Agiliza la gestión de tus hojas de gastos

Una hoja de gastos (también conocida como informe de gastos o nota de gastos) es un documento que, dentro del marco de la contabilidad empresarial, se usa para registrar y realizar seguimiento de los gastos de los trabajadores. En esta hoja van incluidos los diferentes gastos y otros conceptos obligados como la fecha, la descripción de la transacción, la cuantía monetaria y la categoría contable. Puede incluir, además, detalles adicionales como el propósito del gasto o el método de pago usado.

Las finalidades de la hoja de gastos dentro de la contabilidad de una empresa son diversas:

• Seguimiento de gastos de empresa.
• Solicitud de reembolso por parte de los empleados.
• Planificación, control y gestión del presupuesto.
• Presentación de impuestos.

Es necesario asegurarse de que las hojas de gastos se cursan de forma correcta y que cumplen la regulación interna y externa para así optimizar la gestión de finanzas y la toma de decisiones empresariales futuras.

Hoja, informa y tabla de gastos no son exactamente lo mismo, aunque estos tres términos a veces se utilizan indistintamente. Es necesario cotejarlos uno a uno para definir sus similitudes y diferencias.

• Una hoja de gastos es un documento (físico o digital) que se utiliza para llevar un registro detallado de los gastos realizados por una persona o una empresa. La hoja suele ser más simple que el informe de gastos.
• Un informe de gastos es un documento (físico o digital) que recoge el registro más completo de los gastos de una persona o una empresa durante un período específico de tiempo.
• Una tabla de gastos es, simple y llanamente, una representación tabular de los gastos empresariales presentados a modo de tabla, con filas y columnas.

Las virtudes del uso de informes de gastos son diversos tanto para los empleados como para la empresa. Aquí tienes una lista con algunos de los beneficios más destacados:

• Control y seguimiento de gastos. El uso de hojas de gastos permite mantener un registro detallado de todos los gastos de una empresa (incluidos las dietas y los gastos de viajes), facilitando así su control y seguimiento. Este tipo de gestión centralizada de gastos ayuda a identificar patrones de costes y estudiar posibles mejoras futuras en la contabilidad.
• Planificación del presupuesto. Utilizar el informe de gastos ayuda a definir metas de gastos, comparar costes reales con costes planificados y, finalmente, realizas los ajustes necesarios para que el presupuesto de la empresa no se salga de lo previsto.
• Reembolso de gastos. Una correcta gestión de las notas de gastos facilita que el proceso de reembolso a los empleados sea sencillo, rápido y eficaz. Además, que la empresa disponga de una documentación detallada de los gastos efectuados será de gran ayuda en el caso de que deba pasar por una auditoría.
• Presentación de impuestos. Es de vital importancia que una empresa cumpla con el reglamento interno y externo en todo lo concerniente a la tramitación y liquidación de gastos; y que, además, realice la presentación de impuestos de forma clara y correcta. Una gestión contable basada en hojas de gastos ayuda a mantener la documentación organizada.
• Toma de decisiones. Controlar y analizar los gastos a través del uso de este tipo de informes proporciona información que son realmente útiles a la hora de tomar decisiones sobre el presupuesto, detectar oportunidad de ahorro y optimizar los gastos. Este tipo de datos son de vital importancia a la hora de realizar una correcta planificación financiera y estratégica.

Para que se considere correcta y legal, este tipo de nota ha de incluir información detallada y concreta del gasto efectuado. Los elementos específicos, eso sí, pueden variar dependiendo de las necesidades y políticas de cada empresa, aunque a continuación tienes una lista de la información más común que incluyen:

• Fecha en la que se realizó el gasto.
• Descripción breve o concepto del gasto realizado. Puede ser más o menos detallada dependiendo de la política de cada negocio.
• Monto total en la moneda correspondiente.
• Categoría contable del gasto (dietas, transporte, alojamiento, etc.) para que sea clasificado y organizado por el departamento correspondiente.
• Método de pago, ya sea efectivo, tarjeta de crédito, tarjeta de débito, tarjeta virtual, etc.
• Número de factura o recibo asociado al gasto.
• Nombre del proveedor o del establecimiento que realiza el cargo.
• Propósito del gasto que ayude a entender el contexto.

Un último consejo: es aconsejable conservar copias de los recibos o las facturas originales para que actúen a modo de respaldo en caso de que la empresa pase por algún proceso de auditoría o revisión.

La tradicional hoja de gastos manual y las herramientas automatizadas de gestión de gastos se diferencian, inicialmente, en que proponen muy diferentes procesos de captura, seguimiento y análisis de los gastos. Aun así, ambos métodos tienen sus propias características propias.

Suele llamarse hoja de gastos manual a la plantilla o documento físico o digital en el que el responsable de la gestión contable registra los gastos de una empresa. De esta forma, el contable puede anotar los gastos en una hoja de cálculo (tipo Excel, por ejemplo), en un documento de texto o en una plantilla específica para este tipo de costes. En este caso, tanto la captura de datos como su clasificación y el posterior seguimiento se realizan de forma manual, lo que requiere conocimientos previos sobre contabilidad y deja cierto espacio para el error humano.

Por su parte, la herramienta de gestión de gastos automatizada es un programa informático o aplicación que ayuda a automatizar la captura, seguimiento e incluso análisis de los gastos de una empresa. Gracias a la sofisticación de este tipo de software, el contable puede beneficiarse de funciones tan útiles como la captura automática de los datos de un recibo gracias a la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el etiquetado automático de gastos, la importación del registro de transacciones gracias a la integración con tarjetas de crédito o cuentas bancarias, los informes automáticos o la aprobación y reembolso de forma electrónica en tiempo real.

De esta forma, podemos hablar de un total de cuatro grandes diferencias entre la hoja de gastos manual y las herramientas automatizadas de gestión de gastos:

• La captura de gastos, que en una hoja tradicional se realiza de forma manual mientras que en una herramienta de gestión se lleva a cabo de forma automática usando tecnologías como el OCR o la integración con tarjetas y cuentas corrientes.
• La clasificación de gastos, que en la hoja tradicional se tiene que efectuar de forma manual (con el tiempo y energía que conlleva un trabajo de este tipo) mientras que la herramienta de gestión aborda esta tarea de forma automática basándose en reglas predefinadas por el propio contable o por algoritmos de aprendizaje.
• El seguimiento y análisis de datos, que con el método tradicional hace necesarios conocimientos de análisis y un trabajo manual, mientras que la herramienta de gestión automatiza este trabajo para generar informes y análisis en tiempo real.
• La eficacia y precisión. Está claro que cualquier tipo de método manual está más expuesto a las imprecisiones y al error humano. Los programas y softwares automatizados reducen el margen de error, optimizan el tiempo necesario para los análisis y, en general, agilizan la gestión de gastos de una empresa.

En resumidas cuentas, puede decirse que las herramientas de gestión de gastos ofrecen una experiencia más automatizada, eficaz y precisa en comparación a la hoja manual. Aun así, dependiendo de las necesidad de una empresa, puede darse el caso de que el método tradicional sea más conveniente (por ejemplo: falta de presupuesto para contratar un software dedicado), por lo que siempre será necesario realizar un pequeño estudio de la coyuntura del negocio antes de decantarse por un sistema o el otro.

¿Estás buscando herramientas y software para crear y gestionar hojas de gastos de la manera más sencilla, rápida y eficaz? A continuación tienes una lista con algunas de las más populares:

• Microsoft Excel. Es una de las herramientas más comunes para la gestión manual de los gastos de empresa. Entre muchas otras opciones, permite crear plantillas personalizadas de hojas de cálculo en las que registrar los gastos. También permite realizar cálculos usando fórmulas y generar informes. Su mayor inconveniente, sin embargo, es que no es un programa intuitivo y que, por lo tanto, requiere de ciertos conocimientos previos para gestionar notas de gastos.
• Expensify. Esta herramienta de gestión de gastos ofrece funciones avanzadas como la captura de datos a través de OCR, la categorización automáticas de gastos, el seguimiento en tiempo real o la generación de informes al instante. También incluye integraciones con diferentes sistemas de contabilidad y herramientas de gestión empresarial.
• Concur. Este sistema de gestión permite capturar y rastrear gastos, generar informes, controlar aprobaciones y reembolsos y definir políticas para costes específicos. También incluye integración con tarjetas bancarias y otros sistemas contables.
• Zoho Expense. Esta herramienta online ofrece funciones interesantes como la tecnología OCR, el seguimiento de transacciones en tiempo real o la generación de informes. Además, Zoho Expense incluye la posibilidad de sincronizarse con otros sistemas de contabilidad y administración empresarial.
• QuickBooks. Este software está especializado en contabilidad y también incluye funciones específicas para la gestión de gastos, tal y como la captura automática de datos en los recibos, el seguimiento de gastos o la generación de informes. Como los ejemplos anteriores, puede sincronizarse con otras herramientas de administración financiera.

En esta lista puedes encontrar un buen número de opciones para realizar tus hojas de gastos tanto de forma manual como automática. Aun así, debes tener en cuenta que apostar por ellas supondrá que tendrás que sincronizarlas con otros softwares y soluciones de gestión empresarial, lo que puede suponer una pérdida de tiempo y también de dinero.

Si quieres evitarlo, sin embargo, también puedes apostar por una solución completa de finanzas como Qonto, que además de ser una cuenta bancaria especialmente diseñada para empresas, pymes, emprendedores y autónomos, incluye todo un sistema de gestión de gastos que, entre muchas otras funciones, permite automatizar y optimizar las hojas de gastos.