Budget aziendale: come calcolarlo?

La gestione e la formulazione del budget aziendale è un punto cruciale per qualsiasi tipologia di business e di impresa. Infatti, attraverso il budget aziendale, è possibile pianificare più o meno a lungo termine il la programmazione aziendale.

Il budget aziendale è il risultato dato da un tipo di processo con il quale è possibile fissare gli obiettivi aziendali più o meno a breve termine, riassumendo i dati "storici" e i risultati sia economici che finanziari raggiunti nel periodo calcolato. In questo modo i responsabili e i contabili di un'azienda possono definire orientativamente quelli futuri (calcolando anche i costi aziendali - come quelli relativi alle spese di marketing o ai rimborsi spese). Si tratta di una forma di controllo gestionale che consente di stimare il risultato economico e gli obiettivi futuri, sulla base di un'analisi accurata. Il budget aziendale aiuta a definire strategie e azioni future sulla base di obiettivi ben definiti. Ad occuparsi di questo bilancio e a fare la media tra risultati passati, presenti e futuri è spesso il commercialista o contabile aziendale.

Il budget aziendale consente all'impresa di raggiungere il profitto massimo raggiungibile nel periodo preso in considerazione, grazie ad una programmazione sviluppata ad hoc. In questo modo l'impresa, qualsiasi sia la sua dimensione, può organizzare il suo lavoro e i suoi progetti in funzione degli obiettivi e delle tempistiche previste. Si tratta di importanti linee guida indirizzate a tutti i team che consentono di rendere il lavoro svolto efficace e redditizio. Il budget aziendale è un vero e proprio bilancio che consente di migliorare il budget aziendale. Scopo del budget aziendale è quello di definire obiettivi ben precisi e soprattutto concreti: si tratta di un documento che non deve essere confuso con il Business Plan: quest'ultimo, infatti, prevede la descrizione di un preciso progetto imprenditoriale (compresi i ricavi e i costi).

Il budget aziendale viene realizzato per guidare e stabilire il lavoro da svolgere solitamente nei successivi dodici mesi, ovverosia in un anno. Sul piano della programmazione, solitamente quest'ultimo può essere suddiviso in diversi mesi o trimestri: questo approccio permette di avere una gestione accurata di ogni singolo progetto e valutare il suo andamento. Tale suddivisione è comunemente chiamata mensilizzazione e non si tratta di un semplice calcolo economico. Al contrario, la mensilizzazione deve essere una suddivisione ragionata e accurata dei diversi progetti finanziari, dei fondi, degli risorse da investire per raggiungere un determinato obiettivo.

Redigere e formulare il budget aziendale, ovverosia fare delle vere e proprie previsioni, non è semplice: eppure è un'attività principale per ogni azienda. Durante la sua stesura e in fase iniziale, la formulazione del budget ha lo scopo di riordinare le idee aziendali in materia di fondi, obiettivi, necessità: in relazione, dunque, alle risorse aziendali. Durante questa fase primaria, la prospettiva è generale, ovverosia il fine è avere una visione d'insieme non specifica.

• Budget economico: gestione e pianificazione dei costi e dei ricavi nell'arco temporale considerato.
• Budget relativo agli investimenti: sintesi delle strategie messe in atto nel periodo precedente e pianificazione delle attività future
• Budget finanziario: pianificazione delle attività volte al recupero del capitale e valutazione delle strategie da adottare.

La compilazione del budget aziendale non può, infatti, non tener conto di questi aspetti, sebbene appartengano tutti alla pianificazione e all'analisi dell'andamento economico dell'azienda. Per questo, ti consigliamo di partire da un'accurata analisi del mercato, delle vendite e dei ricavi (l'obiettivo primario della società). Al budget relativo alle vendite fa sicuramente seguito quello della produzione. Tramite quest'ultimo, l'impresa programma la produzione successiva - ovverosia quantità e tipologia di prodotti da vendere.

Come accennato, nodo cruciale e fondamentale per un'azienda è la creazione del budget delle spese e degli acquisti. Per essere infatti certi delle strategie da adottare nel futuro, è importante che si tenga conto anche degli acquisti necessari per la produzione, del consumo del materiale, del numero di personale e del tempo. Si tratta dell'insieme dei costi che l'azienda deve sostenere per realizzare una certa produzione. È anche possibile stimare i costi futuri in relazione agli obiettivi e alla manodopera necessaria. Per le aziende, è importante fare un'analisi dei budget utilizzati nel passato - evidenziarne ogni dettaglio - affinché si sviluppi un conto economico di previsione e si possano prevedere i risultati futuri.

Questa tipologia di schema e di calcolo del budget è utile per tutte le imprese ed è definita "scalare" poiché tiene conto di ogni aspetto della produzione: ricavi, costo del personale, manutenzione, spese amministrative, costi degli eventuali servizi esterni, costi fissi, costi di acquisizioni, di marketing (ad esempio le spese per il mantenimento dei contatti con l'agenzia stampa o i costi relativi alle partnership), i rimborsi spese2, costi di gestione, costi finanziari. Il conto economico di previsione non è altro che la previsione vera e propria delle entrate e dei costi da affrontare, un bilancio globale ma puntuale - sebbene sia opportuno sempre tener conto di un certo margine di errore. Possono infatti essere sempre presenti delle variabili, ovverosia degli imprevisti che variano con maggiore o minore intensità i risultati finali. Il conto economico di previsione è uno strumento molto utile, senza il quale i rischia di perdere facilmente il controllo delle spese e dei costi, delle entrate e degli obiettivi della propria impresa.

Per far sì che la tua impresa funzioni al meglio, è opportuno evitare alcuni atteggiamenti che potrebbero risultare dannosi in futuro. Ti consigliamo infatti di:

• Non rimandare l'attività di budgeting
• Dedicare tempo e cura alla compilazione del budget aziendale, evitando modalità sommarie e superficiali
• Evidenziare sempre KPI fondamentali da tenere sotto controllo
• Conoscere accuratamente il mercato in cui opera la tua azienda, prestando attenzione ad attuali e potenziali competitori.