Cómo gestionar con eficacia la tesorería de una empresa

La gestión de la tesorería puede generar estrés para muchos empresarios. Y es entendible, ya que los números, las tablas, los cálculos o las provisiones no son para todo el mundo.

Aún así, es un tema que no podemos dejar de lado, ya que está directamente relacionado con el desarrollo y futuro de nuestra actividad. Cuando el flujo de caja pasa a estar en rojo, se desencadenan una serie de problemas; no podemos pagar a proveedores, ni hacernos cargo de tasas sociales y fiscales, nos vemos obligados a hacer despidos por causas económicas, etc. A largo plazo, nos jugamos la supervivencia de la empresa.

¿Pero para qué sirve la tesorería, exactamente? ¿Por qué es tan importante su optimización? ¿Qué hábitos podemos adoptar para gestionarla de forma eficaz?

Te damos todas las respuestas en este artículo.

Empecemos por las bases, para poder entender luego cómo optimizar las gestiones.

La tesorería comprende aquellos fondos de los que puede disponer la empresa inmediatamente.

• Los fondos disponibles en la cuenta bancaria de la empresa
• Los fondos disponibles en caja
• Los valores mobiliarios de inversión

💡 Todos estos fondos pueden moverse a corto plazo si la empresa tiene que hacer frente a una necesidad concreta (pago de servicios, gastos no previstos fruto del crecimiento de la actividad, aumento de los gastos de equipo en una época determinada, etc.)

Atención: No hay que confundir la tesorería con el volumen de ventas o con el resultado.

👉 El volumen de ventas (o facturación) corresponde a la suma total de las ventas de productos o de prestación de servicios.

👉 Y el resultado equivale al volumen de ventas, menos los gastos. A diferencia de la tesorería, el resultado no engloba todos los fondos disponibles de la empresa, como los valores mobiliarios, por ejemplo.

Es la posición neta de tesorería, no el flujo de caja, lo que debe tenerse en cuenta para determinar la salud financiera de la empresa.

De hecho, la posición neta de tesorería de la empresa se refiere a todos los fondos disponibles, en efectivo o en la cuenta bancaria de la empresa, tras el pago de los gastos y el cobro de los ingresos.

Se calcula a partir de la siguiente resta:

Caja neta (CN) = Caja - Pasivo a corto plazo.

Sabemos que estos términos son un poco complejos, pero te lo explicamos todo a continuación.

El flujo de caja de una empresa se refiere a todos sus recursos disponibles que pueden utilizarse para financiar sus operaciones. En otras palabras, es su flujo de caja. Como recordatorio, incluye los fondos disponibles en efectivo, en la cuenta bancaria de la empresa y los valores negociables.

Las deudas a corto plazo corresponden a todos los pagos que la empresa debe realizar para financiar su actividad.

Esto incluye:

• Sueldos de los empleados;
• Compras a proveedores;
• Gastos de alquiler;
• Pago de las cargas sociales y fiscales (IVA, impuesto sobre la renta, impuesto de sociedades, etc.);
• Y, en general, todas las deudas a corto plazo necesarias para las operaciones (gastos de mantenimiento, compra de materias primas, compra de equipos, mercancías, etc.).

Se pueden prever tres situaciones:

• Cuando la tesorería de la empresa es mayor que sus deudas a corto plazo, la posición neta de tesorería es positiva. A primera vista, su situación financiera es por tanto saludable. Es capaz de hacer frente a todos sus gastos sin necesidad de ayuda financiera externa.
• Cuando los activos líquidos de la empresa son iguales a sus deudas a corto plazo, la posición de tesorería neta es cero. Se dice que su situación financiera está equilibrada. No necesita financiación externa. Sin embargo, se encuentra en una posición delicada, ya que no podrá hacer frente a gastos excepcionales.
• Cuando el flujo de caja de la empresa es inferior a sus deudas a corto plazo, la posición de caja neta es negativa. La empresa no tiene recursos suficientes. Por lo tanto, necesitará apoyo financiero para seguir desarrollándose.

Pongamos un ejemplo para entenderlo mejor:

Marta es gerente de una pyme especializada en el alquiler de coches. Los activos líquidos de su empresa (todos los fondos disponibles en caja, cuenta bancaria y valores de inversión) ascienden a 100 000 euros, mientras que sus deudas a corto plazo incluyen el pago de las cotizaciones a la seguridad social, los impuestos, los salarios y el mantenimiento del vehículo. Están valorados en 50 000 euros.

Para calcular su posición de tesorería neta, Maxime hace el siguiente cálculo:

Caja - Deudas a corto plazo = Posición de tesorería neta (NC) 100 000 - 50.000 = 50.000.

La pyme de alquiler de coches tiene una posición de tesorería neta de 50 000 euros. Y por tanto tiene una posición de tesorería positiva.

A primera vista, la gestión de la tesorería puede parecer lenta y pesada. Pero estos «pequeños» esfuerzos a corto plazo son indispensables para asegurar la continuidad de la empresa.

Una buena gestión de la tesorería permite a la empresa hacer frente a sus compromisos el día en que vencen. El empresario puede pagar todos sus gastos, como los salarios, las deudas con los proveedores y el pago de impuestos y cotizaciones a la seguridad social.

También tiene una mejor visión de los flujos de entrada y salida de su empresa. Al identificar fácilmente sus principales partidas de gasto y entradas de dinero, puede tomar decisiones más claras y ahorrar.

Una mala gestión de la tesorería tiene consecuencias muy perjudiciales para la salud financiera del negocio.

Cuando una empresa no tiene suficiente efectivo, ya no puede hacer frente a sus deudas a corto plazo (préstamos, pago de alquileres, salarios, proveedores, etc.). Entonces se encuentra en estado de suspensión de pagos. Se dice entonces que su pasivo corriente (sus deudas) es mayor que su activo disponible (su tesorería).

Este estado de cesación de pagos debe ser comunicado al juzgado de lo mercantil en un plazo de 45 días desde la imposibilidad de pago.

El tribunal puede entonces decidir la apertura de un procedimiento colectivo: suspensión de pagos o liquidación judicial.

• En el caso de la suspensión de pagos, se nombra a un representante judicial para ayudar al gestor a encontrar soluciones adaptadas a la recuperación de la empresa. Cuando la continuidad de la empresa es posible, se pone en marcha un plan de recuperación.
• En el caso de un procedimiento de liquidación judicial, el negocio se interrumpe definitivamente y la empresa se vende parcial o totalmente. La venta permite a la empresa pagar a sus acreedores (las personas a las que debe dinero).

La optimización de la tesorería no es un tema que deba tomarse a la ligera. No todo el mundo sabe llevar bien los números, además de que se requiere mucho rigor y un buen conocimiento de su empresa y de su sector de actividad. Pero si se tienen las herramientas adecuadas, gestionar la tesorería no es tan difícil como puede parecer. 😉

Es difícil gestionar la tesorería sin no se tiene un plan provisional.

El plan de tesorería es un cuadro que reúne todos los cobros (entradas de caja) y desembolsos (salidas de caja) mensuales. Todos los datos te permiten identificar claramente tus partidas de gastos y anticiparte a los descensos de tesorería.

¿Qué debe contener mi previsión de tesorería?

En cuanto a los ingresos, cabe destacar los siguientes:

• Volumen de negocio (la suma de las ventas o los servicios prestados)
• Aportaciones de capital (por ejemplo, cuando un socio aporta una cantidad de dinero o un activo al capital de la empresa)
• Aportaciones en cuenta (suma de dinero ingresada por un socio en la cuenta bancaria de la empresa)

A nivel de desembolsos, estos incluyen:

• Sueldos de los empleados
• Gastos de alquiler
• Deudas de los proveedores
• Cargas de la seguridad social
• Impuestos y tasas (IVA, impuesto de sociedades o de la renta, etc.)
• Otros gastos de la empresa (gastos de mantenimiento, suministros, etc.)

Este es el aspecto de una previsión de tesorería. A partir de ahí, te corresponde a ti personalizar tu previsión en función de la situación de tu empresa. Algunas partidas del flujo de caja son específicas de un sector empresarial y pueden no aparecer en esta ilustración. Así que no olvides incluirlos en tu plan. Recuerda completar la tabla regularmente con todos los datos. No descuides las pequeñas cantidades, porque una vez sumadas pueden ser mucho mayores.

¿Cómo puedo crear mi previsión de tesorería?

Puedes crear tu previsión utilizando Google Sheets, o si es necesario Excel. Esta solución es adecuada cuando el flujo de caja mensual generado es limitado.

Los autónomos y gerentes de PYMES preferirán optar por un programa de contabilidad más práctico e intuitivo para generar un plan de tesorería.

💡 Cuando hayas elegido tu programa de contabilidad, podrás integrarlo con tu cuenta de empresa. Esto facilitará mucho el trabajo de tu contable. Así tendrá acceso a los gastos de la empresa directamente y los riesgos de pérdida de datos se reducirán en gran medida.

Es vital personalizar el panel de control y supervisar los flujos de caja para comprobar si las finanzas de nuestra empresa están en orden. Esta rutina tiene que ser simple y factible a largo plazo.

• Categoriza tus transacciones, tanto entrantes como salientes, mientras vayan apareciendo.
• Consulta todos los días tu saldo en cuenta y su evolución.
• Dedica unos minutos cada semana para analizar de forma detallada tus números y comprobar que los flujos entrantes y salientes que tenías en mente se corresponden con la realidad (y que no te estabas olvidando de nada).

¿Quieres visualizar rápidamente tus gastos en un periodo concreto? ¿O entender hasta qué punto tu negocio es dependiente de un cliente en particular? Tanto para echar un vistazo rápido, como para hacer un estudio de datos en profundidad, la aplicación de Qonto te permite hacer seguimiento de la tesorería, aún sin ser un experto o experta en finanzas.

¿Te has leído todo el artículo? ¡Felicidades! Ya sabes todo lo que hay que saber para gestionar la tesorería de tu empresa.