¿Cuáles son los gastos empresariales y cómo optimizar su gestión?

¿Quieres aprender a identificar todos los tipos de gastos de tu empresa y optimizarlos para impulsar el negocio? Algo que no te enseñan en la escuela y que aprendes a marchas forzadas cuando te haces mayor es a controlar de forma estricta los gastos de tu vida diaria.

Uno de los consejos más necesarios que te pueden dar cuando entras en la vida adulta es precisamente que cada día tomes un ratito para anotar los gastos del día anterior. Esta es una práctica que te hace más consciente de tu propia economía y ayuda a que tus decisiones sean mucho más sensatas.

Este consejo también es aplicable para las empresas. Debido a eso, la gestión de gastos profesionales de un negocio es un tema que ha generado, genera y generará una cantidad realmente increíble de artículos de información. Porque una empresa no solo debe ser consciente de sus propios ingresos y gastos, sino que ha de aprender a crear estrategias que le ayuden a optimizarlos para seguir siendo solvente tanto en el futuro próximo como a largo plazo.

Por eso mismo, este artículo no solo va a abordar las diferentes tipologías de gastos que se dan en toda compañía, sino que además también abarcará todo un conjunto de tácticas y consejos que te ayuden a llevar su gestión a un nuevo nivel de excelencia.

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Primera advertencia antes de entrar en materia: un gasto no es lo mismo que un coste, por mucho que en ocasiones ambos conceptos se usen de forma indistinta (sobre todo en el campo de la contabilidad).

Esto significa que es una partida que disminuye el beneficio de la empresa y aumenta su deuda. Además, el objetivo de un gasto es asegurar la función operativa del negocio, por lo que no genera ningún tipo de retorno monetario. Los costes, por el contrario, aseguran la producción del mismo negocio y, por lo tanto, sí que generan un retorno en forma de dinero.

Esta es la teoría, claro… Pero ¿cuáles son entonces los gastos reales para las empresas? Los diferentes alquileres de espacios, la compra del material imprescindible para la oficina, la inversión en marketing y publicidad, los gastos de viajes de todo trabajador que los necesite, las facturas servicios contratados, los gastos financieros y administrativos, el mantenimiento de las instalaciones, el transporte, la logística y, obviamente, también las nóminas, salarios y Seguridad Social de los empleados. Por mencionar tan solo algunos de ellos.

Para establecer una tipología básica de gastos de empresa, sin embargo, podemos basarnos en dos preguntas: ¿son directos o indirectos? ¿Son fijos o variables?

Una primera manera de separar los gastos generales sería según la relación que estos mantienen con la producción de la actividad de la empresa. En este caso, pueden diferenciarse entre dos tipos:

• Gastos directos son los que se relacionan de forma directa con la producción de una empresa. En esta categoría se incluye la materia prima del producto, pero también los recursos humanos (ya que la contratación de empleados tiene una relación directa con la producción) o la compra de cualquier material que no sea el del propio producto pero que sea necesario para su producción final.
  
  
• Gastos indirectos son los que no derivan directamente de la producción, por mucho que puedan incidir de forma indirecta en ella. Aquí entrarían, por ejemplo, todos los presupuestos de marketing, ventas, gestión y comercialización.

Ahora bien, la forma más habitual de categorizar los gastos de empresa suele ser según su constancia en la contabilidad del negocio. A este respecto, es necesario diferenciar entre gastos fijos y variables.

Es decir: son gastos profesionales que mantienen una constancia y son ineludibles para un negocio si quiere mantener su actividad. Incluso si se detuviera la producción y cesaran los ingresos, la empresa debería seguir afrontándolos.

La mayor parte de gastos fijos suelen ser recurrentes (mensuales, semestrales, anuales, etc.), aunque también puede darse el caso de que sean aperiódicos e igualmente no dependan del volumen de producción o clientes. En esta categoría entran, por lo tanto, gastos habituales para los negocios como el pago del alquiler, los préstamos, la hipoteca, los impuestos y tasas, las facturas de suministros y los servicios contratados a empresas externas.

Dicho de otra forma: son gastos que dependen directamente de la actividad del negocio. Dentro de los gastos variables existen dos grandes grupos que ninguna compañía puede eludir:

• La materia prima. Cuando la empresa ofrece un producto y no un servicio, la materia prima son los materiales imprescindibles en los procesos de elaboración, empaquetado y embalado de ese mismo producto.
  
  
• Los costes de personal. Este es un gasto que ha de afrontar todo negocio independientemente de si ofrece un producto o un servicio. Aquí entra, por lo tanto, el pago de los sueldos, los impuestos y la Seguridad Social.

Categorizar los gastos profesionales de tu empresa es un primer paso tan valioso como apuntar cada día los gastos de tu vida personal. Pero eso (y usar una buena app para gestionarlos) realmente es tan solo el principio si lo que quieres es optimizar su gestión. A continuación tienes diez consejos para mejorar tu gestión de gastos empresariales.

Si el objetivo de todas las empresas es reducir los costes innecesarios, el primer (y probablemente más importante) paso es realizar un presupuesto de gastos que sea lo más realista posible a partir de las salidas y las entradas de contabilidad. Esta plantilla será crucial a la hora de tomar decisiones y analizar los resultados de los negocios.

Para ello, no solo deberá incluir información de todos los gastos (identificando tanto su origen como su función dentro del negocio), sino que también deberá apuntar hacia una estrategia de planificación, revisión y control. Estos tres pasos son necesarios e ineludibles.

Una vez con el presupuesto en la mano, es necesario realizar un análisis exhaustivo de todos los gastos operacionales. Es necesario revisarlos y controlarlos para decidir cuáles son prescindibles y cuáles no.

Igual de importante que el presupuesto general es el presupuesto de tesorería, que debe recoger todos los cobros y pagos (es decir: todos los ingresos y las salidas monetarias) con sus respectivas fechas de vencimiento. El objetivo de este presupuesto es evitar una falta de liquidez en la empresa y corregir cualquier tipo de desviación futura.

La política de gastos es un plan que toda empresa debería tener por escrito y poner en conocimiento de sus trabajadores en forma de informe. Ningún empleado es ajeno a este punto. Son las reglas pensadas para optimizar las finanzas de un negocio y, por lo tanto, deben incluir los límites de gastos. Es necesario procurar que absolutamente todos los trabajadores de una empresa se ciñan a esta política a la hora de gestionar las dietas y gastos que se derivan de su trabajo.

Toda empresa debería revisar periódicamente el marco legal de su sector para comprobar nuevas deducciones posibles que ayuden a reducir el pago de impuestos. Y, de la misma forma, se impone examinar las categorías profesionales para detectar posibles bonificaciones en la contratación de personal.

Pocas son las empresas que pueden jactarse de tener una deuda cero. Por eso mismo, es necesario realizar una labor de análisis periódico de los requisitos de financiación (tanto presentes como futuros) para detectar posibles mejoras en los costes de créditos, préstamos, tarjetas y comisiones.

Que la tecnología avanza a una velocidad increíble es un cliché que todo el mundo conoce. Lo que ocurre es que, en un panorama puramente empresarial, estos avances pueden y deben utilizarse para ahorrar en gastos, ya sea con nuevas operativas (como el software online o el trabajo en la nube, muchas de ellas gratis) o con nueva tecnología (hardware) que abarate costes.

Dentro de la inversión en tecnología, la digitalización de documentos puede parecer una acción menor. Pero no lo es. Dejar de usar archivos físicos (tanto facturas como recibos e incluso informes) hace que un negocio gane en ahorro (en serio: cuenta cuánto papel gastas en tu empresa, y te sorprenderá), en espacio físico y en tiempo, ya que facilita su gestión con herramientas tan útiles como el trabajo en tiempo real o la nube en la que centralizar todos los documentos.

Los trabajadores en plantilla son los primeros que deben entender que cualquier ahorro en beneficio de la empresa también será en beneficio propio. Para ello, es necesario fortificar la conciencia común en la gestión de gastos y, por qué no, alimentar una verdadera cultura del reciclaje y la reducción de gastos de oficina (lo del papel ya se ha mencionado, pero también es válido para suministros como el teléfono, el agua o la luz).

Los nueve puntos anteriores no serán de ninguna utilidad si no se revisa periódicamente la estrategia que rige los objetivos y las metas de la empresa. Es necesario comprobar que la línea de negocio sigue siendo óptima para detectar si es posible sumar algún valor añadido. A la vez, también es aconsejable aislar los procesos y clientes más improductivos y, si es conveniente, eliminarlos. En el caso de que el negocio haya aumentado o disminuido, será necesario apostar por una redimensión del mismo.

Optimizar la gestión de gastos empresariales también pasa por evitar sus problemas más frecuentes. A continuación tienes dos de los que más se repiten en el día a día de muchos negocios.

Según un estudio publicado por Sage, 1 de cada 5 pymes afirma haber experimentado ya un problema de tesorería. De hecho, es el motivo por el que 25 000 pequeñas empresas cierran cada año.

Entre las causas, encontramos la caída de las ventas, el aumento del precio de las materias primas, la ampliación de los plazos de pago de los clientes o la reducción de los plazos de pago de los proveedores, los gastos excepcionales o incluso el retraso en la rentabilidad de la inversión.

Para evitar que la situación se prolongue y termine en una liquidación judicial, puedes negociar un préstamo bancario de emergencia para reponerte de vez en cuando. También puedes analizar tus gastos fijos e intentar reducirlos.

Para limitar los riesgos y reducir la necesidad de capital circulante, aquí tienes algunas ideas:

1. Renegocia los contratos con tus proveedores de servicios.
2. Controla las existencias.
3. Mejora la supervisión de los pequeños gastos.

Una buena gestión del flujo de caja exige, sobre todo, control y previsión.

El tiempo dedicado a recopilar, verificar, procesar y controlar tickets de gastos de los empleados a menudo se puede optimizar en gran medida. Además, es una tarea de bajo valor añadido para la empresa. Para el contable, esta actividad es repetitiva, lleva mucho tiempo y, muy a menudo, la intervención humana aumenta el riesgo de errores de entrada. Además, hace perder el tiempo del empleado también.

Una vez recopilados los gastos, se deben actualizar los informes con los nuevos gastos y comprobar que los cálculos son correctos. Actualizar el archivo de seguimiento manualmente tiene dos inconvenientes principales: introducirlo lleva tiempo (también aumenta el riesgo de errores) y los saldos no se actualizan en tiempo real.

Para automatizar y hacer más confiable la pre contabilidad, lo mejor es optar por un software especializado en gestión de gastos. Para conciliar la gestión diaria con el seguimiento contable, puedes elegir una solución SaaS que incluya una amplia gama de funciones: contabilidad de clientes y proveedores, circuitos de aprobación, gestión de gastos, presupuestos e informes, integración contable...

Los más eficaces son los que tienen un tecnología avanzada de inteligencia artificial como OCR (reconocimiento óptico de caracteres). De hecho, te permitirán digitalizar también todo el proceso de procesamiento de las facturas.

Si quieres ir más allá, con las tarjetas bancarias profesionales es posible gestionar los gastos en tiempo real: todas las transacciones se registran automáticamente en una única interfaz.

‍Ahora que ya sabes cómo optimizar la gestión de gastos y cuáles son sus problemas más comunes, es el momento de definir una hoja de ruta para el día a día con las mejores prácticas posibles.

Les informes de gastos son documentos que rellenan los empleados cuando anticipan una suma de dinero a la empresa como parte de sus funciones (comida para un cliente, una noche de hotel durante el viaje, gastos de kilometraje cuando un empleado usa su coche personal, etc.). El informe de gastos debe mencionar un número determinado de elementos (fecha, importe, objeto del gasto, etc.) y debe ir acompañado de un comprobante de pago. La mayoría de las veces, es una factura o un ticket de venta que muestra el IVA.

Sin embargo, la elaboración del informe de gastos lleva tiempo y aumenta el riesgo de errores de entrada por parte del equipo contable y financiero. Esta tarea de bajo valor agregado tampoco es ideal para los empleados. El importe a anticipar puede ser elevado y los plazos de amortización pueden ser muy largos. Además, si el empleado pierde su comprobante, no se le reembolsará. Por último, prescindir de un informe de gastos limita el riesgo de fraude en caso de una declaración falsa.

La tarjeta bancaria de empresa tiene una serie de ventajas sobre el informe de gastos. En primer lugar, el empleado puede usarla para encargarse él mismo de la organización de sus viajes. Al igual que con una cuenta bancaria tradicional, podrá comprar sus billetes de tren y reservar su hotel de forma independiente. Además, la tarjeta bancaria corporativa también ahorra un tiempo valioso a los equipos financieros.

En términos de contabilidad, todos los gastos asociados a la tarjeta corporativa se cargan a la misma cuenta, independientemente del número de tarjetas utilizadas. Con una tarjeta profesional, es posible gestionar los gastos en tiempo real: todas las transacciones se registran automáticamente en una única interfaz. Y también supone un ahorro de tiempo para los empleados: ¡normalmente se ahorra media hora por informe de gastos! Según un estudio de Finyear, de la mitad de los empleados encuestados, casi la mayoría querría disponer de una herramienta de gestión de gastos.

¿Cuál es la mejor forma de integrar todo lo aprendido en este artículo? Implementando una política de gestión de gastos que se adapte de la forma más eficaz a las necesidades de tu empresa. Consíguelo gracias a los siguientes consejos.

Para que se implemente correctamente en la empresa, la política de gestión de gastos debe cubrir todas las etapas de proceso de compra:

1. ¿Quién tiene derecho a incurrir en gastos en la empresa y según qué modalidades (definición de presupuesto, niveles de autorización, circuito de autorización, etc.)?
2. ¿Cómo se envían las facturas al departamento de finanzas y contabilidad (solo canal desmaterializado, dirección de correo electrónico única para recibir facturas...)?
3. ¿Quién valida las facturas antes de pagarlas?
4. ¿Qué política de pago aplicamos a nuestros proveedores? ¿Cómo pagarlos (transferencias, prestación de tarjetas corporativas al personal, etc.)?

Todas estas son preguntas que permiten a la empresa estructurarse mediante la definición de procesos claros y conocidos por todos. El objetivo de esta política de gestión de gastos es, al mismo tiempo, hacer que los procesos sean confiables en términos de control interno, administrar sus costes y optimizar su capital circulante y, por lo tanto, su flujo de caja.

Para poder aplicar y seguir las reglas definidas en la política de gestión de gastos, se recomienda utilizar un software con un amplio alcance funcional que cubra todo el proceso de compra.

Esta herramienta debería permitirte ahorrar tiempo y productividad al automatizar las tareas recurrentes, reducir los errores manuales e implementar procesos de colaboración dentro de la empresa. Para elegirla bien entre todas las aplicaciones de administración, te recomendamos que prestes atención a la facilidad de uso, al alcance funcional y que lo adaptes a tus propias normas internas.

Si puedes, opta por un software que también sea capaz de gestionar el cobro de facturas, la digitalización (idealmente mediante un software fiable de reconocimiento óptico de caracteres OCR), la contabilidad y la asignación presupuestaria correcta, configurar los circuitos de aprobación, proceder con los pagos y gestionar la conciliación bancaria.

Sigue tus informes y presupuestos en tiempo real con una única plataforma que se actualiza automáticamente con cada nueva transacción. Mucho más práctico que una hoja de cálculo de Excel, ¿verdad?

No esperes a que tus empleados te envíen sus informes de gastos y tickets justificativos para tener una visión actualizada del estado financiero de la empresa. De este modo, podrás gestionar el presupuesto, calcular la previsión lo más cerca posible de la realidad y controlar la situación financiera en tiempo real.