Fatturazione elettronica

Emettere una fattura elettronica non significa semplicemente scansionare una fattura cartacea per inviarla via email. Di cosa si tratta allora?

La fattura tradizionale è cartacea o in PDF, viene emessa in duplice copia (una da conservare e l’altra da consegnare al cliente) e si può consegnare a mano o via email allegando la scansione dell’originale cartaceo.

Invece la fattura elettronica è in formato XML, va compilata usando computer, tablet o smartphone e deve essere trasmessa al cliente tramite il Sistema di Interscambio (SdI). Oltre ai dati presenti nella fattura tradizionale, bisogna anche inserire il codice destinatario e il codice del tipo di documento.

Dal 1° gennaio 2024 le fatture cartacee sono state abolite e vige l’obbligo di fatturazione elettronica per tutte le Partite IVA, anche in regime forfettario.

L’unica categoria esclusa da questo obbligo è quella degli operatori sanitari che fatturano alle persone fisiche. Questi operatori sono tenuti a emettere fatture cartacee o in formato PDF e a inviare i dati delle fatture al Sistema Tessera Sanitaria (STS).

Per essere valida, una fattura elettronica deve essere:

• in formato XML;
• inviata al cliente tramite il Sistema di Interscambio (SdI) entro 12 giorni.

Inoltre, prima di emettere fatture in questa modalità è necessario accedere all’area privata del portale Fatture e Corrispettivi e abilitare l’opzione della fatturazione elettronica.

Puoi scegliere tra due tipologie di fattura elettronica:

• fattura immediata: quella classica, da inviare entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione;
• fattura differita: documenta più prestazioni rese nello stesso mese e già pagate, da trasmettere al sistema SdI entro il giorno 15 del mese successivo.

La procedura per fare una fattura elettronica è molto diversa da quella tradizionale.

Per essere a norma di legge, le fatture elettroniche devono contenere i seguenti dati:

• nome e cognome (per ditte individuali), denominazione (per società di capitali) o ragione sociale (per società di persone);
• codice fiscale o Partita IVA;
• indirizzo, città e CAP;
• codice destinatario o PEC del cliente;
• codice del tipo di documento (es. TD04 per le note di credito).

Se invece fatturi a una pubblica amministrazione, devi indicare il CUU (Codice Univoco Ufficio), che identifica l’ufficio pubblico che riceve la fattura. Puoi trovare tutti i codici CUU sul portale IPA.

Una volta inseriti tutti i dati richiesti, devi apporre la firma digitale alla fattura. La firma digitale certifica legalmente il documento.

Se utilizzi un software di fatturazione elettronica, questa fase verrà gestita in automatico dal programma.

Quando emetti una fattura elettronica, assicurati di inviarla al Sistema di Interscambio (SdI) entro 12 giorni.

Puoi trasmettere la fattura al sistema in due modi diversi:

• tramite un servizio di fatturazione elettronica, gratuito o a pagamento;
• tramite PEC: crea il file XML con il software dell’Agenzia delle Entrate e allegalo a un messaggio PEC all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it.

Il sistema SdI si comporta da mediatore tra il cliente e il fornitore.

Prima verifica che i dati inseriti e il formato della fattura siano corretti e poi consegna il documento all’indirizzo presente nei campi “Codice Destinatario” o “PEC Destinatario”.

Il destinatario riceve la fattura all’interno del suo canale prescelto. Ad esempio, se possiede un software di fatturazione riceve il documento direttamente nel programma.

In questo caso, è lo stesso software a conservare in automatico le fatture emesse e ricevute. Altrimenti, puoi aderire gratuitamente al servizio di conservazione elettronica dell’Agenzia delle Entrate e trovare tutte le fatture nel sistema.

Una volta superati gli ostacoli iniziali, la fatturazione elettronica presenta diversi vantaggi.

Emettere fatture elettroniche consente di eliminare i costi relativi:

• all’acquisto di fogli di carta, bolli e buste;
• all’eventuale spedizione delle fatture;
• alla conservazione dei documenti.

Questo perché grazie ai servizi offerti dall’Agenzia delle Entrate si possono emettere e conservare fatture gratuitamente o a un costo ridotto, usando i software appositi presenti sul mercato.

Un altro vantaggio è legato alla gestione della contabilità aziendale. Infatti la trasmissione e conservazione automatica dei dati permette di:

• ridurre gli errori umani;
• semplificare e automatizzare le procedure contabili interne.

Chi decide di aprire un’attività, spesso ha paura che i costi siano troppo alti e di non riuscire a gestire la contabilità.

La fatturazione elettronica sta cambiando proprio queste dinamiche, rendendo le procedure contabili più economiche e semplici. Così da potersi concentrare meno sulla parte fiscale e più sulla crescita effettiva del business.

L’emissione e invio delle fatture elettroniche non è un processo costoso.

Innanzitutto perché esistono tre servizi gratuiti resi disponibili dall’Agenzia delle Entrate:

• un servizio online presente nel portale "Fatture e Corrispettivi";
• un software desktop usato esclusivamente per compilare le fatture;
• l'App FatturAE disponibile sull’App Store e sul Play Store.

Inoltre, se hai un volume esiguo di fatture puoi utilizzare una semplice PEC. Ti basta creare il file XML e allegarlo a un messaggio PEC all'indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it.

Oltre a questi servizi gratuiti, ci sono diversi software a pagamento che consentono di gestire la fatturazione elettronica.

Per scegliere il servizio più adatto, ti consigliamo di valutare:

• il numero di fatture che emetti regolarmente;
• il costo che sei in grado di sostenere;
• la facilità d’uso.