Controla, solicita y aprueba el reembolso de gastos al instante. Reduce el tiempo que dedicas a los gastos y reinviértelo en tu empresa.
Deja de rellenar plantillas y hojas de cálculo de forma manual y evita errores.
Centraliza los reembolsos en una única interfaz y no pierdas tiempo con recibos perdidos.
Controla la solicitud, aprobación y liquidación de hojas de gastos en tiempo real.
Gana tranquilidad sabiendo que los reembolsos se realizan de forma veloz y eficaz.
Deja de perder tiempo preparando informes de gastos en papel o Excel.
Haz una foto al recibo y almacena todos tus tickets de forma digital.
Asegúrate de que tus trabajadores reciben el reembolso en dos días (de media).
Permite que tu equipo realice sus informes de gastos desde el móvil mientras están de viaje.
Reduce tu carga de trabajo y deja de perder tiempo con Excel y con informes de gastos que hay que introducir de forma manual.
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El acceso de solo lectura permite al trabajador solicitar un reembolso sin acceder a los datos financieros de la empresa.
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Visualiza fácilmente todas las solicitudes de reembolso pendientes de aprobación desde la sección “Solicitudes”.
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Una vez validada una solicitud de reembolso, se realiza una transferencia instantánea al IBAN proporcionado por el empleado.
Sincroniza tu gestión con más de 80 herramientas contables.
Agrupa los gastos de un mismo tipo usando etiquetas personalizadas.
Importa facturas y nosotros las emparejamos con sus transacciones correctas.
Crea un acceso de solo lectura para tu contable.
Mantén el control de los gastos de empresa mientras liberas a tus empleados de carga de trabajo.
Agiliza la contabilidad de tu negocio centralizando todas las hojas de gastos en una única herramienta.
Convierte la preparación de hojas de gastos y la solicitud de reembolsos en una tarea rápida y sencilla.
Nuestros planes incluyen de 2 a 15 tarjetas para empleados. Después, 5 € al mes (sin IVA) por tarjeta.
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Agiliza tu trabajo y ahorra hasta 1,5 días al mes en la gestión de los gastos de tu empresa.
Una hoja de gastos (también conocida como informe de gastos o nota de gastos) es un documento que, dentro del marco de la contabilidad empresarial, se usa para registrar y realizar seguimiento de los gastos de los trabajadores. En esta hoja van incluidos los diferentes gastos y otros conceptos obligados como la fecha, la descripción de la transacción, la cuantía monetaria y la categoría contable. Puede incluir, además, detalles adicionales como el propósito del gasto o el método de pago usado.
Las finalidades de la hoja de gastos dentro de la contabilidad de una empresa son diversas:
Es necesario asegurarse de que las hojas de gastos se cursan de forma correcta y que cumplen la regulación interna y externa para así optimizar la gestión de finanzas y la toma de decisiones empresariales futuras.
Hoja, informa y tabla de gastos no son exactamente lo mismo, aunque estos tres términos a veces se utilizan indistintamente. Es necesario cotejarlos uno a uno para definir sus similitudes y diferencias.
Las virtudes del uso de informes de gastos son diversos tanto para los empleados como para la empresa. Aquí tienes una lista con algunos de los beneficios más destacados:
Para que se considere correcta y legal, este tipo de nota ha de incluir información detallada y concreta del gasto efectuado. Los elementos específicos, eso sí, pueden variar dependiendo de las necesidades y políticas de cada empresa, aunque a continuación tienes una lista de la información más común que incluyen:
Un último consejo: es aconsejable conservar copias de los recibos o las facturas originales para que actúen a modo de respaldo en caso de que la empresa pase por algún proceso de auditoría o revisión.
La tradicional hoja de gastos manual y las herramientas automatizadas de gestión de gastos se diferencian, inicialmente, en que proponen muy diferentes procesos de captura, seguimiento y análisis de los gastos. Aun así, ambos métodos tienen sus propias características propias.
Suele llamarse hoja de gastos manual a la plantilla o documento físico o digital en el que el responsable de la gestión contable registra los gastos de una empresa. De esta forma, el contable puede anotar los gastos en una hoja de cálculo (tipo Excel, por ejemplo), en un documento de texto o en una plantilla específica para este tipo de costes. En este caso, tanto la captura de datos como su clasificación y el posterior seguimiento se realizan de forma manual, lo que requiere conocimientos previos sobre contabilidad y deja cierto espacio para el error humano.
Por su parte, la herramienta de gestión de gastos automatizada es un programa informático o aplicación que ayuda a automatizar la captura, seguimiento e incluso análisis de los gastos de una empresa. Gracias a la sofisticación de este tipo de software, el contable puede beneficiarse de funciones tan útiles como la captura automática de los datos de un recibo gracias a la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el etiquetado automático de gastos, la importación del registro de transacciones gracias a la integración con tarjetas de crédito o cuentas bancarias, los informes automáticos o la aprobación y reembolso de forma electrónica en tiempo real.
De esta forma, podemos hablar de un total de cuatro grandes diferencias entre la hoja de gastos manual y las herramientas automatizadas de gestión de gastos:
En resumidas cuentas, puede decirse que las herramientas de gestión de gastos ofrecen una experiencia más automatizada, eficaz y precisa en comparación a la hoja manual. Aun así, dependiendo de las necesidad de una empresa, puede darse el caso de que el método tradicional sea más conveniente (por ejemplo: falta de presupuesto para contratar un software dedicado), por lo que siempre será necesario realizar un pequeño estudio de la coyuntura del negocio antes de decantarse por un sistema o el otro.
¿Estás buscando herramientas y software para crear y gestionar hojas de gastos de la manera más sencilla, rápida y eficaz? A continuación tienes una lista con algunas de las más populares:
En esta lista puedes encontrar un buen número de opciones para realizar tus hojas de gastos tanto de forma manual como automática. Aun así, debes tener en cuenta que apostar por ellas supondrá que tendrás que sincronizarlas con otros softwares y soluciones de gestión empresarial, lo que puede suponer una pérdida de tiempo y también de dinero.
Si quieres evitarlo, sin embargo, también puedes apostar por una solución completa de finanzas como Qonto, que además de ser una cuenta bancaria especialmente diseñada para empresas, pymes, emprendedores y autónomos, incluye todo un sistema de gestión de gastos que, entre muchas otras funciones, permite automatizar y optimizar las hojas de gastos.