Cómo calcular el kilometraje y deducir tus dietas por desplazamiento

En España, la compensación por el uso de vehículo personal para fines laborales se establece tomando como guía una tarifa normativa dictada por la Agencia Tributaria. Para el año 20234, por ejemplo, esta tarifa exenta de impuestos se fijó en 0.26 euros por kilómetro recorrido. Este valor se revisa anualmente, por lo que es importante estar al tanto de las actualizaciones.

En España, las empresas tienen libertad de ajustar esta tarifa de acuerdo a sus políticas internas. Sin embargo, cualquier monto que supere la tarifa oficial debe ser tratado como parte del salario del empleado. Esto implica que ese excedente estaría sujeto a las correspondientes cargas fiscales y contribuciones a la Seguridad Social.

Para evitar problemas legales o fiscales, es recomendable que las empresas desarrollen políticas claras de compensación por kilometraje y mantengan registros precisos y detallados de los kilómetros recorridos por cada empleado. Esta buena práctica facilita el cumplimiento con las normativas además de promover la transparencia dentro de la organización.

En territorio español, la compensación por kilometraje varía ligeramente dependiendo de la comunidad autónoma, especialmente en regiones con regímenes fiscales propios como País Vasco y Navarra. Es necesario tener en cuenta los siguientes factores:

• Tarifa general. La Agencia Tributaria estipula una tarifa general de 0.26 euros por kilómetro. Los reembolsos son libres de impuestos hasta este umbral. Cualquier cantidad que exceda este límite está sujeta a impuestos.
  
  
• Variaciones regionales. En País Vasco, la tarifa establecida es de 0.29 euros por kilómetro. Y en Navarra la tarifa es aún mayor, situándose en 0.32 euros por kilómetro.
  
  
• Flexibilidad empresarial. A pesar de estas cifras, no existe una tarifa estandarizada fija. Las empresas tienen la libertad de establecer sus propias tarifas de kilometraje basadas en diversos factores como su política de viajes, el sector en el que operan o la antigüedad del empleado, entre muchos otros factores.

Esta flexibilidad permite a las empresas adaptarse mejor a sus necesidades específicas, aunque siempre dentro del marco legal que impone tanto la normativa nacional como las particularidades regionales.

A la hora de deducir las dietas por kilometraje, es necesario tener en cuenta dos casos diferentes: el del empleado y el de la empresa.

Empleados. Los empleados gozan de una exención de impuestos en sus dietas de kilometraje. Hasta el límite establecido por la Agencia Tributaria (0.26 euros por kilómetro para 2024), la cantidad reembolsada por kilometraje no se considera parte del salario imponible del empleado. Esto significa que los empleados no tienen que pagar impuestos sobre esta parte de su compensación.

Para que estos reembolsos sean tratados como exentos de impuestos, sin embargo, los empleados deben proporcionar la documentación adecuada que valide los kilómetros recorridos. Esto puede incluir informes de viaje detallados o datos de sistemas de seguimiento GPS.

Empresas. Las cantidades pagadas como dietas por kilometraje son completamente deducibles como gastos para la empresa, siempre y cuando no excedan el límite exento de impuestos y estén debidamente documentadas.

Es importante, eso sí, que las empresas establezcan una política clara de reembolso por kilometraje que se ajuste a las normativas fiscales. Esto incluye definir la tarifa por kilómetro y los procedimientos de documentación para los empleados.

Las dietas por kilometraje se pagan una vez que el empleado ha realizado el desplazamiento requerido por motivos laborales y ha presentado la documentación que justifique dicho viaje. El momento específico del pago puede variar según las políticas de la empresa, pero generalmente se incluyen en la nómina del período en que se efectuó el viaje o en la siguiente, dependiendo del ciclo de pago de la empresa.

En muchos negocios, los empleados deben presentar un informe de gastos que detalle los kilómetros recorridos junto a cualquier otra información relevante que la empresa requiera, como la razón del viaje y la ruta tomada. Este informe suele ser revisado por el departamento correspondiente para verificar su exactitud antes de proceder con el reembolso.

En España, la regulación sobre las dietas por kilometraje no especifica una distancia mínima o máxima que los empleados deban recorrer para calificar para la compensación. Esto significa que tanto las empresas como los trabajadores disponen de gran flexibilidad a este respecto.

Aun así, es habitual que las empresas establezcan sus propias políticas internas para definir umbrales mínimos con los que evitar el reembolso de viajes excesivamente cortos, asegurando así una utilización razonable de esta compensación. Al fin y al cabo, las compañías tienen libertad para crear normativas internas que marquen tanto distancias mínimas como máximas reembolsables siempre que se mantengan dentro de un marco razonable y justificado.

Nuestra calculadora de dietas por kilometraje no considera los gastos según el tipo de combustible (sea este gasolina, diésel o cualquier otro) precisamente porque este factor no influye de ninguna forma sobre el cálculo final. Sea cual sea la naturaleza del combustible usado, lo que se considera en este cálculo es el monto invertido en el combustible y no su tipo.

De esta forma, la razón principal por la que nuestra calculadora de kilometraje no incluye el gasto según tipo de combustible es que este cálculo se centra exclusivamente en la distancia recorrida y no en los costos operativos específicos del vehículo, como el combustible.