Fatture elettroniche e deducibilità del carburante

Molte imprese italiane sostengono quotidianamente spese importanti per l’acquisto di carburante, benzina, metano, diesel, GPL, elettrico. Se la tua imprese è tra queste, allora hai necessità di contabilizzare questi costi così da portarli in deduzione. In questo articolo ti spieghiamo cosa prevede la normativa vigente, come contabilizzare correttamente i costi e qual è la percentuale che puoi dedurre in base alla tua attività.

La regolamentazione italiana relativa alla fatturazione elettronica per il carburante e alla deducibilità delle spese è disciplinata dalla Legge n. 205/2017, conosciuta come “Legge di Bilancio 2018”. Questa legge ha introdotto l'obbligo di emettere fattura elettronica per le transazioni di carburante e ha eliminato la scheda carburante. Inoltre, il Decreto Legislativo n. 127/2015 ha previsto l'introduzione della fatturazione elettronica per la cessione di carburanti.

Questa normativa si applica a tutte le transazioni effettuate da soggetti passivi IVA, come imprese e professionisti, che acquistano carburante per uso aziendale.

La legge richiede che i pagamenti siano effettuati tramite strumenti tracciabili, come carte di credito, debito o prepagate, per poter beneficiare della detrazione dell'IVA e della deduzione delle spese.

Inoltre, la normativa specifica le percentuali di deducibilità delle spese di carburante in base al tipo di veicolo e al suo impiego. Passiamo dunque alla deducibilità.

Le spese sono deducibili solo quando sono direttamente legate all'attività professionale o commerciale, escludendo quindi l'uso personale del carburante, con l’eccezione dell’uso promiscuo. Perché le spese di carburante possano essere portate in deduzione, è necessario che il pagamento avvenga tramite mezzi tracciabili, come carte di credito, debito o prepagate, e che il fornitore emetta fattura elettronica.

Per quanto riguarda invece la percentuale di deducibilità, dipende dal tipo di veicolo, come puoi vedere nella seguente tabella:

Oltre a dedurre la spesa di acquisto del carburante, puoi anche scaricare l'IVA sul carburante. Puoi detrarre l'IVA secondo le percentuali previste per il tipo di veicolo. Se l'uso del veicolo è esclusivamente aziendale, l'IVA è detraibile al 100%. Per veicoli a uso promiscuo, la detraibilità dell'IVA è limitata al 40%.

Richiedere la fattura elettronica per il carburante è un passaggio obbligatorio per ottenere la deducibilità delle spese e la detraibilità dell'IVA. Al momento del rifornimento, devi comunicare al gestore che desideri ricevere la fattura elettronica. A questo punto il gestore della stazione di servizio ti chiederà le informazioni di fatturazione oppure di compilare un modulo. Le informazioni di fatturazione necessarie sono:

• Codice destinatario: un codice a 7 caratteri che identifica in modo univoco il destinatario (tu o la tua società) della fattura elettronica.
• Indirizzo di posta elettronica certificata (PEC): per ricevere la fattura direttamente nel proprio sistema di gestione documentale. Può essere usato in alternativa al codice destinatario.
• Numero della Partita IVA: necessaria per identificare fiscalmente la tua impresa.
• Dati del veicolo: anche se non obbligatori, possono essere utili per la tracciabilità (ad esempio, la targa del veicolo).

Inoltre, il gestore della stazione di rifornimento dovrà indicare anche altri dati, come:

• Data e luogo di rifornimento: per registrare la transazione correttamente.
• Quantità e tipo di carburante: dettagli che vengono inclusi nella fattura per consentire all’acquirente, al commercialista, ma anche all’Agenzia delle Entrate di verificare l'acquisto.

In Italia, la fatturazione delle spese di carburante è obbligatoria anche per gli acquisti effettuati in modalità self-service. 

In teoria quando fai rifornimento self-service (in autonomia), devi poter richiedere l'emissione di fattura elettronica al personale del distributore, se presente, o, in alternativa, usando l'apposita colonnina. 

Usando la colonnina dovresti trovare un codice QR, che, dopo averlo inquadrato con lo smartphone, apre una pagina web in cui compilare il modulo per la richiesta di fattura elettronica. Se la colonnina o il codice QR non è disponibile, ad esempio per un problema tecnico, puoi contattare il distributore telefonicamente o sul sito web (se esistente) e richiedere l'emissione della fattura, indicando i dati riportati sul documento commerciale stampato al termine del rifornimento.

In alternativa puoi usare una carta carburante.

La carta carburante è una soluzione pratica per professionisti e aziende. Queste carte consentono di acquistare carburante presso uno o più distributori e accumulare le spese in un'unica fattura mensile, senza dover richiedere fattura e compilare i dati a ogni rifornimento.

Un altro vantaggio delle carte carburante è la possibilità di ricevere la fattura anche acquistando carburante in autonomia (self service). Questo risulta particolarmente utile, quando ci si trova a viaggiare per lavoro di notte.

Di contro, invece, le carte carburante possono avere un costo, ma soprattutto possono avere un impatto su dove e quando puoi fare rifornimento. Infatti, ogni servizio di carta carburante ti dà la possibilità di fare rifornimento solamente nelle stazioni di servizio aderenti.

L’acquisto di carburante funziona come qualsiasi altro acquisto professionale. Per gestire le spese di carburante in contabilità e portarle in deduzione e detrazione devi registrare le fatture elettroniche che ricevi dai fornitori di carburante nel tuo gestionale di fatturazione.

Prima di registrare le fatture, assicurati sempre che includano le informazioni essenziali come la data, la quantità di carburante, il tipo di carburante, e l’importo totale.

Infine, conserva la documentazione di supporto, inclusi i report mensili delle carte carburante, per garantire la tracciabilità delle spese e poter giustificare le detrazioni e deduzioni nel caso di eventuali verifiche fiscali. Questo processo assicura la conformità fiscale, e migliora anche la gestione finanziaria dell'azienda, permettendo un controllo più accurato delle spese operative.