Fatturare a clienti privati con fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica riguarda la pubblica amministrazione, il B2B, ma anche i privati, il cosiddetto B2C (business-to-consumer). Che tu sia un lavoratore autonomo o un’azienda, se vendi prodotti o servizi ai privati, devi sapere quando e come emettere fattura elettronica ai tuoi clienti. In questo articolo ti spieghiamo quando è stato introdotto l’obbligo di fattura elettronica ai privati e come gestire correttamente la fatturazione per garantire la conformità normativa e offrire un buon servizio. Inoltre, ti spieghiamo la differenza che c’è tra fattura e documento commerciale (il vecchio scontrino).

L'obbligo di fatturazione elettronica B2C è entrato in vigore in Italia il 1° gennaio 2019, insieme alla fatturazione B2B, come parte del processo di digitalizzazione fiscale. Questo obbligo si applica a tutti i soggetti IVA che emettono fatture verso consumatori finali, ovvero le persone fisiche che agiscono per interesse personale e non come attività commerciali o professionali.

A differenza delle attività, i clienti privati non hanno l'obbligo di dotarsi di sistemi per la ricezione delle fatture elettroniche, né di possedere un indirizzo PEC o un codice destinatario specifico. Per questo motivo ci sono alcune differenze da conoscere, quando si ha necessità di emettere fatture elettroniche verso privati.

Nonostante l'obbligo di fatturazione elettronica sia stato esteso alla maggior parte dei soggetti IVA, alcune categorie rimangono esenti per il 2025:

• i soggetti che effettuano operazioni con clienti non residenti (comunitari ed extra-comunitari)
• gli operatori che trasmettono dati al Sistema Tessera Sanitaria
• i professionisti sanitari che assistono privati senza obbligo di Tessera Sanitaria
• I piccoli produttori agricoli (art.34 c.6 DPR 633/1972)
• I soggetti che effettuano operazioni esenti o non imponibili ai fini IVA
• Chi vende beni usati (art. 36-bis del DPR 633/1972).

Per la fatturazione elettronica a clienti privati, devi raccogliere correttamente i dati necessari, senza i quali non sarai in grado di emettere fatture a norma di legge. Il processo prevede tre passaggi fondamentali:

• raccogli i dati del cliente (codice fiscale e altri dati anagrafici)
• compila la fattura elettronica nel formato corretto
• invia sia al Sistema di Interscambio che al cliente.

Devi infatti sapere che il cliente privato ha sempre il diritto a ricevere una copia comprensibile della fattura, in formato PDF o cartaceo. Ma questo lo vedremo nel paragrafo dedicato all’invio della fattura.

Per emettere correttamente una fattura elettronica a un cliente privato, devi raccogliere e inserire alcuni dati necessari. La precisione nella compilazione è essenziale per evitare il rifiuto della fattura da parte del Sistema di Interscambio (SDI) e garantire una corretta gestione fiscale.

*Dati facoltativi ma che ti conviene raccogliere per una migliore gestione del rapporto con il cliente.

Per le fatture elettroniche emesse verso clienti privati, il codice destinatario segue regole precise stabilite dall'Agenzia delle Entrate. Nel caso di un consumatore finale residente in Italia, si deve sempre utilizzare il codice convenzionale “0000000” (sette zeri). Questo codice indica al Sistema di Interscambio (SDI) che il destinatario è un privato cittadino senza un canale dedicato per la ricezione delle fatture elettroniche.

Questo codice va utilizzato anche quando il cliente privato fornisce un indirizzo email PEC. L'indirizzo servirà per l'invio della copia, ma la fattura elettronica verrà comunque messa a disposizione nell'area riservata del cliente sul sito dell'Agenzia delle Entrate.

Per i clienti privati residenti all'estero, invece, si utilizza il codice “XXXXXXX” (sette X), seguendo le stesse regole previste per la fatturazione B2B internazionale.

La fatturazione elettronica verso clienti privati presenta procedure diverse a seconda che il destinatario sia residente in Italia o all'estero. In entrambi i casi è fondamentale assicurarsi che il cliente riceva una copia comprensibile della fattura.

Per emettere fatture elettroniche a clienti privati residenti in Italia devi prestare attenzione al corretto uso del campo codice destinatario, a indicare il codice fiscale del cliente e gli altri dati anagrafici, a inviare la fattura elettronica al SDI in formato XML e una copia leggibile in altro formato (PDF ad esempio) direttamente al cliente finale.

• Usa il codice destinatario “0000000”
• Inserisci il codice fiscale del cliente
• Compila tutti i dati anagrafici in modo completo e accurato

Per quanto riguarda l’invio della fattura invece:

• Trasmetti il documento al Sistema di Interscambio
• Invia al cliente una copia in formato PDF o cartaceo
• Informa il cliente che potrà trovare la fattura originale nell'area riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate

L'emissione di fatture elettroniche a clienti privati residenti all'estero comporta alcune differenze rispetto ai clienti residenti in Italia. Le differenze riguardano principalmente il codice destinatario e l’applicazione dell’IVA:

• Usa il codice destinatario “XXXXXXX”
• Inserisci i dati anagrafici del cliente estero
• Indica il Paese di residenza
• Per le vendite a privati UE, si applica l'IVA italiana fino a 10.000€ di vendite annue totali, oltre tale soglia (o per scelta) si applica l'IVA del Paese di destinazione tramite il regime OSS.
• Per i clienti extra-UE le operazioni non sono imponibili, in questo caso aggiungi la dicitura “operazione non imponibile ai sensi dell'art. 8, comma 1, lett. a) DPR 633/72” in fattura

Per quanto riguarda l’invio delle fatture:

• Trasmetti la fattura elettronica al Sistema di Interscambio, come per i clienti italiani
• Invia al cliente una copia in formato leggibile, come il formato PDF
• Conserva la documentazione che attesta la residenza estera del cliente

La consegna della fattura a un cliente privato prevede l'invio di una copia comprensibile del documento, oltre alla trasmissione elettronica attraverso il Sistema di Interscambio. Il metodo più diffuso è l'invio tramite posta elettronica di una copia PDF.

Nell’inviare l’email contente la fattura, è buona prassi specificare nell'oggetto gli estremi della fattura e indicare che si tratta di una copia di cortesia, quindi senza valore fiscale.

In aggiunta alla copia della fattura, ai clienti italiani è opportuno ricordare che l'originale sarà disponibile nella loro area riservata del portale dell’Agenzia delle Entrate. Per i clienti esteri, invece, la copia in PDF rappresenta l'unico documento che riceveranno, quindi è consigliabile usare una lingua a loro comprensibile e includere tutti i dettagli necessari per l'identificazione della transazione.

Ovviamente hai anche la possibilità di consegnare una copia cartacea, che risulta particolarmente utile per le vendite dirette o se richiesto dal cliente.

In alcuni casi si può generare confusione tra fattura e scontrino. Cerchiamo di fare chiarezza. Lo scontrino (oggi rinominato “documento commerciale”) e la fattura sono due documenti fiscali con scopi diversi.

Il documento commerciale (il cosiddetto scontrino) viene utilizzato principalmente per le transazioni immediate e in presenza, come gli acquisti nei negozi o al ristorante.

La fattura, invece, è un documento più dettagliato usato sia per beni che per servizi, specialmente quando il pagamento non è immediato o quando è necessario documentare prestazioni professionali o servizi continuativi.

Il documento commerciale può sostituire la fattura solo per acquisti immediati di beni o servizi pagati sul momento e destinati a uso personale. Non è adatto per prestazioni professionali, servizi continuativi o transazioni che prevedono pagamenti differiti, per i quali è sempre necessaria la fattura.

Per essere valido come giustificativo di spesa ai fini delle detrazioni fiscali, il documento commerciale deve contenere il codice fiscale dell'acquirente. Se il tuo cliente richiede la fattura al momento dell'acquisto, anche per una transazione immediata, sei obbligato a emetterla.