¿Qué gastos son deducibles en el contexto empresarial?

Toda actividad económica empresarial conlleva una serie de gastos. Pero, por suerte, muchos de ellos son deducibles en las declaraciones fiscales que te exige la Agencia Tributaria.

Si quieres que la economía de tu negocio vaya viento en popa, es importante que conozcas cuáles son las posibles deducciones y cuál es su importe total. Por regla general, las empresas tributan en base a sus ganancias, o lo que es lo mismo: a partir de la diferencia entre ingresos y gastos que conste en sus cuentas anuales.

Por eso mismo, resulta de lo más conveniente disponer de información pormenorizada sobre las diferentes clases de gastos deducibles. De esta manera, el empresario puede aprovechar al máximo todas las deducciones dentro del margen legal permitido.

A nivel fiscal, y de acuerdo con lo dispuesto en la Ley del Impuesto de Sociedades, los gastos deducibles son todos aquellos necesarios e imprescindibles para el normal desempeño de las actividades empresariales.

Esto significa que, para que un determinado gasto resulte deducible, deberá ajustarse a los siguientes requisitos:

• Contabilización. Para resultar deducibles fiscalmente, los gastos se han de ver claramente reflejados en los libros contables de la compañía.
• Justificación. Se ha de contar en todo momento con la correspondiente factura justificativa del gasto que se pretende deducir. Y aquí es necesario hacer una pequeña advertencia: es obligatorio tener la factura del gato y no sirve un mero ticket. Aun así, en algunos casos puede valer un recibo o una factura simplificada, siempre que en el documento aparezcan todos los datos fiscales del contribuyente.
• Temporalidad. El gasto ha de ser devengado en el mismo periodo impositivo de que se trate. No obstante, se permite la deducción de gastos contablemente imputados en el periodo impositivo posterior al del devengo, siempre que ello no implique una menor tributación en España a la que hubiera correspondido dentro del periodo regular.
• Afectación. El gasto ha de guardar relación con la actividad o actividades económicas desarrolladas por el contribuyente.
• Carácter necesario. El gasto ha de resultar necesario para la obtención de ingresos por parte de tu empresa.

Mucho cuidado con esto porque, en caso de no cumplirse las condiciones anteriormente mencionadas o si se intentan deducir gastos directamente calificados como no deducibles, se corre el riesgo de recibir una sanción por parte de la Administración Tributaria. Y decimos que "mucho cuidado" porque este tipo de multas pueden llegar a ser muy elevadas.

Existen muchos tipos de gastos que, a nivel fiscal, resultan deducibles como consecuencia de las actividades propias de una empresa. Entre los más significativos están los gastos de personal, que incluirían tanto los sueldos y salarios como las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la compañía.

Deducibles son también los costes de desplazamiento, incluidas dietas de manutención, siempre y cuando el motivo del viaje en cuestión esté relacionado de manera directa con la actividad de la empresa. Así, por poner un ejemplo, un viaje en fin de semana no sería aceptado como gasto deducible salvo que estuviese perfectamente acreditado y justificado.

El importe de la adquisición y mantenimiento de vehículos también resulta deducible. Esto incluye todos los gastos afines (seguro, impuestos, etcétera), con la condición de que estén relacionados directamente con la actividad de la empresa. Dicho de otra forma: los vehículos no pueden ni deben usarse a nivel particular.

Otros gastos deducibles son la cuota de asociación empresarial, la asistencia a eventos relacionados con la explotación y los servicios facturados a la empresa por profesionales independientes (abogados, notarios, auditores, etcétera).

Cuando se trata de rendimientos de capital inmobiliario, pueden deducirse todos los gastos necesarios para su obtención. Los más habituales son los siguientes:

• Intereses de capitales ajenos que se hayan invertido para la adquisición o mejora del bien inmueble de que se trate.
• Gastos de conservación y reparaciones del inmueble.
• Tributos, tasas y recargos que incidan sobre el rendimiento computado, siempre que no tengan carácter sancionador.
• Cantidades destinadas a la amortización del inmueble, siempre que respondan a su efectiva depreciación. Se considerará que se cumple este requisito cuando anualmente no excedan de aplicar el 3 % sobre el mayor de los valores siguientes: coste de adquisición satisfecho o valor catastral, excluido en todo caso el valor del suelo.
• Los gastos ocasionados por la formalización en su caso de contratos de arrendamientos.

Hasta ahora hemos visto qué gastos puede deducir una empresa a la hora de declarar sus rendimientos ante la Agencia Tributaria. Sin embargo, resulta importante analizar también la otra cara de la moneda: los gastos que en ningún caso pueden figurar como deducibles en la declaración. Este tipo de gastos vienen enumerados en el artículo 15 de la Ley del Impuesto de Sociedades, de los que es necesario conocer como mínimo los casos más destacados.

En primer lugar, no son deducibles las retribuciones de los fondos propios de la sociedad, en concreto los dividendos y otras formas de retribución a los socios por su participación en el capital social.

Tampoco tienen la consideración de deducibles las multas o sanciones de ningún tipo, incluidos los recargos de apremio.

Las pérdidas económicas derivadas del juego no podrán ser en ningún caso objeto de deducción. Tampoco los donativos y regalos realizados a clientes o empleados, salvo que estos se lleven a cabo según los usos y costumbres habituales de la empresa (por ejemplo: las típicas cestas de Navidad si se entregan cada año).

Finalmente, la normativa no considera tampoco gastos deducibles los derivados de actuaciones que resulten contrarias al ordenamiento jurídico, así como los realizados con personas o entidades que residan en paraísos fiscales. Obviamente.

En lo tocante al Impuesto sobre el Valor Añadido, la Ley tributaria contempla que las empresas, profesionales y autónomos puedan deducirse el IVA pagado en los productos y servicios relacionados con su actividad.

A este respecto, debe distinguirse entre el IVA repercutido, que es la cantidad que cada empresa o profesional aplica en sus facturas emitidas, y el IVA soportado, que es la cantidad que ha de abonar como adquirente de bienes o servicios. Solo este último tipo de IVA es deducible.

Ahora bien, solo es deducible el IVA soportado que derive de operaciones gravadas en el interior del país y que esté ligado a la labor económica o profesional desarrollada. Como requisito adicional, se exige también que las operaciones en cuestión estén debidamente justificadas y registradas en la contabilidad empresarial.

Dicho de otro modo, la cantidad que las empresas, profesionales y autónomos deben ingresar en Hacienda es la diferencia entre el IVA repercutido y el soportado.

El régimen de autónomos presenta ciertas peculiaridades en relación con los gastos deducibles, que dependen directamente de si la tributación se lleva a cabo por estimación (ya sea en la modalidad normal o en la simplificada) o por el sistema de módulos.

En este último caso, la cuota a pagar está predeterminada y no depende de los gastos reales que afecten al negocio, que no serán, por lo tanto, deducibles. Por su parte, los autónomos que coticen por estimación directa podrán desgravarse de su declaración del Impuesto sobre la Renta aquellos gastos que, estando vinculados a su actividad económica o profesional, hayan sido debidamente contabilizados y estén correctamente justificados mediante la correspondiente factura.

A continuación tienes una lista con los más comunes:

• Consumos de explotación. Comprendería el precio de las mercaderías y materias primas necesarias para la explotación del negocio, incluyendo seguro, transporte y carga y descarga.
• Gastos laborales. Aquí se incluirían los sueldos, salarios, cotizaciones a la Seguridad Social, indemnizaciones laborales y las aportaciones a sistemas de previsión social de los trabajadores.
• Gastos del titular de la actividad. Se incluyen las cuotas de autónomos y las posibles aportaciones a mutualidades alternativas.
• Servicios exteriores. Dentro de este tipo de gasto deducible se encuentra el pago del alquiler del local u oficina donde el autónomo ejerza su actividad, los cánones por el uso de propiedad industrial, los gastos de reparaciones y conservación del inmovilizado o los servicios de profesionales como abogados o notarios. También son deducibles las cuotas de leasing (arrendamiento financiero), siempre que no tengan por objeto solares, terrenos u otros activos no amortizables.
• Pólizas de Seguros. Se incluyen los gastos por primas de seguro de enfermedad del autónomo y su familia (cónyuge e hijos menores de 25 años con los que conviva), con un límite máximo de deducción de 500 euros anuales por persona o 1500 euros en caso de persona con discapacidad.
• Gastos financieros. Comprenden básicamente los intereses y otras comisiones derivadas del acceso a créditos y préstamos para el desarrollo de la actividad.
• Amortizaciones. La Agencia Tributaria permite deducir las cantidades correspondientes al deterioro o depreciación de las inversiones contempladas como inmovilizado material o inmaterial, siempre y cuando se trate de bienes de inversión afectos a la actividad económica cuyo valor haya disminuido por su uso, disfrute u obsolescencia. Para que esta amortización sea deducible, se exige además que se ajuste a las tablas que a tal efecto establece la propia Agencia.
• Pérdidas por deterioro de valor de elementos patrimoniales. Son independientes de las amortizaciones, puesto que se trata de pérdidas derivadas de la posible insolvencia de deudores. Para que tales pérdidas puedan ser consideradas gastos deducibles, ha de cumplirse alguno de los siguientes requisitos: transcurso de 6 meses desde que venció la obligación, que el deudor haya sido declarado en concurso de acreedores o procesado por delito de alzamiento de bienes, o bien que el crédito esté reclamado judicialmente o mediante procedimiento arbitral.

En este apartado en concreto, el Tribunal Económico Administrativo lo dice bien claro: todas aquellas personas que utilicen su vivienda habitual como centro de trabajo podrán deducirse en su IRPF el importe de los consumos por suministros a que hayan de hacer frente, tales como luz o gas. También podrán deducirse las facturas de teléfono, siempre que este se emplee para contacto con clientes y/o proveedores.

En su calidad de banco digital orientado hacia pymes y autónomos, Qonto ofrece a sus clientes una gestión de gastos en equipo, enfocada en facilitar la administración de los diferentes gastos deducibles. De este modo, el empresario o autónomo puede establecer accesos a medida para sus empleados, aunque manteniendo en todo momento el control de su empresa o negocio.

Se trata, en definitiva, de una herramienta perfecta para compartir la responsabilidad en lo que a la gestión de gastos de la empresa se refiere, puesto que ayuda a atribuir diversos tipos de roles en atención a las funciones, necesidades y permisos que tenga cada empleado. A la vez, el contable tendrá acceso al historial de transacciones en modo lectura y podrá exportar y extraer los datos que considere necesarios para desempeñar las tareas contables.

La API abierta de Qonto también permite integrar la cuenta de tu empresa con otros programas de contabilidad o de gestión para automatizar procesos. Este sistema asigna tarjetas Qonto a los diferentes empleados, de tal forma que ellos puedan gestionar por sí mismos sus gastos de empresa. Esto se traduce directamente en una simplificación de la gestión, ya que lo único que ha de hacer cada miembro del equipo es fotografiar los recibos correspondientes a los pagos efectuados y adjuntar a la transacción la imagen como comprobante.

La tarjeta Qonto se ajusta a los usos y necesidades del empleado al que sea asignada. Desde el inicio de su funcionamiento, los administradores de la cuenta pueden establecer los límites y permisos que consideren convenientes: límites de retirada en efectivo, posibilidad de pagos en el extranjero, etc.