. Esta estrategia puede proteger a tu empresa frente a imprevistos.
  
  
• Hacer una gestión proactiva del crédito. Monitorea constantemente el estado de tus cuentas por cobrar y fija políticas de crédito claras. Estas te ayudarán a reducir los riesgos de impago.
  
  
• Analiza todos los escenarios. Desarrolla y plantéate todos los diferentes escenarios financieros posibles, tanto optimistas como pesimistas. Este análisis te hará estar preparado para afrontar cualquier eventualidad.

De todas formas, al margen de esas tres estrategias, queremos aportar algo más práctico. Por eso, hemos elaborado esta lista con 5 consejos prácticos que te ayudarán a optimizar la gestión de la tesorería en tu negocio.

Fijar una previsión de tesorería rigurosa es imprescindible para cualquier equipo de finanzas. Con ella, te podrás anticipar a las necesidades de liquidez y, a la vez, actuar con tiempo para garantizar la estabilidad financiera de tu empresa. Para eso:

1. Recoge datos históricos sobre flujos de caja anteriores (ingresos, gastos, pagos y recibos) y haz previsiones a corto, medio y largo plazo. Ten en cuenta la estacionalidad o las fluctuaciones económicas que podrían influir.
2. Apóyate en herramientas de gestión financiera y software para automatizar el proceso. Ahorrarás recursos y tiempo.
3. Actualiza y revisa la previsión con frecuencia y ajusta el pronóstico de manera preventiva para evitar problemas de tesorería.

Por otro lado, para mejorar los plazos de pago y cobro, es aconsejable que actúes así:

1. Indica desde el inicio tus políticas de pago, las cuales deben ser claras y rigurosas.
2. Envía rápidamente las facturas a tus clientes y vigila de cerca los pagos atrasados.
3. Acuerda condiciones favorables con tus proveedores, sobre todo si son habituales.
4. Facilita prórrogas o plazos más largos a tus clientes, especialmente a los recurrentes.
5. Mantén las buenas relaciones, así como un tono educado y profesional.
6. No presiones demasiado a proveedores activos y con los que trabajas asiduamente.

Con estas acciones tendrás más efectivo en el flujo de caja, mejorarás tu capacidad para cubrir gastos y no tendrás tanta necesidad de capital circulante. Eso sí, si hay retrasos en los pagos recurrentes, valora medidas como la aplicación de intereses o, incluso, acudir a la vía judicial.

Ya lo adelantábamos, pero volvemos a insistir: explora varias fuentes de financiación. Vías alternativas para obtener ayuda externa que se amolden a tus características y circunstancias. Actualmente, entre las opciones más habituales puedes encontrar:

1. Créditos de bancos y entidades financieras convencionales.
2. Firmas de capital de riesgo e inversores que aporten financiación y asesoramiento.
3. Subvenciones y ayudas públicas, ya sean del gobierno, organismos o de otros estamentos como los ayuntamientos.
4. Crowdfunding, que es una vía por la que una comunidad financia un proyecto a través de una plataforma online.

Y, por supuesto, no olvides estudiar las opciones internas. Es decir, las posibilidades que tienes de conseguir capital interno vendiendo patrimonio o activos propios o reinvirtiendo beneficios.

A su vez, la inversión en tecnología avanzada y actual es trascendental. Como te venimos indicando a lo largo del artículo, en este contexto plenamente digital tienes a tu alcance herramientas financieras y contables muy eficientes. Además, son mucho más fáciles de utilizar que, por ejemplo, las hojas de cálculo convencionales.

A la hora de elegir una u otra, te recomendamos aplicaciones que se hayan creado específicamente para la gestión de efectivo. Las más potentes del mercado, al mismo tiempo, también te dejarán recuperar datos contables y financieros sobre operaciones o facturas. Por lo tanto, a la larga ahorrarás mucho tiempo en comparación con los métodos tradicionales.

Por último, pero no menos importante, procura mantener una comunicación fluida, continua y transparente con tus socios financieros. (bancos, inversores, donantes…). Es la mejor forma de generar confianza y tus decisiones para optimizar la gestión de la tesorería recibirán más apoyo financiero. Para eso, por ejemplo, puedes llevar a cabo las siguientes acciones:

1. Organiza reuniones periódicas para analizar objetivos y desafíos financieros de la empresa.
2. Comparte con entidades colaboradoras y socios los informes sobre las medidas que has ido implementando para optimizar la administración del efectivo.
3. Busca nuevas opciones y colaboraciones, ya sean préstamos convencionales, líneas de crédito o modelos alternativos para el asesoramiento sobre gestión de tesorería.

La confianza y la transparencia son claves para tener una relación sólida con tus socios financieros. Sobre todo, porque te permitirán estar mejor posicionado y pactar condiciones más atractivas.

En definitiva, la gestión de tesorería es básica para cualquier negocio que aspire a mantener una operativa fluida y resolver problemas financieros. Con herramientas tecnológicas adecuadas y un enfoque preventivo, las empresas aseguran su liquidez a corto plazo y mejoran su capacidad de respuesta ante imprevistos. En Qonto, si quieres, te lo demostramos.