Los gastos de representación para las pymes

En la contabilidad existen términos que muchas veces pueden ser confusos, incluso para los especialistas del tema. Los gastos de representación muchas veces se confunden con otros gastos, por ejemplo, los gastos de viaje. Es importante que las pequeñas y medianas empresas tengan claridad a la hora de clasificar cada gasto en función de impuestos y deducciones. Tratamos en detalle todo lo relacionado con este tema.

Cada empresa tiene una serie de gastos destinados a mejorar o tener un impacto positivo en sus clientes y proveedores. Estos gastos no son más que la representación de sí misma que hace la empresa mediante diferentes actividades y trabajadores para proyectar una imagen correcta en otras empresas y personas que tienen relación comercial y económica con ellos. Por ello es muy importante diferenciar lo que se gasta con este fin que lo gastado en otro tipo de actividad.

Entre los gastos más comunes de representación se encuentran las comidas o cenas realizadas con clientes, proveedores o interesados en la empresa. También se pueden agregar regalos y actividades para la organización de eventos, reuniones y encuentros en los que normalmente se ha de pagar por un local, aperitivos y atenciones. Las empresas más pequeñas en sus inicios realizarán muchas actividades de promoción y de relaciones con otras empresas que puedan convertirse en el futuro en clientes, proveedores o un nuevo contacto comercial.

El objetivo final siempre será promocionar la empresa, atraer clientes, mejorar ofertas y tener una mejor posición en el mercado. Por lo tanto, dichos gastos se traducen normalmente en diferentes beneficios. La prestación de los servicios y la venta de diversos bienes aumenta cuando se ha realizado un buen trabajo de promoción y gastos coherentes en el impacto comercial. Además, una buena relación con clientes o proveedores repercute en las ganancias y flujo económico de la empresa y por lo tanto en el bienestar y desempeño de su personal.

Conocer el tratamiento legal que se le debe dar a este tipo de gastos ante la ley es muy importante, ya que cuentan con regulaciones diferentes. Su contemplación en lo que se refiere al tratamiento fiscal se encuentra en la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, de Impuestos sobre la Renta de Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio, además por la Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades.

Para conocer si es deducible o no un gasto de representación es necesario conocer las especificaciones que establece la Ley del Impuesto sobre Sociedades. Son deducibles los que representan un gasto necesario para que la empresa genere ingresos y relacionados con su actividad económica. Por ejemplo, son deducibles los gastos de relaciones públicas con clientes o proveedores; los destinados a promociones, sean de forma directa o indirecta la venta de bienes o la prestación de servicios; los correlacionados con los ingresos y todo lo realizado con arreglo a los usos y costumbres respecto al personal de la empresa.

Explicado lo anterior, lo normal es clasificar los gastos en diferentes categorías para identificar mejor los que son deducibles y estableciendo la política y principios de interacciones públicas. Las categorías más comunes son:

• Aquellos relacionados con pagos de alojamientos o estancia del cliente en hoteles
• Las diferentes inscripciones en talleres, conferencias u otros eventos
• Invitaciones a restaurantes u otros lugares similares
• Entradas a cines, teatros, eventos deportivos u otros espectáculos
• Sesiones de cuidado y bienestar, ejemplo: peluquerías y salas de masajes
• Regalos de empresa, siempre que estén dentro de límites razonables

Ante la ley para que un gasto sea deducible deben existir las pruebas y justificaciones. Para poder justificar un gasto es imprescindible contar los debidos tickets o importe de pagos realizados que validen el uso de algún servicio y el correspondiente gasto en ello. En el comprobante no puede faltar el nombre de la empresa, razón social, NIF, fecha, desglose de conceptos, datos del proveedor, número de factura base imponible y tipo impositivo. Teniendo este comprobante se puede entonces incluir en la respectiva cuenta de pérdidas y ganancias que sea razón deducir. Las buenas costumbres indican llevar un registro de los gastos que podrían ser luego deducibles y su debida justificación, esto permitirá no tener tropiezos en el momento de presentar los documentos ante la Agencia Tributaria para la deducción.

Según lo que tenga establecido la Agencia Tributaria será la posibilidad de deducción. No se puede perder de vista que los gastos de representación deducibles no pueden ser superior al 1 % de los ingresos netos de la empresa. Por lo anterior es que se ha especificado bien que deben diferenciarse los gastos y no incluir, por ejemplo, el gasto de un viaje y estancias en un hotel de un trabajador por motivos laborales en los gastos de representación, siendo estos de fondos diferentes.

La gestión de los gastos por lo general suele ser un proceso engorroso en que a medida que participen más trabajadores o se sumen más cuentas, más complejo se hace de llevar. El banco digital para pymes Qonto propone un sistema de gestión de gastos para empleados que facilita el trabajo con los gastos y cuentas. El sistema involucra a todos los empleados que participan en los gastos, dando roles diferentes a cada uno según las funciones y necesidades de cada uno de ellos. Cada trabajador podrá gestionar sus propios gastos en un proceso digitalizado en el que con una foto del recibo y adjuntándolo a la transición se facilitarán procesos y ahorrará papeleo. Además de los demás beneficios que puedes conocer en su página oficial.

Con respecto al IVA soportado de estos gastos están establecidas las variantes para recuperarlo. El IVA sin desgravar normalmente se relaciona con incumplimientos de requisitos necesarios de Hacienda o no contar con las cantidades abonadas a los proveedores. Es por ello que para ser efectivos en la desgravación se debe relacionar cada concepto con la actividad económica de la empresa. Las facturas, como se comentó anteriormente deben estar completas y en ninguna variante en modo simplificado.

Los autónomos pueden optar por desgravar por el mismo concepto que lo hacen las empresas en el impuesto de sociedades. Es importante destacar que un autónomo tiene que acreditar el carácter profesional de los gastos de representación IRPF en función de ser aceptados por la agencia definida como tributaria. Los profesionales que efectúen los tributos por sistemas de módulos, haciendo usos de cuota fija, son responsables de incluir este gasto en los derivados de servicios exteriores.