Coworking

Más que un lugar físico, el coworking es la representación actual de una comunidad dinámica preocupada por conceptos como la creatividad, la colaboración y el crecimiento empresarial. Es por eso mismo por lo que atrae a profesionales altamente nómadas que pueden trabajar con tan solo un ordenador portátil, un teléfono una conexión a internet. Profesionales como, por ejemplo, creadores de contenido, diseñadores, social managers, periodistas, programadores…

¿Y cuál es la diferencia entre estos nuevos coworkings y las oficinas de toda la vida? Fundamentalmente, la figura del mencionado gestor de espacio: un profesional que trabaja a tiempo completo para que los coworkers se conozcan y desarrollen nuevas dinámicas tanto laborales como profesionales.

Un coworking debe ofrecer, básicamente, diferentes espacios acondicionados para el teletrabajo y una conexión a internet de alta calidad. Pero, una vez cubierto lo básico, no hay que perder de vista que también tiene que ofrecer todo lo necesario para la construcción de una comunidad laboral.

A ese respecto, en los últimos tiempos se han impuesto nuevas ideas sobre qué deben ofrecer este tipo de espacios:

1. Entorno agradable alejado de la oficina tradicional. Abundan los espacios verdes con iluminación natural, además de diferentes modalidades de puesto de trabajo (mesa, sillón, etc.)
2. Incorporación de nuevas tecnologías que hagan más confortable la vida del coworker, tal y como asistentes de voz, reconocimiento facial, etc.
3. Preocupación constante por la sostenibilidad y por la integración de lo natural (plantas, luz, etc.) en el día a día de los coworkers.
4. Integración de espacios de ocio en los que los coworkers puedan hacer pausas y afterworks.
5. Oferta de servicios externos como gimnasios, transporte público, restaurantes, etc.

Una de las características fundamentales de todo coworking es que ofrece diferentes espacios adaptables a las necesidades de cada trabajador y empresa. Existen, básicamente, tres posibilidades:

• Hot desk o puesto flexible. En esta modalidad, el trabajador no tiene un puesto fijo dentro del espacio, sino que se va cambiando cada día en los diferentes espacios en los que haya disponibles hot desks. Habrá días que necesite un lugar más tranquilo y días en los que prefiera estar al lado de la cafetera. Y, para ello, nada mejor que no estar ligado a un escritorio concreto.
• Puesto fijo. Todos los coworkings incorporan zonas en las que se puede alquilar un lugar de trabajo fijo. Suele ir acompañado de otras facilidades como, por ejemplo, taquillas o cajones específicos en los que dejar las pertenencias bajo llave.
• Oficina privada. La mayoría de coworkings también incluyen oficinas de diferentes tamaños que pueden ser alquilados por empresas que quieran disfrutar de las ventajas y sinergias de este tipo de espacios. En este caso, el empleado trabajará en la oficina pero también podrá disfrutar de las zonas de ocio y de otros espacios como salas de reuniones o cabinas para videollamadas.

Los bondades del teletrabajo cada vez son mejor comprendidas en el mundo laboral y, por extensión, ocurre lo mismo con el coworking. Aun así, no está de más ahondar tanto en las ventajas como en los inconvenientes de esta práctica cada vez más extendida.

Entre los beneficios del coworking podemos encontrar argumentos tan sólidos como los que constan en esta lista:

• Flexibilidad y escalabilidad, tanto en lo relativo al espacio como a los costes. Un coworking suele ofrecer diferentes espacios (desde hot desks a oficinas privadas), y eso hace posible que se vaya ajustando a las necesidades de una empresa que va evolucionando. Cuando el negocio crece, no hace falta buscar nuevas oficinas, sino que todo se reduce a una revisión del contrato (y, muchas veces, incluso podrá adquirirse más espacio sin necesidad de moverse de ubicación).
• Networking y oportunidades de colaboración, ya que la propia estructuración del espacio estimula los encuentros entre profesionales y empresas. La interacción diaria de los coworkers es el caldo de cultivo ideal para asociaciones inesperadas, intercambio de ideas y nuevas oportunidades de negocio.
• Infraestructura y servicios compartidos. La empresa se desentiende del mantenimiento y gestión de la estructura, comodidades y servicios compartidos como la conexión a internet, las salas de reuniones o las áreas de ocio y descanso. Esto implica un menor esfuerzo en logística.
• Ahorro de tiempo y recursos. La empresa y el trabajador puede reinvertir en tareas más importantes toda la energía y tiempo que ya no tienen que dedicar a la gestión y mantenimiento de la infraestructura y los servicios de una oficina tradicional.
• Ambiente motivador que suele traducirse en un impacto positivo en la productividad de los empleados. Los coworkings suelen alimentar una energía positiva y un entorno dinámico de trabajo.
• Eventos, talleres y conferencias que el coworking suele organizar en exclusiva para sus miembros, ofreciéndoles la posibilidad de aprender, actualizarse y mejorar sus aptitudes laborales.

Igual de necesario resulta tener en cuenta desventajas del coworking como las que quedan listadas a continuación:

• Pérdida de privacidad, ya que se comparte el espacio con otros trabajadores que no son de la misma compañía e incluso con otras empresas que estarán a un escritorio de distancia.
• Distracciones y ruido, en el caso de que no se cuente con un espacio privado dentro del coworking.
• Falta de control sobre el espacio y el ambiente. Si el entorno no está alineado con los gustos de la empresa y el trabajador, poco podrá hacer para cambiarlo en términos de iluminación, temperatura y decoración.
• Competencia por espacios y recursos. En todo coworking existen picos de alta demanda en los que, por lo tanto, hay que competir no solo por la cafetera, sino también por las salas de reuniones y las impresoras. Esto puede ser especialmente frustrante.
• Limitaciones de horario. Aunque es muy habitual que los coworkings abran 24 horas al día, muchos de estos espacios limitan su horario. Esto puede dejar fuera a trabajadores y empresas que necesiten o quieran trabajar en horarios fuera de lo normal.
• Conflictos de intereses. ¿Y qué pasa si de repente tu competencia usa el mismo espacio que tú? Pues que el conflicto de intereses puede acabar afectando a tu actividad profesional.
• Menor sentimiento de pertenencia. El coworking va de la comunidad, no de la empresa. Si lo que quieres es que tus trabajadores sientan que pertenecen a tu empresa, puede que el cotrabajo no sea la mejor opción.
• Indecisión a la hora de elegir coworking, ya que la oferta es cada vez más amplia y tomar la decisión correcta hará necesaria cierta inversión de tiempo y energía.
• Coste superior al teletrabajo desde casa. Está claro que, para una empresa, que sus empleados trabajen en un coworking probablemente le salga más económico que tener unas oficinas propias. Pero, a la vez, también será más caro que si esos empleados trabajaran desde casa.

Como ocurre cada vez más en nuestro mundo globalizado, es difícil asegurar dónde y cuándo nació el concepto de coworking. Hay quien dice que se creó originariamente en el año 1995 en Berlín, donde se fundaron los primeros hackerspaces (es decir: espacios en los que la gente iba no solo a trabajar, sino también a relacionarse entre ellos). Pero también hay quien afirma que fue en 1999 cuando Bernie Dekoven creó el primer coworking en Nueva York.

Dekoven fue, de hecho, el padre de la idea de que un espacio de cotrabajo era ideal para emprender y para desarrollar proyectos colaborativos en los que los ordenadores y las tecnologías debían tener tanta importancia como el beneficio personal. No es de extrañar que sus ideas se extendieran en tiempo récord.

Aun sí, la primera persona en acuñar el término coworking fue Brad Neuberg (emprendedor y desarrollador de software) en 2006 en San Francisco. Allá fundó su coworking Hat Factory, que arrancó con tan solo tres coworkers freelancers pero que acabó siendo uno de los principales coworkings a nivel mundial: el Citizen Space.

A día de hoy, se considera que existen aproximadamente 35 000 espacios de coworking en el mundo, lo que suponen 150 millones de metros cuadrados de cotrabajo. Solo en España, existen más de 900 espacios de coworking, aunque también es cierto que el 78% de ellos se encuentran polarizados entre Madrid y Barcelona.

Esto implica que, al final, la mayoría de los coworkers comparten un perfil con algunos puntos en común:

1. Son profesionales acostumbrados a un entorno colaborativo y, por lo tanto, aprecian los espacios en los que pueden compartir experiencias y conocimientos. El objetivo es crecer todos juntos.
2. Son perfiles inquietos a la búsqueda del aprendizaje y el crecimiento.
3. Son profesionales a los que les apasionan sus proyectos, por lo que suelen tener unos objetivos claros y un plan hacia el éxito.
4. No temen al cambio, siempre que sean cambios en pos de una mejora.
5. Tienen un interés genuino y natural en temas como la innovación y la creatividad.

¿Cómo elegir el coworking perfecto? Lo mejor, como siempre en estos casos, es realizar un estudio pormenorizado para dar con el espacio de cotrabajo que mejor se adapte a tus necesidades o a las de tu empresa.

Lo más recomendable es trazar un plan de ataque en el que tener en cuenta los siguientes puntos:

1. Ubicación estratégica. ¿Es la mejor ubicación posible tanto para tus empleados como para los clientes? ¿Está bien comunicado tanto a nivel de transporte público como privado? ¿Está situado en un núcleo urbano que tenga las comodidades necesarias para el bienestar de los trabajadores?
2. Comodidades y servicios. ¿Qué servicios van incluidos en el alquiler? ¿Solo los básicos? ¿También se añaden otros como salas de reuniones privadas, áreas de ocio y descanso, cocina, café y té o impresoras?
3. Flexibilidad de planes y espacios. ¿Los planes de alquiler son escalables y se irán adaptando al crecimiento de tu empresa? ¿Hay suficiente variedad de espacios (escritorios compartidos, cabinas privadas, salas de reuniones, etc.)?
4. Comunidad y networking. ¿Cómo es la comunidad habitual del coworking? ¿Son profesionales afines tu perfil? ¿Organizan eventos y actividades? ¿Son activos?
5. Ambiente y cultura. ¿Cómo es el ambiente? ¿Es un espacio inspirador y motivador? ¿La cultura de los espacios de cotrabajo está alineada con tus valores o los de tu negocio?
6. Seguridad y privacidad. ¿Cuenta el espacio con medidas de seguridad adecuadas a tus necesidades? ¿Son estas medidas suficientes para preservar el nivel de confidencialidad que necesites?
7. Servicios de apoyo empresarial. ¿Se ofrecen servicios adicionales como, por ejemplo, asesoramiento empresarial, talleres o programas de incubación y aceleración?
8. Transparencia en el coste. ¿Has comprobado que el coste de alquiler es transparente y que no incluye tarifas asociadas y ocultas?
9. Infraestructura tecnológica. ¿Cubre el espacio tus necesidades tecnológicas? ¿Tiene pinta de actualizarse constantemente o está anticuado? ¿Es segura la conexión a internet y el uso de los equipos propios del coworking?
10. Opiniones y referencias. ¿Existen en internet opiniones y referencias de otras personas que usen o hayan usado el coworking? ¿Te ayudan a hacerte una idea de la experiencia real de trabajar en el espacio?
11. Contrato y términos. ¿Comprendes todos los términos del contrato? ¿Se adapta a tus necesidades tanto a corto como a largo plazo? ¿Es lo suficientemente flexible?