Qué implican los gastos de formación de una empresa

Dando inicio al tema de la formación profesional, nos referimos a ésta como el conjunto de acciones o actividades formativas que han sido desarrolladas directamente por una empresa o a través de terceros, cuyo objetivo es la capacitación o actualización y creación de contacto con el personal, con el fin de desarrollar y optimizar sus actividades y servicios, su gestión o, en general, sus roles en los puestos de trabajo.

Cabe destacar que este tipo de experiencias de formación son pagadas por la empresa de dicho personal, que accede a los mismos y recupera el dinero a través de una bonificación aplicable de los seguros sociales propios de la organización, en un plazo de pocos meses posterior a la culminación de esos cursos formativos. Ese gasto que corre a cargo del empresario, es el que se conoce como gasto de formación.

El problema con estos gastos radica, principalmente, en que existen ciertos tipos de capacitación para los trabajadores, que pueden estar bonificadas en el pago de la deuda, produciéndose el descuento del gasto de estas capacitaciones laborales.

La consulta número 5 del BOICAC n° 9, de junio del 2013 que corresponde a esta problemática, plantea en este sentido, que “los gastos incurridos en la formación laboral de la empresa tienen la naturaleza contable de gastos de personal y figurarán en la cuenta de pérdidas y ganancias, formando parte integrante de los resultados de explotación.”.

Habiendo aclarado ese punto, la siguiente problemática surge a la hora de determinar la necesidad de dicha inversión y su diferencia con el gasto conveniente en el registro contable.

La respuesta es rotundamente afirmativa.

A manera de identificar si los cursos de formación son un gasto o una inversión, al inicio se debe tener en cuenta que la formación profesional debe considerarse un elemento básico en la empresa, pues la capacitación y el rendimiento de los empleados es lo que distingue el éxito de una empresa u otra dentro de las sociedades. O eso nos dirá cualquier responsable de Recursos Humanos, de cualquier organización, que dará suficientes datos y argumentos para estar de acuerdo con esta afirmación, más allá de lo que digan los libros de contabilidad.

Teniendo esto presente, se puede decir que el mayor capital que una empresa puede tener es el conocimiento de sus empleados. Las pymes que realicen cursos y formación continua de cualquier tipo a trabajadores tienen una mayor probabilidad de sobrevivir ante las demandas de las sociedades y las actualizaciones del mercado, además de crear contacto con potenciales clientes en dichos eventos.

Ahora si bien, lo que determina que la capacitación del profesional sea un dinero mal gastado o una inversión, radica principalmente en la calidad de la formación que se les brinde por medio de esos gastos sociales.

Cuando nos referimos a una mala formación, estamos implicando que dicha actividad representa un gasto para la compañía o la pyme. Lo siguiente que se debe tener en cuenta es que al hablar de gasto no sólo se implica el coste económico, sino también el coste temporal.

Entonces, muchas veces se da la circunstancia de que un curso para los trabajadores no se adecúe a la duración que se requiere para contactar con el personal y brindar la totalidad de contenido que se deben aprender. También es común que la información impartida no esté muy relacionada con el plan que juegan en sus puestos laborables. En este caso, no sólo se trataría de un cargo monetario para la empresa, sino también de una pérdida de tiempo.

También hay que considerar que, en muchas ocasiones, los cursos de capacitación del personal brindan solamente información a la que se podría tener acceso a través de un libro, donde el profesional estaría realizando un pago por un recurso que podría encontrar gratis.

Por otra parte, cuando se da acceso a una capacitación de calidad, se trata de una inversión a mediano plazo. Está claro que siempre habrá una necesidad de la misma para obtener ingresos que satisfagan las expectativas de la empresa.

Por lo general, cuando las actividades de formación son exigidas para poder ocupar ciertos puestos de trabajo, éstos gastos de formación resultarán, de acuerdo a la legislación, exentos de tributación en el IRPF.

Cuando la empresa se hace responsable de financiar la totalidad de los cursos de formación profesional (es decir, que el personal puede acceder gratis a los cursos), estarán exentos de cotización a la Seguridad Social. Por el contrario, si se da el caso de que dichas actividades de capacitación no son financiadas parcial o totalmente por el empresario, y el curso se considera necesario para la prestación de los servicios laborales, será cotizado totalmente a la Seguridad Social.

Existe otro escenario en donde la empresa y el trabajador se distribuyen de manera equitativa la contabilización del coste, lo que ocurre, sobre todo, cuando la capacitación es exigida para el desarrollo de las actividades laborales. En ese caso, ese gasto se verá exento de tributación.

De acuerdo con la política de la Agencia Tributaria y la legislación, tanto a las pymes como a las demás empresas, se les exige realizar el registro respectivo en el momento en que realizan un gasto por concepto de formación. Para ello, deben utilizar determinadas cuentas contables.

La política de aplicación establece que los gastos sociales de naturaleza formativa en las empresas, así como los permisos de formación profesional individuales, deben incluirse en el registro contable bajo la cuenta “formación profesional para el empleo”.

Si se da el caso de que alguna de las acciones de formación profesional no sean objeto de bonificación, los gastos asociados a las mismas pueden ser objeto de reclasificación en los libros de contabilización. En ese sentido, las bonificaciones deben ser consideradas para la gestión contable, en el libro respectivo.

Tal como lo establece la Ley 30/2015, se considera infracción el no identificar en cuentas separadas en la contabilidad de la organización, todas las erogaciones que han sido destinadas a actividades sociales de formación, así como el registro de las bonificaciones de seguros del Fondo Social Europeo, bajo la denominación de Formación profesional para el Empleo.