Se hai avviato un’attività da libero professionista e non hai i requisiti per il regime forfettario, devi aderire al regime semplificato. Questo passaggio presenta alcune differenze, sia dal un punto di vista contabile, sia, soprattutto, dal punto di vista fiscale, come la fatturazione. In questo articolo trovi la risposta ad alcune delle domande più frequenti tipiche dei professionisti, sulla fatturazione: come e quando fare le fatture? Come inserire l’IVA in fattura? Come inserire i rimborsi in fattura? Ma partiamo dalle differenze tra il regime forfettario a quello semplificato.

I principali motivi per aderire al regime semplificato sono:

• hai superato la soglia di 85.000 euro di fatturato
• hai un reddito da lavoro dipendente superiore a 30.000 euro
• hai delle quote di una società

È sufficiente una di queste condizioni per perdere il diritto di accesso al regime forfettario.

Con il regime forfettario:

• non deduci le spese professionali
• non applichi l’IVA nelle fatture elettroniche
• benefici di una tassazione unica da applicare al tuo fatturato

Con il regime semplificato:

• deduci le spese professionali
• devi applicare una tassazione differente sul tuo reddito
• devi aggiungere l’IVA nelle fatture elettroniche

Per i liberi professionisti italiani la fatturazione elettronica rappresenta un obbligo normativo. Le fatture vanno emesse in formato elettronico tramite il Sistema di Interscambio (SDI), in conformità con le normative vigenti. Per farlo devi usare un programma di fatturazione elettronica autorizzato.

Ci sono però delle operazioni specifiche per le quali non è prevista la fattura elettronica:

• Operazioni collegate al Sistema Tessera Sanitaria
• Operazioni esenti o non imponibili
• Operazioni intracomunitarie

La normativa italiana prevede alcune eccezioni all'obbligo di fatturazione elettronica. In particolare le professioni sanitarie godono di specifiche esenzioni. Secondo il Decreto Legislativo n. 119/2018, i soggetti che trasmettono i dati al Sistema Tessera Sanitaria sono esonerati dall'emissione di fatture elettroniche per le prestazioni sanitarie effettuate nei confronti delle persone fisiche.

Questo esonero è stato confermato per garantire la tutela dei dati sensibili e la privacy dei pazienti.

Per emettere correttamente una fattura elettronica come libero professionista devi dotarti di uno strumento di fatturazione elettronica certificato, con il quale creare e inviare le fatture attraverso il Sistema di Interscambio (SDI).

Vediamo ora gli aspetti a cui devi prestare attenzione durante l’emissione delle fatture come professionista.

Per compilare la fattura devi inserire i seguenti dati del tuo cliente:

• Nome e cognome o ragione sociale dell’impresa
• Partita IVA
• Indirizzo di residenza o sede legale, inclusivo di codice postale e comune
• Codice destinatario o indirizzo PEC

Il codice destinatario da inserire dipende dal tuo cliente. Se è:

• un’azienda o un professionista italiano, devi usare il codice destinatario specifico, che devi richiedere al cliente
• un privato italiano, devi usare il codice 0000000 (sette zeri)
• un privato, un’azienda o un professionista straniero, devi usare il codice XXXXXXX (sette x)

Rispetto ai professionisti in regime forfettario, in regime semplificato devi aggiungere l’IVA nelle fatture che emetti. In Italia ci sono diverse aliquote IVA.

La maggior parte dei servizi professionali è soggetta all'aliquota standard IVA del 22%.

Per applicare l’IVA devi moltiplicare tutte le operazioni per l’aliquota corrispondente e sommare questi importi al totale della tua fattura.

Alcune prestazioni possono beneficiare di aliquote ridotte o essere esenti, come, ad esempio i servizi sanitari e di istruzione, che possono essere esenti da IVA. Nel caso di operazioni esenti IVA, devi riportare in fattura la dicitura corretta che giustifichi l'esenzione, citando la normativa applicabile. Ti consigliamo di consultare il tuo commercialista per sapere con certezza quale aliquota IVA applicare e che dicitura inserire in fattura.

Per quanto riguarda le tempistiche di emissione delle fatture, hai diverse possibilità in base al tipo di servizio che offri:

• Fattura immediata: entro 12 giorni dalla data in cui è stata effettuata l'operazione, ossia quando il servizio è stato completato o il bene consegnato, nel caso di vendita di prodotti.
• Fattura differita: da emettere entro il 15 del mese successivo alla consegna dei beni o alla prestazione dei servizi, a condizione che venga accompagnata da un documento di trasporto o da un contratto che definisca la prestazione.
• Operazioni intracomunitarie: Devono seguire le stesse tempistiche delle fatture differite, con l'aggiunta dell'obbligo di registrazione nel sistema INTRASTAT, se applicabile.

Queste tempistiche garantiscono la conformità legale e la corretta documentazione delle transazioni, riducendo il rischio di sanzioni.

Tutte le fatture elettroniche, emesse o ricevute, devono essere conservate per almeno dieci anni, per eventuali controlli fiscali, attraverso appositi strumenti certificati. Gli strumenti di fatturazione elettronica solitamente includono la conservazione a norma di legge, senza costi aggiuntivi.

La parcella elettronica è il documento fiscale usato dai professionisti iscritti a un ordine professionale, come avvocati o commercialisti, per certificare le prestazioni svolte. Anche se simile alla fattura elettronica, la parcella presenta alcune differenze chiave:

• destinatari: la parcella è riservata ai professionisti regolamentati da un ordine, mentre la fattura può essere emessa da qualsiasi titolare di partita IVA, inclusi commercianti e imprese di vario genere.
• contenuto: entrambi i documenti devono riportare dettagli come numero progressivo, data di emissione, e dati del cliente e del professionista. La parcella include anche voci specifiche come la rivalsa previdenziale.
• emissione e trasmissione: le parcelle elettroniche devono essere trasmesse al Sistema di Interscambio (SDI) entro 12 giorni dal pagamento, mentre per le fatture il termine è dalla conclusione del servizio.

Per chiarire ulteriormente le differenze tra parcella e fattura elettronica, puoi comparare i due tipi di documenti con la seguente tabella:

I rimborsi professionali rappresentano un elemento cruciale per i liberi professionisti. Dal 1° gennaio 2025 (legge di bilancio 207/2024), i rimborsi spese non concorrono più alla formazione del reddito imponibile (né al raggiungimento del limite di fatturato per il regime forfettario).

Per essere considerati validi, la normativa richiede che i rimborsi siano:

• giustificati da costi effettivamente sostenuti
• addebitati analiticamente al cliente

Le spese rimborsabili includono tipicamente trasporto, carburante, vitto, alloggio e materiali di consumo, ma possono variare in base all’attività svolta.

Quando emetti una fattura elettronica che include dei rimborsi, devi distinguere chiaramente tra il compenso per la prestazione e le spese anticipate, riportando quest'ultime come voci separate.

Oltre a rispondere agli obblighi fiscali, offre anche maggiore trasparenza ai tuoi clienti. Ma per garantire la conformità ed evitare malintesi con i tuoi clienti, ti conviene conservare la documentazione delle spese sostenute, come ricevute e scontrini.