Come funziona la fattura elettronica?

Fattura elettronica: di cosa si tratta? Come funziona la fattura elettronica? Quali sono i vantaggi che comporta e a chi è destinato l’obbligo di usufruirne? Quali sono le differenze tra fatturazione elettronica e cartacea?

L'amministrazione pubblica, un'impresa o un professionista può dover emettere fatturazione elettronica poiché previsto dalla leggi. La Pubblica Amministrazione (PA), un'impresa o un professionista (anche titolare di partita IVA) può trovarsi nella situazione di dover emettere o ricevere una fattura elettronica. In realtà si tratta di una soluzione che ha i suoi vantaggi. Consente infatti di evitare errori, di risparmiare carta e di assicurare la correttezza di tutte le spese mantenendo la privacy.

In Italia il ricorso alla fattura digitale è stato reso obbligatorio negli anni. Il giorno 1 gennaio 2019 è stato introdotto in Italia l'obbligo di fatturazione elettronica per le prestazioni lavorative di imprese o professionisti (B2B). La fattura elettronica (detta anche digitale) era uno strumento già utilizzato nella Pubblica Amministrazione (PA).

A partire dal 2019, la fattura elettronica è diventata obbligatoria anche per:

• operazioni B2B (ovverosia Business to Business), come le operazioni tra partite IVA
• operazioni B2C (Business to Consumer), come la consulenza di un professionista realizzato per una persona privata senza partita IVA.

Come previsto dalla legge di bilancio 2018, i soggetti esenti dall’obbligo di fatturazione elettronica sono:

• coloro che effettuano cessioni di beni e servizi nei confronti di soggetti non residenti, comunitari o extracomunitari;
• coloro che applicano il regime dei minimi;
• coloro che applicano il regime forfettario.

Tuttavia, è necessario prestare molta attenzione: l'esonero, infatti, vale soltanto per l'emissione delle fatture elettroniche, non per la ricezione delle stesse. Ciò significa che chi applica il regime forfettario ha il diritto di emettere fatture cartacee (o in formato PDF), ma è tenuto comunque ad attrezzarsi allo scopo di ricevere le fatture elettroniche. Prima di tutto deve quindi avere una PEC.

In ogni caso, è bene sottolineare che presto la fatturazione elettronica diverrà uno standard valido per tutti, compresi i soggetti momentaneamente esonerati. Ora cerchiamo di capire nel dettaglio cos'è e come funziona la fattura elettronica.

Attualmente, esistono alcuni software che consentono la compilazione del file in formato XML (lo standard previsto dall’Agenzia delle Entrate in data 30 aprile 2018) o che ne agevolano la compilazione. La stessa Agenzia propone 3 diverse tipologie di programmi, tutti gratuiti:

• un'applicazione per smartphone e tablet, denominata "Fatturae" e scaricabile dagli store Apple e Android;
• un software desktop utilizzabile anche in assenza di connessione internet;
• una procedura online, disponibile nella sezione "Fatture e Corrispettivi" del sito internet dell’Agenzia.

Ogni professionista o impresa può accedere alla sezione "Fatture e Corrispettivi" del Sistema di Interscambio (SDI) usando le credenziali SPID (Sistema Pubblico d'Identità Digitale), CNS (Carta Nazionale dei Servizi) o Fisconline/Entratel.

La fattura elettronica (in formato Xml) si differenza dalla fattura cartacea e presenta molti vantaggi:

• La fattura elettronica deve essere necessariamente compilata e redatta utilizzando un dispositivo elettronico, ovverosia un tablet, uno smartphone o un computer
• La fattura viene inviata al cliente tramite il cosiddetto SDI, ovverosia il Sistema di Interscambio. Si tratta di un sistema che funge da vero e proprio intermediario tra l'emittente e il ricevente. Operando nel rispetto della privacy, il sistema SDI controlla che la fattura sia completata correttamente.

All'interno della fattura elettronica devono essere inseriti gli stessi dati che venivano inseriti nella fattura cartacea. Al di là della modalità di compilazione, ad aggiungersi ai consueti dati è la PEC.

Può capitare che la fattura venga compilata o emessa in modo errato. Quando accade, il sistema SDI si occupa di inviare all'emittente la fattura sotto forma di ricevuta di scarto.

Al di là della fatturazione elettronica, per un'impresa o un professionista che sono alle prese con tanti pagamenti e diversi movimenti finanziari, può essere utile (talvolta è obbligatorio) aprire un conto business. Quest'ultimo è infatti uno strumento che consente di semplificare la quotidianità finanziaria e contabile del proprio business, soprattutto se si tratta di un conto online come Qonto. Si tratta di una novità che potrebbe aiutare la gestione della propria attività: a differenza di un conto per privati, un conto aziendale presenta servizi e funzionalità specifiche.

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