¿Cuáles son los requisitos necesarios para conseguir que tus gastos como autónomo para sean deducibles? Veamos algunos ejemplos de este tipo de gastos y las mejores herramientas para gestionarlos.
Requisitos necesarios para deducir gastos siendo autónomo
De los diferentes requisitos que reclama Hacienda, el más complicado de justificar es la necesidad de demostrar que los gastos forman parte del ámbito laboral y no del ámbito familiar. Algunos ejemplos serían el uso de la vivienda como lugar de trabajo o el uso del coche particular como vehículo de negocio.
En este caso, habría que detallar qué porcentaje de gasto constituye en relación con el gasto generado por el uso doméstico. Esta práctica se instauró hacer hace algunos años (en 2014, concretamente) como una manera de evitar el fraude fiscal.
Para casos especiales, como el pago de la hipoteca, hay que tener en cuenta que puedes desgravarte el pago de la misma cada mes solo si adquiriste los bienes inmuebles datan de antes del año 2013. Esta regla presenta algunas condiciones, pues se aplica la deducción por inversión en vivienda habitual.
Aunque parezca un poco difícil, lo único que hay que tener presente es que el gasto debe aparecer reflejado siempre con la cantidad exacta en euros (no una estimación) en los libros de cuentas. Y, además, es imprescindible conservar la factura correspondiente a dicho gasto.
Un dato importante es que no podrás deducirte los gastos de tickets y facturas simplificadas, por lo que son desaconsejables. Se aconseja no aumentar los gastos desmesuradamente ya que, en caso de inspección por parte de la Agencia Tributaria, no habrá manera de justificarlos.
¿Cuáles son los gastos deducibles de un autónomo?
1. Todo lo que sea un gasto que esté relacionado con el negocio como material de oficina, mercancías o combustibles e incluso internet (cualquier bien de consumo).
2. Gastos de los empleados: sueldos, seguridad social, gastos personales. Sueldos: pagos a empleados, sueldo propio, pagas extraordinarias, dietas, viajes, etc. Seguridad social que le corresponde pagar a la empresa, tanto las de los trabajadores que tenga como la del propio empresario. Otros gastos personales como: cursos de formación, indemnizaciones por fin de contrato o seguros de accidente.
3. Arrendamientos y cánones como alquileres, asistencia técnica, etc.
4. Reparaciones y conservación. Aquí entran los gastos de mantenimiento, repuestos, etc.; pero no van incluidas ampliaciones y mejoras porque son consideradas inversiones que se acabarán amortizando con el tiempo.
5. Servicios detrabajadores profesionales ajenos como pueden ser: economistas, abogados, auditores o notarios. Otros servicios externos como los gastos generados por I+D o el transporte.
6. Tributosdeducibles como el IBI o el impuesto sobre actividades económicas (IAE). El IVA soportado, es decir, el que no sea desgravable a través de la declaración trimestral. Esto ocurre con algunas actividades: las que están exentas de pagar dicho impuesto y las que están acogidas en el régimen especial, como pueden ser las agricultura, pesca y ganadería. Fuera de estas deducciones quedan las sanciones, los recargos por apremio y las presentaciones fuera de plazo de las declaraciones de Hacienda.
7. Gastos financieros como pueden ser los provocados por préstamos o por retrasar el pago de una deuda. No se podrán incluir en este grupo los que provengan del empleo del propio capital del trabajador.
8. Amortizaciones en relación a las inversiones, si se deterioran o se deprecian.
Otros ejemplos de gastos deducibles en la renta de autónomos
El primer modelo de gastos deducibles en la renta de autónomos está relacionado con el suministro doméstico: los autónomos que trabajen desde casa y lo hayan notificado en Hacienda, se podrá deducir parte de los gastos, hasta el 30 %, por la parte que usa para negocio.
Lo segundo es que el autónomo podrá hacer deducibles los gastos generados por pernoctar tanto fuera de su domicilio, como de su comunidad autónoma o de España. La cantidad de dinero variará dependiendo de las distintas opciones.
Además, el autónomo podrá así deducir parte de la cuota de autónomos. Esta es una de las ventajas de los profesionales independientes de este sector y de este tipo de actividad.
Beneficios fiscales a empresas
Los beneficios fiscales solo se aplicarán a empresas de pequeño tamaño en los siguientes casos:
Que haya una pérdida por algún desperfecto de los elementos patrimoniales que sea causado por insolvencia de deudores o porque haya que renovar materiales necesarios para el desempeño del trabajo.
Otros gastos que se pueden incluir son la compra de libros, revistas profesionales, los gastos por asistencia a eventos o de asociaciones empresariales.
Provisiones que sean fiscalmente deducibles como: facturas no hayan sido cobradas o gastos relacionados con devoluciones de ventas.
Preguntas frecuentes sobre gastos deducibles de autónomos
Información sobre deducciones especiales
Las deducciones especiales son aquellas de las que es difícil discernir su uso como actividad económica o como uso privado. El ejemplo más claro es el lugar donde el trabajador por cuenta propia desempeña su actividad laboral, ya sea en un local u oficina específico o en su vivienda propia.
En el caso del local u oficina específico, la deducción de este gasto no debería suponer un problema. Lo único que hay que hacer es notificar a Hacienda el local pertinente, ya sea cuando se empiece con el negocio o modificando los datos que ya tengas registrados.
En caso de que quieras deducir el gasto de la vivienda, tienes que notificarlo a Hacienda igualmente mencionando el porcentaje del domicilio utilizado. Lo normal es que no supere el 50 % de la vivienda, y esos gastos te los podrás deducir ese mismo año. Si el piso es alquilado, para que pueda deducirse te encontrarás con el problema de la factura, ya que la parte de la vivienda en la que se trabaje deberá incluir el IVA.
Cómo deducir los gastos de un coche siendo autónomo
En lo que al IRPF se refiere, solo se consideran gastos deducibles los de los autónomos que se dediquen a actividades que tengan relación con el transporte de personas o mercancías, comerciales y autoescuelas.
Pero si no se pertenece a ese grupo de trabajadores, ¿también puedes deducir los gastos de un coche siendo autónomo? En lo que se refiere al IRPF, no podrán deducirse los gastos pero sí que podrán deducirse otros impuestos, como el que recae sobre el valor añadido.
Gastos generados por el trabajador por cuenta propia
A continuación tienes una lista con algunos de los gastos deducibles más habituales en el caso del trabajador autónomo:
Desplazamientopor motivo laboral. Gastos por desplazamiento por motivos de trabajo: se pueden desgravar los gastos de desplazamiento, estancia, etc. pero siempre con la factura pertinente y justificándolo como viaje de negocios.
Asociado a lo anterior, también entraría la comida de trabajo. Este tipo de gasto es más difícil de justificar y, para que sea deducible, lo mejor es que que puedes hacer es mantener buen registro de ello en el libro de cuentas: todos los gastos producidos e incluso con quién fue la comida.
Gasto de vestuario: nada más es deducible el relacionado con la protección, uniformes o vestuario que tenga el anagrama del negocio.
En cuanto a los gastos en teléfono, Hacienda permite la deducción si se cuenta con una línea telefónica para trabajo (con su correspondiente factura) y otra para uso personal. Esta es la forma de justificar que el gasto no es de uso privado.
Gastos deducibles sin factura
El IRPF permite presentar algunas deducciones sin facturas. Algunos ejemplo de este tipo de gastos deducibles para autónomos son los siguientes:
Seguro.
Sueldos.
Impuestos.
Contratos.
Gastos no deducibles fiscalmente
He aquí algunos de los gastos que no son deducibles para autónomos:
Tus multas y sanciones.
Los donativos.
Tus pérdidas de dinero ocasionadas por el juego.
Los gastos que se han realizado a favor de personas o entidades que están situadas en paraísos fiscales
IVA soportado que sea deducible en una declaración trimestral.
