Guida alla fatturazione elettronica per le operazioni B2B in Italia e all'estero

La fatturazione elettronica è un elemento fondamentale per la corretta gestione contabile della tua attività per le operazioni B2B con clienti sia italiani che internazionali. In questo articolo completa, ti spieghiamo dai requisiti normativi alle procedure operative, concentrandoci sulle differenze tra le transazioni nazionali e con l'estero.

In Italia, vige l'obbligo di fatturazione elettronica, tanto per le operazioni B2B, quanto per quelle B2C.

Le fatture emesse con modalità diverse dalla fatturazione elettronica non sono valide, e vengono considerate come non emesse dall’Agenzia dell’Entrate, in caso di controlli fiscali, esponendo l'azienda a sanzioni amministrative.

Per garantire la conformità, la tua impresa deve dotarsi di strumenti adeguati per la creazione, la trasmissione e la conservazione delle fatture elettroniche. Puoi scegliere tra software dedicati o servizi gratuiti, come quello messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate.

L’obbligo è stato introdotto gradualmente, fino a comprendere la quasi totalità delle attività italiane. Dal 1° gennaio 2019, tutte le transazioni tra soggetti passivi IVA residenti o stabiliti in Italia devono essere documentate attraverso fatture elettroniche, utilizzando esclusivamente il Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate. A partire dal 1° gennaio 2024, l’obbligo è stato esteso a tutte le categorie di Partite IVA, inclusi i contribuenti in regime forfettario, indipendentemente dal volume d'affari.

Sia che emetti, sia che ricevi una fattura elettronica sei obbligato a conservarla elettronicamente. In questo modo viene azzerato il rischio di perdere le fatture e viene garantita la massima leggibilità, anche a distanza di tempo. I software di fatturazione elettronica, gratuiti o a pagamento, garantiscono anche la conservazione a norma di legge.

L'obbligo di fatturazione elettronica B2B in Italia è stato introdotto dalla Legge n. 205 del 27 dicembre 2017 (Legge di Bilancio 2018). Con il successivo Decreto Legge n. 36/2022 è stato esteso a tutte le Partite IVA a partire dal 1° gennaio 2024.

L’articolo 39 del Dpr n. 633/1972 regolamenta invece gli aspetti della conservazione elettronica.

La gestione delle fatture elettroniche B2B presenta alcune differenze a seconda che il cliente sia italiano o estero. In entrambi i casi l'utilizzo del Sistema di Interscambio (SDI) è obbligatorio, ma ci sono alcuni accorgimenti da seguire quando si emette fattura a clienti esteri, poiché il sistema di fatturazione elettronica italiano non si estende oltre i confini nazionali.

Per le fatture destinate a clienti italiani, la questione è semplice. Devi emettere fattura elettronica attraverso lo SDI, usando i codici identificativi. Al contrario, per le operazioni che coinvolgono i clienti esteri, devi comunque generare una fattura elettronica attraverso il SDI, ma usando il codice convenzionale “XXXXXXX” come codice destinatario. Inoltre, poiché il SDI è usato solo dai professionisti e dalle imprese italiane, devi autonomamente recapitare la fattura al tuo cliente.

Queste differenze comportano la necessità di gestire due processi paralleli per le aziende che operano sia sul mercato internazionale. Da un lato l’emissione di fattura elettronica (formato XML) attraverso lo SDI, dall’altro l’emissione di una fattura B2B in altro formato (ad esempio PDF) da inviare al cliente estero.

Il codice destinatario rappresenta un elemento fondamentale nella fatturazione elettronica B2B. Si tratta di un codice identificativo e perciò univoco di 7 caratteri, composto da lettere e numeri. Il codice destinatario varia in base al software di fatturazione usato e deve essere comunicato dal cliente.

Per le operazioni tra soggetti italiani, il codice destinatario permette al Sistema di Interscambio (SDI) di recapitare correttamente la fattura elettronica.

Per i clienti italiani B2B:

• Si deve utilizzare il codice destinatario a 7 cifre fornito dal cliente
• In alternativa, se il cliente non ha un codice destinatario ma riceve le fatture via PEC, si utilizza il codice “0000000” (sette zeri)

Per i clienti esteri, invece, si utilizza il codice convenzionale “XXXXXXX”, poiché si tratta di soggetti non sono integrati nel sistema SDI italiano. In questo caso, il codice serve unicamente a permettere la trasmissione della fattura al Sistema di Interscambio per adempiere agli obblighi contabili italiani.

Per clienti esteri B2B:

• Non è necessario richiedere alcun codice al cliente estero
• Si utilizza sempre il codice convenzionale “XXXXXXX” (sette x)
• Devi inviare la fattura al cliente attraverso i canali tradizionali (email, posta)

La ricezione delle fatture segue processi distinti per clienti italiani ed esteri. Per i clienti italiani, il processo è completamente digitalizzato. Tu invii la fattura attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) che si occupa di recapitarla direttamente nel sistema gestionale usato del cliente, garantendo validità fiscale immediata e tracciabilità completa.

Per i clienti esteri, invece, devi comunque generare e trasmettere la fattura allo SDI per rispettare gli obblighi italiani, ma in questo caso, la fattura viene recapitata automaticamente al cliente estero. È compito tuo quello di inviare il documento in formato PDF o in altri formati direttamente al cliente, ad esempio tramite email.

Questo doppia operazione assicura da un lato la conformità con la normativa italiana, dall’altro il corretto procedimento delle relazioni commerciali con i tuoi clienti internazionali.

La verifica della validità delle partite IVA dei clienti esteri è fondamentale per garantire la correttezza delle transazioni internazionali. L'Unione Europea mette a disposizione gratuitamente il sistema VIES (VAT Information Exchange System), gratuitamente accessibile online, che permette di verificare in tempo reale la validità delle partite IVA di tutte le aziende registrate nell'UE.

Se hai dei dubbi sulla validità della Partita IVA del tuo cliente o se hai più Partite IVA riconducibili a uno stesso cliente e non sai qual è quello giusto, visita il sito del VIES e fai un controllo.

Per usare il VIES:

• visita la pagina dedicata al VIES sul sito della Commissione Europea
• inserisci il codice del Paese seguito dal numero di Partita IVA che vuoi verificare

Il sistema conferma immediatamente se il numero è valido e fornisce, se disponibili, informazioni aggiuntive come la denominazione sociale e l'indirizzo dell'azienda.

Questa verifica preventiva è particolarmente importante per evitare problemi nella fatturazione e nell'applicazione dell'IVA per le operazioni intracomunitarie.

La normativa italiana prevede tempistiche precise per l'emissione e la trasmissione delle fatture elettroniche, e distingue tra fatturazione immediata e differita. Per la fatturazione immediata, il documento deve essere emesso e trasmesso al Sistema di Interscambio (SDI) entro 12 giorni dalla data in cui è stata effettuata l'operazione, sia per le cessioni di beni che per le prestazioni di servizi.

Nel caso della fatturazione differita, prevista per le cessioni di beni accompagnate da documento di trasporto (DDT), la fattura può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui è stata effettuata l'operazione. Questa opzione offre più flessibilità alle aziende che effettuano molteplici consegne a uno stesso cliente nel corso di un mese.

È importante sottolineare che la data di emissione della fattura elettronica coincide con la data di trasmissione allo SDI. In caso di scarto della fattura da parte del Sistema di Interscambio, l'azienda ha 5 giorni di tempo per effettuare un nuovo invio corretto e mantenere la data del primo invio.

L'inversione contabile, chiamata internazionalmente reverse charge, e la triangolazione IVA sono due meccanismi che è fondamentale conoscere per le operazioni B2B internazionali. Specialmente perché richiedono una maggiore attenzione in fase di fatturazione.

Si tratta di sistemi che sono stati introdotti per semplificare le transazioni transfrontaliere e prevenire la doppia imposizione IVA nelle operazioni tra soggetti di Paesi diversi.

Partiamo però con il definire che cosa si intende per operazioni intracomunitarie: sono le transazioni commerciali effettuate tra soggetti passivi IVA stabiliti in diversi Stati membri dell'Unione Europea.

Queste operazioni godono di un regime particolare che prevede la non imponibilità IVA nel Paese di origine e l'applicazione dell'imposta nel Paese di destinazione attraverso il meccanismo dell’inversione contabile.

Per la corretta gestione di queste operazioni nella fatturazione elettronica, è necessario indicare il codice natura IVA N3.2 per le cessioni intracomunitarie e includere la dicitura “operazione non imponibile art. 41 D.L. 331/93”.

L'inversione contabile, o reverse charge, è un meccanismo fiscale che inverte l'obbligo di versamento dell'IVA dal venditore all'acquirente nelle operazioni B2B transfrontaliere. Questo sistema è stato introdotto per semplificare le transazioni internazionali e prevenire l'evasione fiscale nelle operazioni intracomunitarie.

Nel regime di reverse charge, il fornitore italiano emette la fattura elettronica senza applicare l'IVA, indicando il codice natura N6.1 per le operazioni intracomunitarie o N6.2 per le operazioni con soggetti extra-UE. Il cliente estero si fa carico degli obblighi IVA nel proprio Paese, integrando la fattura ricevuta con l'imposta secondo le aliquote vigenti nel suo territorio.

Questo meccanismo comporta vantaggi significativi per le imprese, in quanto elimina la necessità di gestire rimborsi IVA transfrontalieri e riduce gli oneri amministrativi. Tuttavia, richiede particolare attenzione nella compilazione delle fatture elettroniche e nella gestione degli adempimenti correlati, come la presentazione degli elenchi INTRASTAT per le operazioni intracomunitarie.

Per la corretta applicazione del reverse charge, ricordati di conservare sempre la documentazione che attesta la natura transfrontaliera dell'operazione.

La triangolazione IVA è un'operazione commerciale che coinvolge tre soggetti passivi IVA stabiliti in tre diversi Stati membri dell'Unione Europea. Si verifica quando un'azienda (primo soggetto) vende dei beni a un cliente (secondo soggetto), il quale a sua volta li rivende a un terzo soggetto, con la particolarità che i beni vengono trasportati direttamente dal primo al terzo soggetto.

In questo tipo di operazione, la fatturazione elettronica segue regole specifiche per evitare che il soggetto intermedio debba identificarsi ai fini IVA nel Paese di destinazione finale dei beni. Questo meccanismo semplifica gli adempimenti IVA e riduce i costi amministrativi per le imprese coinvolte, pur garantendo la corretta tracciabilità dell'operazione.

Funziona così: il primo cedente emette una fattura non imponibile al proprio cliente, mentre il secondo soggetto emette una fattura con inversione contabile al cliente finale.