¿Cuáles son los gastos de un autónomo?

Ser autónomo implica gestionar todo un conjunto de complicaciones que, en una empresa con un mayor número de trabajadores, suelen ser asumidas por profesionales especializados. Una de las complicaciones que más quebraderos de cabeza trae a los trabajadores por cuenta propia es, sin lugar a duda, la gestión de gastos. Y, por extensión, cómo reducirlos.

La pregunta más habitual cuando alguien decide lanzarse a trabajar por cuenta propia es: ¿cuánto cuesta ser autónomo? La respuesta a este gran interrogante es fundamental para empezar con bien pie en este tipo de aventuras laborales.

En este artículo hablaremos de los gastos y costes fijos de los autónomos y te daremos algunos consejos para ser más eficiente como trabajador por cuenta propia, optimizando así tu propia contabilidad.

Todo autónomo debe cumplir con sus obligaciones y cotizaciones con la Seguridad Social. Este es, probablemente, uno de los principales gastos de todo trabajador por cuenta propia. Al fin y al cabo, desde el momento en el que se inscribe en el RETA y da comienzo su actividad laboral, el autónomo está obligado a abonar mensualmente una cuota que será mayor o menor dependiendo de su base de cotización.

Esto significa que, independientemente de lo que gane durante el mes, siempre deberá abonar la totalidad de su cuota mensual. La cuantía exacta de esta aportación, sin embargo, varía en función del tipo de autónomo:

• Nuevos autónomos. Pagan una tarifa plana de 80 euros al mes durante el primer año de su actividad profesional.
  
  
• Autónomo sin bonificaciones. Dependiendo de la base de cotización elegida, se deberán pagar entre 225 euros y 530 euros al mes.
  
  
• Autónomo societario. Con más de diez trabajadores a tu cargo, el valor de la cuota de autónomo será más alta. Si cotizas por la base mínima, deberás pagar 400 euros al mes.

Cabe señalar que la cuota de autónomos es un gasto deducible.

Todo trabajador por cuenta propia debe presentar trimestralmente el Modelo 390 ante Hacienda con su declaración de IRPF. Generalmente, este impuesto se corresponde a un 7 % de los ingresos en el caso de los autónomos profesionales con menos de 3 años de actividad profesional, y del 15 % para los demás. En lo que concierne a los autónomos no profesionales, suele deducirse el 20 % de las ganancias.

El Gobierno grava prácticamente todos los productos y servicios aplicando un impuesto que se conoce como IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido). Por lo general, corresponde a un porcentaje del 21 % sobre su precio inicial.

Entre los autónomos, el IVA es conocido como el gasto que no es un gasto. Y es que, en última instancia, el trabajador por cuenta propia es tan solo un intermediario que retiene el IVA pagado por sus clientes para abonarlo trimestralmente a Hacienda usando el Modelo 303.

Ahora bien, este papel de intermediario puede suponer un problema para un autónomo acostumbrado a hacer encaje de bolillos con sus presupuestos. Lo habitual es emplear el IVA abonado por el cliente en el día a día del autónomo, y esto puede acarrear problemas a la hora de ajustar cuentas con Hacienda. Por eso es recomendable disponer de un cuenta en la que guardar el IVA cobrado y no emplearlo en otros gastos.

Dicho de forma más clara, este seguro cubre cualquier tipo de imprevisto, imprudencia o accidente que un trabajador por cuenta propia pueda afrontar en su día a día laboral. Ahora bien, precisamente porque los riesgos que afronta un albañil no son los mismos que los que afronta un contable, el precio de este seguro de responsabilidad civil varía dependiendo de la actividad del profesional.

Las gestiones y tareas administrativas pueden ocupar gran parte del tiempo de un autónomo, mucho más si es un profesional ajeno a contabilidad y finanzas. Es por eso por lo que muchos trabajadores por cuenta propia apuestan por la contratación de un servicio de gestoría y asesoría.

Esto es un gasto prescindible, obviamente. Pero, a la hora de la verdad, contar con un gestor y asesor puede ayudarte a liberar un tiempo y una energía que puedes reinvertir precisamente en lo que más importa: hacer tu trabajo. Y, al final, esto es una rueda que gira sola: hacer mejor tu trabajo implica mayor beneficio y mayor beneficio implica que puedes permitirte este servicio de gestoría y asesoría.

Tanto si trabaja desde casa como si lo hace desde un espacio laboral (propio o en regimen de coworking), el autónomo debe hacer frente a todo un conjunto de gastos asociados a suministros. Algunos de los más habituales son:

1. Agua.
2. Luz.
3. Teléfono.
4. Internet.
5. Gas.

En el caso de que el trabajador por cuenta propia disponga de un espacio propio, tendrá que pagar la totalidad de estos gastos de suministros. El coworking, por su parte, es una forma de reducir el impacto de estos gastos, ya que suelen ir incluidos en la cuota mensual a pagar.

Por su parte, en España, si el autónomo desempeña su actividad profesional desde su vivienda habitual, podrá aplicar una deducción del 30% de estos gastos siempre que pueda certificar que está empleando esa misma vivienda en el desempeño de su trabajo. Es posible deducir estos gastos presentando el modelo 036 o el modelo 037 ante Hacienda.

Dejando a un lado el gasto en dominio y alojamiento web, ya que esto es algo que solo afecta a un número reducido de autónomos, sí que existe otro gasto recurrente que afecta cada vez a más trabajadores por cuenta propia: el software imprescindible para realizar su trabajo. O, mejor dicho, los diferentes softwares imprescindibles para realizar su trabajo.

Porque, en el caso del autónomo, no solo debe afrontar las licencias de la gran mayoría de programas que use en su día a día laboral, sino que a eso hay que sumar otro software cada vez más común: el de gestión de empresa, facturación y gastos. Como en el caso de la asesoría, es un gasto que puede recortarse pero que, si se realiza la inversión adecuada, puede liberar un tiempo y energía que acabarán repercutiendo positivamente en la actividad profesional.

Evidentemente, es mucho más que recomendable que el autónomo tenga una cuenta bancaria para su actividad profesional y, sobre todo, que no use su cuenta personal para manejar el dinero de esa actividad. Eso sí, tener una cuenta profesional suele ir parejo a todo un conjunto de gastos bancarios como:

1. Comisiones por mantenimiento de cuenta.
2. Comisiones por transacciones.
3. Comisiones por TPV (online o físico).

Cada entidad bancaria suele incluir comisiones distintas para sus servicios, por lo que es importante revisar la oferta antes de contratar una cuenta de este tipo. O, mucho mejor, aprovechar un servicio como el que ofrece Qonto que, además de una cuenta corriente con tarifas transparentes y sin sorpresas en la factura, también ofrece todo un software diseñado especialmente para optimizar la gestión de gastos de empresas, pymes y autónomos.

Además de los gastos ya mencionados, es necesario tener en cuenta otros costes que suelen estar implicados en el desarrollo de la actividad profesional de un autónomo:

• Alquiler de local. Si vas a abrir una tienda, taller u oficina, deberás tener en cuenta este gasto a menos que ya dispongas de un establecimiento propio o trabajes desde casa.
  
  
• Vehículo. Este gasto incluye el coste del vehículo, su mantenimiento y el combustible empleado para el desarrollo de la actividad profesional.
  
  
• Empleados. El salario de las personas que contrates es otro ejemplo de gasto como autónomo que debes tener presente.

A continuación tienes una tabla con un aproximado de los gastos mensuales de un autónomo.

Existen diferentes maneras de optimizar y reducir los gastos fijos de un autónomo. A continuación te hablamos de un par de medidas que puedes adoptar fácilmente para conseguirlo.

Los impuestos que paga un autónomo representan una gran parte de sus gastos fijos. Y, aunque existe la posibilidad de recibir una reducción en la cuota de autónomos durante el primero año de actividad, hay que tener en cuenta que esta cuota es variable dependiendo del tiempo transcurrido desde la fecha de alta en el RETA.

Los primeros 12 meses, un autónomo paga 80 euros o se beneficia del 80 % de descuento en caso de que su base de cotización sea mayor al mínimo establecido. Entre los primeros 12 y 18 meses, la bonificación bajará al 50 %. De 18 a 24 meses, ya descenderá hasta el 30 %.

Por último, los hombres menores de 30 años y las mujeres menores de 35 podrán beneficiarse de 6 meses extra con la bonificación del 30 %. Y, en el caso de que te hayas acogido al régimen de estimación directa, podrás ahorrar hasta un 20 % de IRPF en tu declaración anual.

La mayoría de las compras que hagas y de los servicios por los que pagues para desarrollar tu actividad como autónomo son deducibles de impuestos. Para obtener una reducción de impuestos, deberás guardar las facturas de todos los gastos en los que incurras y registrarlos debidamente durante el ejercicio contable. Es recomendable solicitar una factura siempre que realices un gasto relacionado con tu actividad profesional, aunque sea mínimo.

Entre los gastos deducibles para un autónomo hay que contar los siguientes:

1. Cualquier gasto relacionado con la actividad profesional: material de oficina, mercancías, combustible…
2. Gastos de empleados: sueldos, Seguridad Social, gastos personales…
3. Arrendamientos y cánones: alquileres, asistencia técnica…
4. Reparaciones y conservación: mantenimiento, repuestos…
5. Servicios de trabajadores profesionales ajenos o freelancers.
6. Tributos deducibles como el IBI o el IAE (Impuesto sobre Actividades Económicas).
7. Gastos financieros.
8. Amortizaciones.

Como parte de su estrategia para optimizar recursos y procesos, muchas son las empresas y autónomos que están apostando por la transición de sus facturas en papel al formato electrónico. Realizar esta tarea de forma manual supone una gran inversión de tiempo y no siempre es la mejor opción. Además de ser un método poco eficiente, se corre el riesgo de invalidar la factura ante Hacienda debido a un error en la presentación de los datos.

Es mucho mejor recurrir a herramientas informáticas capaces de reconocer de forma precisa los caracteres de los documentos que digitalizan y colocarlos automáticamente en la línea que corresponda o sincronizarlos con la información bancaria. De esta manera, los documentos generados cumplirán con las características requeridas por la Agencia Tributaria.

Usar un software de contabilidad adecuado te permitirá prescindir de un espacio físico para guardar tus archivos. Además, tus facturas estarán a salvo almacenadas en un espacio virtual, mediante un servicio en la nube que guarde tus documentos digitales en un servidor. Este medio de almacenamiento es totalmente seguro, pues solo podrán acceder a él los usuarios autorizados. Además, para prevenir la pérdida de información, las copias de seguridad automáticas serán de gran utilidad.

La gestión contable de tu empresa será más sencilla si contratas la cuenta de Qonto diseñada para empresas, pymes y autónomos. A continuación tienes los principales beneficios que te ofrece nuestro servicio:

1. Es 100 % online.
2. Se abre en 15 minutos, sin requisitos ni compromiso de permanencia.
3. Permite adjuntar una factura para cada una de tus transacciones.
4. Calcula automáticamente el total del IVA.
5. Se integra de manera fácil e intuitiva a otros sistemas de contabilidad.
6. Tiene aplicación móvil y web intuitiva, rápida y completa.

Al mismo tiempo, la propuesta de Qonto resulta ideal para gestionar el gasto autónomo y el presupuesto cuando varias personas trabajan con los mismos fondos. El administrador podrá definir los roles de cada usuario, dándoles la autonomía que necesiten, pero sin perder el control de la cuenta.

Con Qonto, dedicarás mucho menos tiempo a ordenar facturas, calcular los gastos y preparar las declaraciones. Esto te dará la libertad necesaria para enfocarte en elaborar estrategias efectivas para el crecimiento de tu negocio.