La gestione delle note spese è un tasto dolente per molte imprese, che si trovano a fare i conti con ritardi nei rimborsi ai dipendenti e con lo smarrimento di ricevute e giustificativi.
In questo articolo, ti spieghiamo cosa sono le note spese dipendenti, come compilarle e l’iter completo di rimborso.
Le note spese sono documenti con cui i dipendenti possono chiedere il rimborso delle spese sostenute per conto dell’azienda.
Si tratta di strumenti chiave per la gestione delle spese aziendali perché offrono diversi vantaggi:
Gestire le note spese non deve portare via troppo tempo.
Infatti, la richiesta di rimborso deve avvenire entro qualche giorno per agevolare il lavoro del reparto contabile e liquidare il rimborso nella successiva busta paga.
Ecco come un dipendente presenta la richiesta di rimborso spese:
Non esiste un modulo obbligatorio di nota spese aziendale. Tuttavia, i dipendenti devono fornire alcune informazioni per poter ottenere il rimborso:
| Informazioni richieste | Descrizione |
|---|---|
Dati anagrafici |
nome, cognome, indirizzo |
Riferimenti aziendali |
denominazione o ragione sociale e indirizzo |
Informazioni sulla trasferta |
data e luogo |
Spese |
lista delle spese effettuate |
Costo |
parziale di ogni spesa sostenuta e totale |
Rimborso |
l’ammontare di rimborso richiesto |
La gestione di una nota spese non si ferma alla presentazione della richiesta da parte del dipendente.
Questi sono tutti i passaggi da seguire, dalla compilazione all’effettivo rimborso:
Le aziende in regime di contabilità ordinaria sono tenute a registrare la nota spese in contabilità.
Una volta approvata la richiesta ed erogato il rimborso, la nota spese va registrata in due documenti contabili:
Nella prima nota e nel libro giornale le aziende riportano le entrate e le uscite monetarie, in ordine cronologico. I rimborsi spese quindi vanno inseriti fra le uscite, insieme alla data di pagamento.
Al termine dell’esercizio, tutti i movimenti bancari devono essere riportati nel conto economico:
Normativa sulle note spese dipendenti
È il principio contabile OIC 12 a stabilire le regole su come redigere il conto economico e lo stato patrimoniale, tra cui anche le voci a cui inserire i rimborsi spese.
Ci sono varie situazioni in cui i dipendenti sostengono spese per conto dell’azienda.
Il caso più comune è quando effettuano una trasferta di lavoro. In quel caso, vitto, alloggio e tutte le altre spese di viaggio vengono anticipate dai dipendenti e poi rimborsate dall’azienda.
Oppure, quando una persona viene assunta per lavorare da remoto, alcune policy aziendali prevedono il rimborso delle spese affrontate per creare una postazione di lavoro in casa.
Come rimborsare i pasti ai dipendenti?
Colazioni, pranzi e cene in trasferta sono pagati dai dipendenti, che devono conservare le prove di acquisto, compilare la nota spese e attendere il rimborso della cifra spesa.
Un metodo più veloce consiste nell’uso di carte di pagamento business. In questo caso, i dipendenti pagano le spese direttamente con i fondi aziendali e non devono ricevere il rimborso spese.
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