Come eliminare le note spese

2 min

05 luglio 2019

Di Qonto Italia

I problemi legati alla gestione delle note spese

Hai anticipato 500€ per un viaggio di lavoro e sei stato rimborsato con 2 mesi di ritardo? Hai cercato invano la ricevuta del primo pranzo del mese quando hai dovuto chiudere la contabilità a fine periodo?

La gestione delle note spese è un tasto dolente per tutte le imprese, che si trovano a fare i conti con ritardi nei rimborsi della liquidità anticipata dai dipendenti e con la perdita di ricevute e giustificativi.

Come semplificare le note spese

Oggi esistono diverse soluzioni per facilitare i dipendenti nel tracciamento delle spese effettuate durante una trasferta. Si tratta di applicazioni, come ad esempio Expensify, che consentono di scattare una foto alle varie ricevute. In questo modo è possibile avere accesso, in qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, alla versione dematerializzata dei giustificativi di pagamento.

Resta in ogni caso obbligatorio, secondo la legge italiana, conservare la documentazione cartacea originale, qualora non sia possibile garantire l'immodificabilità, l'autenticità e l'integrità di quella digitale.

Come eliminare le note spese

Qonto ha trovato la soluzione per semplificare la vita di tutte le persone e di tutti team coinvolti nel processo di gestione delle note spese, andando oltre la loro dematerializzazione ed eliminando totalmente le richieste di rimborso.

Le note spese, così come i rimborsi che ne derivano, vengono sostituite da spese aziendali "dirette". Cosa significa? Significa che non è più necessario richiedere ai dipendenti di anticipare di tasca propria i pagamenti relativi a trasferte o altre attività legate all'impresa.

L'eliminazione delle note spese è resa possibile grazie alla creazione di carte di debito Mastercard per ciascun membro del team. L'amministratore del conto aziendale Qonto può richiedere una o più carte (fisiche e/o virtuali) per ogni membro, definendo le autorizzazioni (ossia l'accesso alle finanze aziendali come amministratore o collaboratore) e i limiti di pagamento, con possibilità di modifica o sospensione in tempo reale.

Tutto questo si traduce in maggiore autonomia per i dipendenti, massimo controllo per l'impresa e gestione delle spese più semplice per tutti.

Gestione contabile semplice e veloce

Naturalmente, anche Qonto permette di documentare le spese in forma digitale: quando viene effettuata una transazione, viene inviata una notifica mobile istantanea, su cui è sufficiente cliccare per accedere alla spesa sull'app di Qonto e al collegamento con la fotocamera per allegare direttamente lo scatto della ricevuta.

Inoltre, sia da web sia da mobile, è possibile in qualsiasi momento aggiungere il giustificativo di una transazione come foto o documento allegato.

Fermo restando l'obbligo di conservazione della documentazione cartacea citato in precedenza, diventa estremamente semplice tenere traccia di tutte le spese effettuate dai dipendenti e dei relativi giustificativi, sollecitando il caricamento di quelli mancanti con un semplice clic. Le spese sono centralizzate e la gestione contabile richiede molto meno tempo: è possibile controllare tutti i movimenti e le ricevute nello stesso posto in tempo reale, senza dare la caccia ai singoli scontrini.

Senza dubbio anche il responsabile finanziario della tua impresa, o il tuo commercialista, sarà entusiasta della semplificazione offerta da Qonto: con il profilo Contabile dedicato, potrà accedere a tutte le voci di costo ed esportare contemporaneamente i documenti giustificativi relativi a ogni pagamento, rinominati secondo la transazione di riferimento.