Cómo gestionar los gastos de dietas y desplazamientos

Las dietas corresponden a las cantidades que la empresa pone a disposición del trabajador cuando este tiene que viajar o desplazarse fuera de su lugar de trabajo. Se trata de una serie de asignaciones en concepto de manutención y locomoción para que los empleados no tengan que gastar o adelantar su dinero personal.

Este tipo de desplazamientos conlleva irremediablemente una serie de costes relacionados con el transporte, la comida e incluso el alojamiento. Cuando los importes y condiciones de estas cantidades compensatorias sobrepasan ciertos límites, el empresario deberá tributar por ellas (kilometraje IRPF).

Los gastos de desplazamiento y dietas son una de las preocupaciones que forman parte del día a día de los empleados que deben desplazarse fuera de la oficina. Ahora bien, la empresa debe saber qué incluyen y cuáles son las limitaciones existentes para saber gestionarlos eficientemente.

¿Quiere saber más sobre los gastos de la empresa? Puedes leer nuestro artículo sobre la gestión de gastos.

El desplazamiento del trabajador conlleva determinados costes de kilometraje que hay que tener en cuenta. Los conceptos económicos por esta circunstancia se dividen en dos grupos:

• Costes derivados por desplazamientos en transporte público

• Costes por el consumo y mantenimiento de un vehículo privado

La dieta, por su parte, hace referencia a la manutención del empleado cada vez que este sale de viaje por motivos de trabajo. Dependiendo de la empresa, también puede incluir las comidas del empleado en horario de trabajo durante cualquier día laborable. En estos casos, los conceptos que se incluyen se dividen en:

• Locales en los que haya comido el empleado

• Estancias o alojamientos en hoteles o similares

En ningún caso se considerarán costes de kilometraje o locomoción los relativos a:

• Multas de aparcamiento o tráfico

• Traslados con el vehículo propio del empleado no relacionados con el trabajo

En cuanto a la dietas, no se incluirán:

• Comidas y viajes no asociados al trabajo

• Invitaciones (que significan la pérdida del derecho a la dieta)

• Gastos personales innecesarios para la realización del trabajo

• Dietas extra que se salen de lo acordado

En cualquier viaje de trabajo que se precie, las comidas y los kilómetros forman parte de las llamadas dietas por desplazamiento y gastos de viaje. Ahora bien, sus importes se encuentran sujetos a ciertas modificaciones como consecuencia de cambios fiscales o por normas internas de la compañía.

Lo que suele hacerse en estos casos es fijar ciertas actualizaciones con carácter anual, incluyendo el incremento del IPC que corresponda.

Si los empleados quieren conocer más acerca de estas regulaciones, deberán remitirse al convenio colectivo o convenio del sector que corresponda. De ese modo, podrán saber de primera mano el precio del kilometraje o el límite de las cantidades satisfechas por dietas.

Los gastos de dietas y desplazamientos deben gestionarse de forma correcta. Solo así la empresa conseguirá ahorrar costes a final de año y potenciar su rendimiento. Además, podrá beneficiarse de ciertas ventajas a nivel financiero y fiscal, detectar posibles fraudes e incluso mejorar el ambiente de trabajo.

La elaboración de hojas de gastos y supervisión es una labor clave para contar con una adecuada organización. Asimismo, existen plataformas de software que automatizan todo el proceso para facilitar la tarea. Se trata de herramientas de gestión muy efectivas que destacan por su flexibilidad y control.

Existen varios modelos de gestión diferentes. La empresa lo único que tiene que hacer es escoger el que más le convenga de acuerdo a sus intereses y necesidades:

• El modelo fijo, que conlleva una cantidad fija para agilizar el proceso

• El modelo de justificación de todos los gastos a través de facturas o tickets

• El método mixto, que combinará los modelos anteriores

Para que los gastos de desplazamiento y dietas estén exentos del pago de IRPF, el desplazamiento deberá ser inferior a nueve meses, llevarse a cabo por motivos laborales y desempeñarse fuera del lugar de residencia o del marco habitual de trabajo.

Si el traslado se realiza en un vehículo privado, el pago máximo será de 0,19€ /kilómetro para seguir beneficiándose de la exención del impuesto. Si dicho traslado se realiza en un medio de transporte público, la dieta también estará exenta de IRPF.

Los costes con pernoctación estarán libres de IRPF si la cantidad es inferior a 53,34 €/día o a 91,35 €/día, en caso de viajar al extranjero. Sin pernoctación, el límite estará en 26,67 €/día o en 48,08 €, fuera de España.