Estos son los requisitos necesarios para conseguir que tu gasto como autónomo para este año 2021 sea deducible. Veremos algunos ejemplos de este tipo de gastos y las mejores herramientas disponibles para gestionarlos.
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Lo primero que hay que saber es que son gastos deducibles todos aquellos que estén relacionados con la actividad profesional que se lleva a cabo. Es más, entre los requisitos que pide Hacienda para poder deducirse cualquier material o adquisición a la hora de hacer las cotizaciones dentro de tu actividad profesional están: que los bienes estén vinculados con el tipo de trabajo realizado, que los gastos estén debidamente justificados (sobre todo con facturas) y que estén registrados en el libro de gastos del autónomo en cuestión.
De estos tres requisitos que pide Hacienda, el primero puede llegar a ser el más complicado para justificar porque hay que demostrar que forman parte del ámbito laboral y no del ámbito familiar. Algunos ejemplos serían el uso de la vivienda como lugar de trabajo o el uso del coche particular como vehículo de negocio.
En este caso, habría que detallar qué porcentaje de gasto este produce, en relación con el gasto generado por el uso doméstico. Esto se empezó a hacer hace algunos años, en el año 2014 más concretamente, como una manera de evitar el fraude fiscal.
Para casos especiales, como el pago de la hipoteca, hay que tener en cuenta que puedes desgravarte el pago de la misma cada mes gracias a tu negocio, solo si adquiriste los bienes inmuebles antes del año 2013, con algunas condiciones, pues se aplica la deducción por inversión en vivienda habitual.
Aunque parezca un poco difícil, lo único que hay que tener presente es que el gasto debe aparecer reflejado siempre con la cantidad exacta en euros (no una estimación) en los libros de cuentas, además de que hay que tener la factura correspondiente a dicho gasto.
Un dato importante es que no podrás deducirte los gastos de tickets y facturas simplificadas, por lo que son desaconsejables.
Se aconseja no aumentar los gastos desmesuradamente ya que, en caso de inspección por parte de la Agencia Tributaria, no habrá manera de justificarlos.
Todo lo que sea un gasto que esté relacionado con el negocio como material de oficina, mercancías o combustibles e incluso internet (cualquier bien de consumo). Este se calcula sumando las existencias adquiridas a las que ya se tenían y restándole las que han sobrado.
Gastos de los empleados: sueldos, seguridad social, gastos personales. Sueldos: pagos a empleados, sueldo propio, pagas extraordinarias, dietas, viajes, etc. Seguridad social que le corresponde pagar a la empresa, tanto las de los trabajadores que tenga como la del propio empresario. Otros gastos personales como: cursos de formación, indemnizaciones por fin de contrato o seguros de accidente.
Arrendamientos y cánones como alquileres, asistencia técnica, etc.
Reparaciones y conservación. Aquí entran los gastos de mantenimiento, repuestos, etc.; pero no van incluidas ampliaciones y mejoras porque son consideradas inversiones que se acabarán amortizando con el tiempo.
Servicios que han sido cubiertos por trabajadores profesionales ajenos como pueden ser: economistas, abogados, auditores o notarios. Otros servicios externos como los gastos generados por I+D o el transporte.
Tributos que sean deducibles como el IBI o el impuesto sobre actividades económicas (IAE). El IVA soportado, es decir, el que no sea desgravable a través de la declaración trimestral. Esto ocurre con algunas actividades: las que están exentas de pagar dicho impuesto y las que están acogidas en el régimen especial, como pueden ser la agricultura, pesca y ganadería. Fuera de estas deducciones quedan las sanciones, los recargos por apremio y las presentaciones fuera de plazo de las declaraciones de Hacienda.
Gastos financieros como pueden ser los provocados por préstamos o por retrasar el pago de una deuda. No se podrán incluir en este grupo los que provengan del empleo del propio capital del trabajador.
Amortizaciones en relación a las inversiones, si se deterioran o se deprecian.
Todo lo que sea un gasto que esté relacionado con el negocio como material de oficina, mercancías o combustibles e incluso internet (cualquier bien de consumo). Este se calcula sumando las existencias adquiridas a las que ya se tenían y restándole las que han sobrado.
Gastos de los empleados: sueldos, seguridad social, gastos personales. Sueldos: pagos a empleados, sueldo propio, pagas extraordinarias, dietas, viajes, etc. Seguridad social que le corresponde pagar a la empresa, tanto las de los trabajadores que tenga como la del propio empresario. Otros gastos personales como: cursos de formación, indemnizaciones por fin de contrato o seguros de accidente.
Arrendamientos y cánones como alquileres, asistencia técnica, etc.
Reparaciones y conservación. Aquí entran los gastos de mantenimiento, repuestos, etc.; pero no van incluidas ampliaciones y mejoras porque son consideradas inversiones que se acabarán amortizando con el tiempo.
Servicios que han sido cubiertos por trabajadores profesionales ajenos como pueden ser: economistas, abogados, auditores o notarios. Otros servicios externos como los gastos generados por I+D o el transporte.
Tributos que sean deducibles como el IBI o el impuesto sobre actividades económicas (IAE). El IVA soportado, es decir, el que no sea desgravable a través de la declaración trimestral. Esto ocurre con algunas actividades: las que están exentas de pagar dicho impuesto y las que están acogidas en el régimen especial, como pueden ser la agricultura, pesca y ganadería. Fuera de estas deducciones quedan las sanciones, los recargos por apremio y las presentaciones fuera de plazo de las declaraciones de Hacienda.
Gastos financieros como pueden ser los provocados por préstamos o por retrasar el pago de una deuda. No se podrán incluir en este grupo los que provengan del empleo del propio capital del trabajador.
Amortizaciones en relación a las inversiones, si se deterioran o se deprecian.
Que haya una pérdida por algún desperfecto de los elementos patrimoniales que sea causado por insolvencia de deudores o porque haya que renovar materiales necesarios para el desempeño del trabajo.
Otros gastos que se pueden incluir son la compra de libros, revistas profesionales, los gastos por asistencia a eventos o de asociaciones empresariales.
Provisiones que sean fiscalmente deducibles como: facturas no hayan sido cobradas o gastos relacionados con devoluciones de ventas.
1. El primer modelo de gastos deducibles renta autónomos está relacionado con el suministro doméstico: los autónomos que trabajen desde casa y lo hayan notificado en Hacienda, se podrá deducir parte de los gastos, hasta el 30 %, por la parte que usa para negocio.
2. Lo segundo es que, el autónomo, podrá hacer deducibles los gastos generados por pernoctar tanto fuera de su domicilio, como de su comunidad autónoma o de España. La cantidad de dinero variará dependiendo de las distintas opciones.
3. Además, el autónomo podrá así deducir parte de la cuota de autónomos. Esta es una de las ventajas de los profesionales independientes de este sector y de este tipo de actividad.
Son aquellas de las que es difícil discernir su uso como actividad económica o como uso privado. Ahora veremos algunos ejemplos.
Lugar donde el trabajador por cuenta propia realice la actividad: local u oficina específico o vivienda propia.
En el caso del local u oficina específico no debería suponer un problema. Lo único que hay que hacer es notificar a Hacienda el local ya sea cuando se empiece con el negocio modificando los datos que ya tengas registrados.
En caso de ser en la vivienda tienes que notificarlo a Hacienda igualmente mencionando el porcentaje del domicilio utilizado. Lo normal es que no supere el 50 % de la vivienda y esos gastos te los podrás desgravar ese mismo año. Si el piso es alquilado está el problema de las facturas, ya que la parte de la vivienda en la que se realice la que se trabaje deberá incluir el IVA.
En lo que al IRPF se refiere, solo se consideran gastos deducibles los de los autónomos que se dediquen a actividades que tengan relación con el transporte de personas o mercancías, comerciales y autoescuelas.
Pero si no se pertenece a ese grupo de trabajadores, ¿cómo deducir los gastos de un coche siendo autónomo?. En lo que se refiere al IRPF no habrá deducción de gastos pero sí que lo podrán hacer en otros impuestos, como el que recae sobre el valor añadido.
Desplazamiento por motivo laboral, vestuario y teléfono
Gastos por desplazamiento por motivos de trabajo: se pueden desgravar los gastos de desplazamiento, estancia, etc. pero siempre con los papeles necesarios y justificándolo como viaje de negocios.
Asociado a lo anterior entraría la comida de trabajo. Es más difícil de justificar y lo mejor es que que haya un buen registro de ello en el libro de cuentas: todos los gastos producidos e incluso con quién fue la comida.
Gasto de vestuario: solo se admite el relacionado con la protección, uniformes o vestuario que tenga el anagrama del negocio.
En cuanto al teléfono, Hacienda permite la deducción si se cuenta con una línea telefónica para trabajo y otra para uso personal. Esta es la forma de justificar que el gasto no es de uso privado.
El IRPF permite presentar algunas deducciones sin facturas. He aquí algún ejemplo gastos deducibles autónomos: un seguro, sueldos, impuestos y contratos.
He aquí algunos de los gastos que no son deducibles como: las multas y sanciones, los donativos, las pérdidas de dinero ocasionadas por el juego, los gastos que se han realizado a favor de personas o entidades que están situadas en paraísos fiscales y IVA soportado que sea deducible en una declaración trimestral.
