Nota spese

Con la nota spese, ogni impresa può rimborsare i dipendenti che effettuano spese aziendali e verificare la corretta applicazione della policy in materia di gestione spese. Vediamo di cosa si tratta.

All’interno della nota spese, devono esserci alcune informazioni chiave:

• dati anagrafici del dipendente che chiede il rimborso;
• riferimenti aziendali: denominazione o ragione sociale e indirizzo;
• data e luogo della trasferta;
• data in cui è stata compilata la nota spese;
• lista delle spese effettuate;
• importo per ogni spesa;
• importo totale.

In aggiunta a questi dati, bisogna allegare un giustificativo della spesa (fatture, scontrini, biglietti, ecc.).

Al rientro da una trasferta, i dipendenti possono chiedere il rimborso di:

• spese di vitto e alloggio;
• spese di trasferta: in aereo, treno, nave e altri mezzi pubblici. Se utilizzano la propria vettura, ricevono un rimborso carburante e un rimborso chilometrico.
• spese accessorie: parcheggio, rappresentanza, ecc.

Le spese documentate sono dimostrabili tramite un giustificativo di spesa, ossia un documento come la fattura, lo scontrino o il titolo di viaggio.

Alcuni esempi di spese documentate sono i costi di taxi e mezzi pubblici, di ristorazione e di alloggio presso una struttura alberghiera.

Per questa tipologia di spesa, l’azienda può procedere con un rimborso analitico tramite la compilazione di una nota spese dipendenti. La somma rimborsata non viene considerata parte del reddito del dipendente e quindi non viene tassata.

Le spese non documentate sono costi che non possono essere certificati da un documento fiscale.

Rientrano in questa casistica le situazioni in cui i dipendenti smarriscono i giustificativi oppure quando comprano beni o servizi che non prevedono l’emissione di fattura, ricevuta o scontrino.

Di fronte alle richieste non documentate, l’impresa può rifiutarsi o meno di rimborsare i dipendenti a seconda della policy aziendale. Nel caso in cui accetti di effettuare il rimborso, l’importo restituito concorre alla formazione del reddito in busta paga e quindi viene tassato.

L’unica eccezione è quando l’azienda sceglie il metodo del rimborso forfettario, che attribuisce ai dipendenti una somma fissa senza necessità di documentazione fiscale delle spese.

Ogni impresa si ritrova prima o poi a dover rimborsare le spese anticipate dai dipendenti o pagate tramite carte aziendali.

Per questo, è fondamentale creare un modello di note spese adatto, a seconda di tre fattori:

• dimensioni aziendali;
• budget a disposizione;
• complessità della policy per la gestione delle spese.

Ad esempio, una piccola attività con pochi dipendenti e un budget basso all’inizio spesso sceglie un modulo cartaceo.

Tuttavia, non è detto che un sistema così basilare sia il più efficace sul lungo termine. Infatti anche se il risparmio iniziale è maggiore, il rischio di smarrire i documenti e la difficoltà di archiviazione rendono questo metodo più svantaggioso.

Tra quali metodi di gestione delle note spese si può scegliere, allora?

Molte imprese decidono di adottare un modello Excel perché credono che i software o le app di nota spese siano adatti solo alle grosse aziende.

Tuttavia, avere un software apposito può essere un vantaggio per tutte le aziende che intendono creare un processo di rimborso spese lineare e intuitivo, sia per il personale, sia per il reparto amministrativo.

Le app nota spese sono uno strumento innovativo per la gestione dei rimborsi ai dipendenti, perché rendono più semplice questo processo amministrativo.

Per scegliere il giusto software di nota spese, assicurati che abbia queste caratteristiche:

• sicurezza: la protezione dei dati personali e aziendali deve essere la priorità;
• facilità d’uso: essenziale per velocizzare le attività del tuo reparto amministrativo;
• compatibilità: per compilare e approvare subito la nota spese, anche da smartphone o tablet;
• integrazione: in modo da automatizzare l’inserimento delle note spese in contabilità;
• 100% digitale: per non perdere i moduli cartacei e i giustificativi di spesa.