L'obbligo di fattura elettronica per imprese e professionisti

A partire dal 2008, l’Italia ha gradualmente introdotto la fatturazione elettronica: una nuova modalità di invio e ricezione delle fatture che velocizza, semplifica e rende più sicuro l’intero processo per aziende e professionisti.

Inizialmente l’obbligo di fatturazione riguardava soltanto le fatture emesse verso la PA (Pubblica Amministrazione), mentre dal 2019 è stato esteso anche verso i privati. A partire dal 2024, infine, l’obbligo viene esteso a tutte le categorie di Partite IVA, inclusi coloro che aderiscono al regime forfettario, a prescindere dall’importo fatturato nell’anno precedente.

Ma in cosa consiste l’obbligo di fatturazione elettronica, e come funziona in generale questa modalità di fatturazione?

La fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per molte fatture B2B a partire dal 1° gennaio 2019. L’acronimo B2B sta per “Business to Business”, e indica che sia i soggetti erogatori, sia i destinatari della fattura sono imprese, professionisti e in generale titolari di Partita IVA.

Come detto, per i primi anni alcune categorie di contribuenti non erano tenute all’obbligo di fatturazione B2B: nello specifico, coloro che aderivano al regime dei minimi (un regime fiscale non più in vigore) o al regime forfettario agevolato. A partire dal 2022, la modalità di fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per le persone in regime forfettario con fatturato superiore a 25.000€ nell’anno precedente, mentre dal 1° gennaio 2024 l’obbligo è stato esteso a tutti, indipendentemente dall’importo fatturato.

A partire dal 2019, l’obbligo di fatturazione elettronica è stato ampliato (salvo le dovute eccezioni già menzionate) anche all’ambito B2C, acronimo che fa riferimento al “Business to Client”: in altre parole, fatture emesse da aziende, professionisti e Partite IVA verso clienti privati.

In questo caso, nella compilazione dei dati del cliente è necessario inserire il codice destinatario universale “0000000” e/o (nel caso lo si possieda) l’indirizzo PEC del destinatario.

A partire dal 2024 l’obbligo di fatturazione elettronica è entrato in vigore in modo generalizzato. Di conseguenza, nessuna impresa o professionista ne è esente, come previsto dal Decreto Legge n. 36/2022.

In un certo senso, il sistema di fatturazione elettronica può essere considerato una versione digitale della “classica” fattura cartacea, pur presentando chiare differenze nelle modalità di emissione del documento.

La fattura elettronica, come spiegato, va compilata in maniera digitale e in formato XML, e successivamente inviata al SdI. Il processo di invio automatizzato attraverso il Sistema di Interscambio diventa intuitivo, facile e veloce, e soprattutto garantisce la sicurezza e la correttezza delle operazioni (sempre nel rispetto della privacy).

Inoltre, per ottenere la massima sicurezza, le fatture vanno convalidate apponendo una firma digitale e una marca da bollo temporale.

La prima (firma digitale o qualificata) è necessaria per garantire l'integrità delle informazioni della fattura e l’autenticità dell’emittente, e può essere richiesta rivolgendosi a uno dei prestatori ufficiali di questo servizio convalidati dall’Agenzia delle Entrate.

La seconda (l’imposta di bollo virtuale), va applicata a ogni fattura emessa. L’importo totale dei bolli acquistati va poi saldato trimestralmente tramite l’apposito modello F24, disponibile nella propria area riservata dell’Agenzia delle Entrate.

Come spiegato, l’obbligo di fatturazione elettronica rende i documenti scambiati attraverso SdI gli unici ad avere validità legale. Pertanto, non è necessario, né utile, inviare alcuna copia cartacea al proprio cliente.

L'obbligo di fattura elettronica non solo si adegua ai nuovi standard digitali, ma aiuta anche lo Stato a contrastare l'evasione fiscale. Inoltre, la fatturazione elettronica B2B rientra nell'obiettivo di “dematerializzazione” dei documenti cartacei portato avanti dalla PA già da diversi anni.

In generale, la fatturazione elettronica si rivela particolarmente vantaggiosa da diversi punti di vista:

• Efficienza e riduzione dei costi: eliminando la gestione di documenti cartacei, e semplificando le operazioni contabili grazie alla trasmissione rapida e automatica dei dati, la digitalizzazione riduce gli errori, accelera i tempi di registrazione e facilita la tracciabilità delle transazioni, eliminando i costi dovuti al consumo di carta oppure a eventuali spedizioni.
• Tracciabilità e sicurezza delle transazioni: la digitalizzazione dei processi di emissione e ricezione delle fatture consente una tracciabilità più accurata e tempestiva delle transazioni, facilitando la verifica e la validazione da parte dell’Agenzia delle Entrate. Inoltre, la fatturazione elettronica impiega tecnologie avanzate di crittografia e firme digitali, così da garantire l'integrità e l'autenticità dei documenti scambiati, riducendo il rischio di frodi e manipolazioni.
• Semplificazioni fiscali e amministrative: la digitalizzazione del processo di emissione e ricezione delle fatture riduce notevolmente la complessità degli adempimenti contabili, eliminando la necessità di gestire documenti cartacei e semplificando il monitoraggio delle transazioni.

Una volta inviate le proprie fatture elettroniche rispettando le caratteristiche menzionate nei paragrafi precedenti, anche per la conservazione dei documenti digitali occorre osservare determinati obblighi, specificati nell’articolo 39 del Dpr n. 633/1972.

Per evitare perdite di dati, infatti, non è sufficiente custodire la fattura sul proprio computer, ma è necessario utilizzare un’apposita piattaforma di “conservazione elettronica” che garantisca di poter recuperare, cercare e consultare le fatture inviate in qualsiasi momento.

L’Agenzia delle Entrate offre gratuitamente ai privati un servizio di conservazione sostitutiva, che salva le fatture emesse automaticamente, garantendo un grande risparmio di tempo. In alternativa, diversi sistemi di gestione della fatturazione elettronica mettono a disposizione strumenti appositi per la conservazione.

In base all’articolo 2220, l’obbligo di conservazione della fattura vale per dieci anni dalla data di ultima registrazione, ed è in vigore sia per la persona o azienda che emette la fattura che per colui o colei che la riceve.

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