Tratamiento fiscal de los gastos de viaje y dietas

Se conocen como gastos de viaje y dietas aquellos gastos que se generan cuando el trabajador tiene que desplazarse fuera del lugar habitual de su puesto, ya sea taller, oficina u otras instalaciones de la empresa y que conllevan unos gastos de manutención o locomoción. En este post te contamos el tratamiento fiscal que tienen estos gastos, muy normales en el ámbito laboral hoy en día, y los documentos que es necesario aportar para justificarlos.

Es necesario tener documentos para justificar estos gastos poque cada empresa tiene una política sobre el control de gastos.

Para conocer con exactitud el tratamiento fiscal de las dietas, hay que tener presente la política que establece la Agencia Tributaria en nuestro país y la información relativa al irpf español. En concreto, este aspecto se regula en el artículo 9 del RD 439/2007, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, más conocido como irpf. Según éste, las asignaciones de los trabajadores para hacer frente a dietas, desplazamientos y hostelería por razones de trabajo no han de tributar.

Se consideran como asignaciones de dietas exentas:

• Gastos de manutención y estancia: en este apartado, la normativa distingue entre gastos de estancia y gastos de manutención. En este epígrafe se diferencia además si hay o no pernocta, y si ésta es en España o en el extranjero. El pago de gastos de residencia de algunos trabajadores, para desplazamientos puntuales de varios meses, de los que en ocasiones suele hacerse cargo la empresa, también se incluye en esta categoría de gastos de trabajo.

• Gastos de locomoción: en este caso se hace la distinción teniendo en cuenta si se ha utilizado transporte público o el trabajador ha viajado por su cuenta al trabajo en cuestión.

• Gastos de estancia: en este caso se valora como exento el importe justificado, estando sometidas a gravamen las cantidades que no se justifiquen, relacionadas con establecimientos de hostelería.

• Gastos de manutención: si existe pernocta, se reconoce un límite de 53.34 € para desplazamientos dentro del territorio español, y 91.35 € para cualquier municipio o desplazamiento a un lugar en el extranjero. Cuando no existe pernocta, la cantidad se reduce a los 26.67 € en España y 48.08 € para el extranjero. El caso del personal de vuelo sería distinto un para el que se determina un límite de 36,06€ si el desplazamiento es en territorio nacional y de 66.11 € si es fuera de España.

Cuando el trabajador debe realizar un desplazamiento a un municipio distinto de su lugar de residencia, la empresa le dará una serie de asignaciones para gastos, dependiendo también de los rendimientos de trabajo, y que incluirán una serie de gastos de peaje y aparcamiento, dietas y asignaciones, teniendo el cuenta el tiempo de estancia. El trabajador deberá justificar los siguientes gastos mediante factura:

• Si se viaja en transporte público, estará exento el importe de locomoción que sea justificado por los trabajadores, debiendo tributar por el importe que no esté justificado.

• Cuando se viaja por cuenta propia, la norma general contabiliza 19 céntimos por kilómetro recorrido, además de los gastos de aparcamientos y gastos de transporte con peajes que se justifiquen documentalmente.

El tratamiento fiscal de los gastos de viaje y gastos de dietas está regulado al detalle, de forma que la empresa conozca a qué atenerse en todo momento. En todos los casos, para justificar ante Hacienda los gastos que se han generado por motivos laborales, debe aportarse el documento correspondiente. Estos son algunos ejemplos:

• Facturas de hoteles donde aparezca claramente el importe, el día de la pernocta y el lugar de la residencia, con todos los datos habituales del establecimiento y el cliente.

• Facturas de los restaurantes donde se han efectuado las comidas. Siempre que las razones laborales requieran desplazarse fuera del lugar habitual de trabajo, estará acreditada la necesidad de estos gastos.

• Tickets de aparcamiento, cerca del lugar de trabajo, en los que aparezca la fecha y hora de estacionamiento.

• Tickets de peajes, que se entiende hayan sido necesarios para desplazarse por motivos de trabajo.

La normativa fiscal es clara respecto a los casos en los que las comidas tienen consideración de dietas. Fuera de esos supuestos, se entenderá que responden a asignaciones para gastos o una parte del salario en efectivo. Así, los tickets del comedor de la empresa o ticket restaurante no se entenderá incluido en el concepto de dieta laboral, sino que se enmarca en las retribuciones en efectivo (como las asignaciones por rendimientos) que percibe el trabajador.

Siempre que sea necesario que los empleados realicen una actividad que requiera desplazamientos o jornadas de trabajo en establecimientos no pertenecientes a la compañía, es necesario prever las cuestiones prácticas. Para evitar que el personal tenga que adelantar el importe de los gastos de dietas o los pagos mediante dinero en mano, una solución perfecta son las tarjetas Qonto. Esta propuesta que llega para facilitar trámites y tener una supervisión al detalle de todos los gastos.