Gastos deducibles autónomos en IRPF: las mejores herramientas de gestión

La gestión de la contabilidad es esencial para cualquier negocio. Si la realizas de forma adecuada, ahorrarás importantes cantidades de dinero al hacer tu declaración de impuestos sobre la renta, y además te evitarás inconvenientes de última hora con las autoridades fiscales.

Algo que te ayudará a lograr tales objetivos es aprender a identificar los gastos deducibles autónomos IRPF y familiarizarte con las características de las herramientas de gestión contable más recientes.

Los gastos deducibles IRPF autónomos son aquellos que cumplen con las siguientes condiciones:

• Están directamente relacionados con la actividad profesional en cuestión.
• Se apoyan en facturas con validez oficial.
• Están debidamente registrados en los libros contables.

Varios de los gastos en los que incurres al desempeñar tus labores como autónomo se pueden deducir en la declaración de impuestos sobre la renta. Veamos cuáles son.

Consumo de explotación. Adquisición de materia prima, mercancía, equipo de oficina, envases, material de embalaje y combustibles.

Cotizaciones. Aportaciones a las mutualidades de previsión social.

Mantenimiento. Compra de piezas de repuesto y gastos por concepto de reparación, limpieza y conservación de los bienes usados en tu negocio.

Honorarios. Servicios prestados por profesionales que no formen parte de la nómina de tu empresa, como abogados, asesores, economistas, notarios, entre otros.

Formación. Compra de libros, pagos por suscripción a revistas y gastos por asistir e inscribirse a cursos y conferencias relacionadas con la actividad profesional.

Transporte. Gastos de desplazamientos en avión, tren, autobús, taxi y vehículo alquilado.

Vestuario. Uniformes y ropa de protección para los trabajadores.

Teléfono móvil. Pago de una línea telefónica siempre que se utilice exclusivamente para uso profesional.

Suministros en el hogar. Los que trabajan en su propia casa tienen derecho a deducir hasta 30 % del impuesto de los gastos de agua y luz de la parte del inmueble donde desempeñan su labor profesional.

Dietas. Quienes viajan por motivos de negocio pueden deducir cierta cantidad al día por concepto de manutención. La deducción máxima será de 53,34 si el gasto se efectúa en un hotel o restaurante dentro del territorio español, y de 91,35 cuando ocurre en el extranjero.

Vehículo particular. Si empleas tu unidad para transportar pasajeros o mercancías, enseñar a conducir u otras actividades comerciales, tienes la posibilidad de deducir el pago del impuesto de los seguros y los gastos de mantenimiento y combustible.

Al principio explicábamos que los gastos deducibles IRPF autónomos deben apoyarse en facturas. Sin embargo, existe algún caso como excepción. Al mismo tiempo, debes saber que no cualquier gasto relacionado con la actividad de tu empresa o con tu actividad como autónomo es deducible de impuestos.

Son válidos para tu declaración los comprobantes que recibes al realizar los siguientes gastos:

• cuota de autónomos;
• gastos de operaciones de tu cuenta bancaria;
• cotizaciones a los seguros sociales de los trabajadores;
• pago de salarios, impuestos y tasas del municipio.

Los gastos que no aplican para la deducción de impuestos, según la normativa IRPF, son:

• multas, sanciones y recargos de Hacienda, Seguridad Social y de otras instancias de gobierno;
• donativos a instituciones privadas;
• intercambios comerciales con individuos o entidades que operan en paraísos fiscales;
• gastos de vivienda;
• todo lo relacionado con el juego por dinero.

La tecnología ha facilitado en gran manera la gestión de tus facturas, lo que incluye la tarea de reunir los comprobantes necesarios para solicitar la deducción de impuestos.

Muchas empresas están dando un paso hacia la modernización al digitalizar sus facturas a fin de prescindir del papel. Ahora bien, si quieres que un documento tenga validez ante la Agencia Tributaria, debe ser original, tener un sellado de tiempo confiable y estar en un formato legible.

Elaborar la documentación de forma manual no es una buena idea. Además de tratarse de un proceso poco eficiente, existe un alto riesgo de cometer una equivocación que invalide la factura.

Por otro lado, conservar tus facturas en formato papel requiere destinar un área para el almacenamiento de los archivos. Además del espacio que se ocupa, el papel no es el formato o material más durable en el tiempo, si quieres tener un registro seguro de tu actividad. Hoy en día, siempre es conveniente usar otros medios más seguros para llevar un registro de cada gasto.

Actualmente, existen sistemas informáticos que facilitan en gran manera la contabilidad de los gastos tu negocio. ¿Qué servicios ofrecen?

En primer lugar, te permiten digitalizar y emitir documentos con las características requeridas por la autoridad fiscal. Están diseñados para hacer un reconocimiento óptico de los caracteres y agregarlos automáticamente a la línea de entrada correspondiente.

Asimismo, ofrecen una plataforma de almacenamiento segura, una especie de bóveda en la nube a la que solo pueden acceder los usuarios cuya cuenta tenga los permisos necesarios.

Con una herramienta como esta, los contables de tu empresa no perderán tiempo encargándose manualmente de las cuentas de tu negocio. Así, podrán enfocarse en tareas esenciales para el buen funcionamiento y crecimiento de la empresa, como la creación de nuevas políticas y estrategias financieras que optimicen el manejo del presupuesto y la asignación de gastos y mejoren la elección de proveedores.

En conclusión, recurrir a la herramienta de gestión contable adecuada revolucionará la forma de operar de tu negocio.