Rimborso spese ai dipendenti facile e 100% digitale

Le spese rimborsabili sono i costi sostenuti dai dipendenti durante trasferte e viaggi di lavoro. Tra questi rientrano, ad esempio, i costi di viaggio, di vitto e alloggio, così come altri costi legati ai viaggi di lavoro. Queste spese possono essere rimborsate dal datore di lavoro ai dipendenti, ammesso che siano adeguate e necessarie.

Per ricevere un rimborso, i dipendenti devono presentare i giustificativi di spesa relativi a ognuna delle spese da loro sostenute.

I giustificativi di spesa sono essenziali per provare alla Guardia di Finanza che le somme riconosciute ai dipendenti come rimborso siano effettivamente motivate da esigenze aziendali. Come giustificativi valgono ricevute fiscali e fatture.

Il rimborso delle spese aziendali può essere di diverse tipologie e solitamente viene rimborsato direttamente in busta paga, con un trattamento differente a seconda della tipologia di rimborso concordata e che la trasferta si svolga in Italia o all'estero.

I sistemi principalmente utilizzati per il rimborso delle spese aziendali sono di tre tipi: analitico, forfettario e misto.

Il rimborso spese analitico è la tipologia di rimborso delle spese aziendali che prevede il pagamento direttamente commisurato agli importi effettivamente spesi dal dipendente durante il suo viaggio di lavoro. Il dipendente dovrà dunque sempre includere i giustificativi di spesa come documentazione di tutte le spese sostenute, come scontrini o ricevute fiscali, fatture, biglietti, e così via.

Questo tipo di rimborso spese non prevede alcun limite di imponibilità per il dipendente (tali importi non concorrono alla formazione del reddito e di conseguenza non vengono tassati).

I limiti di deducibilità per l'azienda, invece, dipendono dal tipo di spesa: per le spese di viaggio la deducibilità è illimitata, mentre per le spese di vitto e alloggio gli importi eccedenti le cifre previste per legge per le trasferte nazionali e all'estero saranno deducibili solo per il 75% dell'ammontare totale.

Come dice il nome stesso, il rimborso spese forfettario prevede un rimborso di un ammontare generico e stimato ex-ante. La cifra del rimborso spese forfettario è di solito calcolata su base giornaliera.

Nel caso di rimborso spese forfettario non è necessario presentare scontrini e compilare la nota spese, bisogna invece inviare i documenti di viaggio e trasporto in quanto per le aziende sono interamente deducibili, senza limiti di spesa.

Solitamente il dipendente e l’azienda accordano prima del viaggio una cifra che sarà rimborsata al soggetto al termine della trasferta e che in modo approssimativo include tutte le spese. Il calcolo viene quindi definito a priori secondo una stima preventiva delle spese aziendali che il dipendente è previsto che dovrà sostenere.

Pagando l’azienda al dipendente un importo concordato che prescinde dalle spese reali/puntuali, questi non sarà dunque tenuto a giustificare le spese sostenute e pertanto in questo caso non è necessario compilare la nota spese. L'eventuale differenza tra il rimborso forfettario e gli importi realmente spesi rimarranno a carico (o a beneficio) del dipendente.

I rimborsi eccedenti i valori stabiliti per legge sono imponibili e dunque tassati. La deducibilità per l'azienda è invece illimitata.

Il rimborso spese misto è una via di mezzo e prevede sia il corrispettivo delle spese effettuate (rimborso analitico, vagliabile tramite documentazione) che un’indennità forfettaria: la somma forfettaria viene in questo caso erogata al dipendente insieme al rimborso dei costi sostenuti. In molti casi è la forma più conveniente per il dipendente ma di difficile gestione per l'azienda.

Come nel caso del rimborso spese forfettario, per le aziende queste spese non hanno limiti di deducibilità.

Al contrario, per i dipendenti il limite di imponibilità cambia a seconda del tipo di sistema scelto. La legge prevede infatti un ammontare fisso per la quota di indennità giornaliera di tipo forfettario a cui il dipendente ha diritto, in totale esenzione da tassazione.

Spese di vitto e alloggio

Come spese di pernottamento detraibili ai fini fiscali valgono quelle che i dipendenti sostengono per l’alloggio durante i viaggi di lavoro, ad esempio il costo dell’hotel o di altre strutture ricettive. Per spese di vitto si intendono invece i costi relativi a pasti e beni alimentari durante il viaggio di lavoro.

Spese di trasporto

Le spese di trasporto corrispondono alle spese che i dipendenti sostengono per i viaggi di andata e ritorno e per tutti gli spostamenti necessari durante la trasferta. Possono essere conteggiate come spese di trasporto sia i biglietti di viaggio con trasporto pubblico, sia i servizi di trasporto privato, ad esempio i taxi, o il noleggio di un veicolo.

Carburante e pedaggi autostradali

Soprattutto per le trasferte più vicine, ai dipendenti viene chiesto di utilizzare la propria macchina o una macchina aziendale per visitare fornitori e clienti. In questo caso i dipendenti si possono trovare a dover sostenere spese per il rifornimento di carburante o per il pagamento dei pedaggi autostradali. Anche queste spese possono essere rimborsate dall’azienda al lavoratore, senza necessità di fornire la relativa documentazione.

Spese di telefonia e di vario genere

Ci sono anche altre tipologie di spesa che possono essere rimborsate dalle aziende ai propri lavoratori, come, ad esempio, le spese di telefonia, soprattutto al di fuori dei confini dell’Unione Europea. Inoltre, in base alla tipologia di rimborso spesa scelta dall’azienda (forfettaria, analitica, mista) è possibile rimborsare anche altre spese al dipendente, anche senza necessità di fornire la relativa documentazione.