¿Cuáles son los gastos de una empresa y cómo optimizarlos?

Algo que no te enseñan en la escuela y que aprendes a marchas forzadas cuando te haces mayor es a controlar de forma estricta los gastos de tu vida diaria. Uno de los consejos más necesarios que te pueden dar cuando entras en la vida adulta es precisamente que cada día tomes un ratito para anotar los gastos del día anterior. Esta es una práctica que te hace más consciente de tu propia economía y ayuda a que tus decisiones sean mucho más sensatas.

Este consejo también es aplicable para las empresas. Debido a eso, la gestión de gastos profesionales de un negocio es un tema que ha generado, genera y generará una cantidad realmente increíble de artículos de información. Porque una empresa no solo debe ser consciente de sus propios ingresos y gastos, sino que ha de aprender a crear estrategias que le ayuden a optimizarlos para seguir siendo solvente tanto en el futuro próximo como a largo plazo.

Por eso mismo, este mismo artículo no solo va a abordar las diferentes tipologías de gastos que se dan en toda compañía, sino que además también abarcará todo un conjunto de tácticas y consejos que te ayuden a llevar su gestión a un nuevo nivel de excelencia.

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Primera advertencia antes de entrar en materia: un gasto no es lo mismo que un coste, por mucho que en ocasiones ambos conceptos se usen de forma indistinta (sobre todo en el campo de la contabilidad). Atendiendo a la definición que aparece en el Plan General de Contabilidad (PGC), en España un gasto es un «decremento en el patrimonio neto de la empresa, ya sea en forma de salidas o disminuciones en el valor de los activos».

Esto significa que es una partida que disminuye el beneficio de la empresa y aumenta su deuda. Además, el objetivo de un gasto es asegurar la función operativa del negocio, por lo que no genera ningún tipo de retorno monetario. Los costes, por el contrario, aseguran la producción del mismo negocio y, por lo tanto, sí que generan un retorno en forma de dinero.

Esta es la teoría, claro… Pero ¿cuáles son entonces los gastos reales para las empresas? Los diferentes alquileres de espacios, la compra del material imprescindible para la oficina, la inversión en marketing y publicidad, los gastos de viajes de todo trabajador que los necesite, las facturas servicios contratados, los gastos financieros y administrativos, el mantenimiento de las instalaciones, el transporte, la logística y, obviamente, también las nóminas, salarios y Seguridad Social de los empleados. Por mencionar tan solo algunos de ellos.

Una primera manera de separar los gastos generales sería según la relación que estos mantienen con la producción de la actividad de la empresa. En este caso, pueden diferenciarse entre dos tipos…

• Gastos directos son los que se relacionan de forma directa con la producción de una empresa. En esta categoría se incluye la materia prima del producto, pero también los recursos humanos (ya que la contratación de empleados tiene una relación directa con la producción) o la compra de cualquier material que no sea el del propio producto pero que sea necesario para su producción final.
• Gastos indirectos son los que no derivan directamente de la producción, por mucho que puedan incidir de forma indirecta en ella. Aquí entrarían, por ejemplo, todos los presupuestos de marketing, ventas, gestión y comercialización.

Ahora bien, la forma más habitual de categorizar los gastos de empresa suele ser según su constancia en la contabilidad del negocio. A este respecto, es necesario diferenciar entre gastos fijos y variables.

Los gastos fijos son aquellos que no cambian por mucho que varíe el volumen de producción a la cantidad de clientes. Es decir: son gastos profesionales que mantienen una constancia y que son ineludibles para un negocio si quiere mantener su actividad. Incluso si se detuviera la producción y cesaran los ingresos, la empresa debería seguir afrontándolos.

La mayor parte de gastos fijos suelen ser recurrentes (mensuales, semestrales, anuales, etc.), aunque también puede darse el caso de que sean aperiódicos e igualmente no dependan del volumen de producción o clientes. En esta categoría entran, por lo tanto, gastos habituales para los negocios como el pago del alquiler, los préstamos, la hipoteca, los impuestos y tasas, las facturas de suministros y los servicios contratados a empresas externas.

Por el contrario, los gastos variables son aquellos que guardan una relación directa con la producción y que, por lo tanto, aumentan o disminuyen cuando esa misma producción aumenta o disminuye. Dicho de otra forma: son gastos que dependen directamente de la actividad del negocio.

Dentro de los gastos variables, hay dos grandes grupos que ninguna compañía puede eludir:

• La materia prima. Cuando la empresa ofrece un producto y no un servicio, la materia prima son los materiales imprescindibles en los procesos de elaboración, empaquetado y embalado de ese mismo producto.
• Los costes de personal. Este es un gasto que ha de afrontar todo negocio independientemente si ofrece un producto o un servicio. Aquí entra, por lo tanto, el pago de los sueldos, los impuestos y la Seguridad Social.

Categorizar los gastos profesionales de tu empresa es un primer paso tan valioso como apuntar cada día los gastos de tu vida personal. Pero eso (y usar una buena app para gestionarlos) realmente es tan solo el principio si lo que quieres es optimizar su gestión. Aquí van diez consejos a este respecto...

1. Establecer un presupuesto. Si el objetivo de todas las empresas es reducir los costes innecesarios, el primer (y probablemente más importante) paso es realizar un presupuesto de gastos que sea lo más realista posible a partir de las salidas y las entradas de contabilidad. Esta plantilla será crucial a la hora de tomar decisiones y analizar los resultados de los negocios. Para ello, no solo deberá incluir información de todos los gastos (identificando tanto su origen como su función dentro del negocio), sino que también deberá apuntar hacia una estrategia de planificación, revisión y control. Estos tres pasos son necesarios e ineludibles.
2. Evaluar los gastos. Una vez con el presupuesto en la mano, es necesario realizar un análisis exhaustivo de todos los gastos operacionales. Es necesario revisarlos y controlarlos para decidir cuáles son prescindibles y cuáles no.
3. Crear un presupuesto de tesorería. Igual de importante que el presupuesto general es el presupuesto de tesorería, que debe recoger todos los cobros y pagos (es decir: todos los ingresos y las salidas monetarias) con sus respectivas fechas de vencimiento. El objetivo de este presupuesto es evitar una falta de liquidez en la empresa y corregir cualquier tipo de desviación futura.
4. Elaborar una política de gastos. La política de gastos es un plan que toda empresa debería tener por escrito y poner en conocimiento de sus trabajadores en forma de informe. Ningún empleado es ajeno a este punto. Son las reglas pensadas para optimizar las finanzas de un negocio y, por lo tanto, deben incluir los límites de gastos. Es necesario procurar que absolutamente todos los trabajadores de una empresa se ciñan a esta política a la hora de gestionar las dietas y gastos que se derivan de su trabajo.
5. Gestionar y aprovechar ayudas. Toda empresa debería revisar periódicamente el marco legal de su sector para comprobar nuevas deducciones posibles que ayuden a reducir el pago de impuestos. Y, de la misma forma, se impone examinar las categorías profesionales para detectar posibles bonificaciones en la contratación de personal.
6. Controlar y reconducir la deuda. Pocas son las empresas que pueden jactarse de tener una deuda cero. Por eso mismo, es necesario realizar una labor de análisis periódico de los requisitos de financiación (tanto presentes como futuros) para detectar posibles mejoras en los costes de créditos, préstamos, tarjetas y comisiones.
7. Invertir en tecnología. Que la tecnología avanza a una velocidad increíble es un cliché que todo el mundo conoce. Lo que ocurre es que, en un panorama puramente empresarial, estos avances pueden y deben utilizarse para ahorrar en gastos, ya sea con nuevas operativas (como el software online o el trabajo en la nube, muchas de ellas gratis) o con nueva tecnología (hardware) que abarate costes.
8. Digitalizar los documentos. Dentro de la inversión en tecnología, la digitalización de documentos puede parecer una acción menor. Pero no lo es. Dejar de usar archivos físicos (tanto facturas como recibos e incluso informes) hace que un negocio gane en ahorro (en serio: cuenta cuánto papel gastas en tu empresa, y te sorprenderá), en espacio físico y en tiempo, ya que facilita su gestión con herramientas tan útiles como el trabajo en tiempo real o la nube en la que centralizar todos los documentos.
9. Fomentar la cultura del ahorro en la empresa. Los trabajadores en plantilla son los primeros que deben entender que cualquier ahorro en beneficio de la empresa también será en beneficio propio. Para ello, es necesario fortificar la conciencia común en la gestión de gastos y, por qué no, alimentar una verdadera cultura del reciclaje y la reducción de gastos de oficina (lo del papel ya se ha mencionado, pero también es válido para suministros como el teléfono, el agua o la luz).
10. Revisar la estrategia de negocio. Los nueve puntos anteriores no serán de ninguna utilidad si no se revisa periódicamente la estrategia que rige los objetivos y las metas de la empresa. Es necesario comprobar que la línea de negocio sigue siendo óptima para detectar si es posible sumar algún valor añadido. A la vez, también es aconsejable aislar los procesos y clientes más improductivos y, si es conveniente, eliminarlos. En el caso de que el negocio haya aumentado o disminuido, será necesario apostar por una redimensión del mismo.