Rimborso spese professionisti: cos'è e come funziona

Quando un’azienda collabora con un libero o una libera professionista, potrebbe avvalersi dei suoi servizi anche durante viaggi e trasferte di lavoro. In questo caso, il professionista potrebbe dover sostenere spese di vitto e alloggio aggiuntive, richiedendo successivamente un rimborso in fattura oltre al compenso pattuito.

Il rimborso spese per professionisti rappresenta dunque una vera e propria entrata accessoria per il collaboratore aziendale, e prevede modalità leggermente diverse rispetto al rimborso spese per dipendenti in busta paga, oltre a specifiche regole fiscali e di deducibilità.

Se vuoi scoprire di più sull’argomento, nell’articolo di oggi ti sveleremo le varie tipologie, gli obblighi e le limitazioni previste per il rimborso spese per professionisti.

Generalmente, il rimborso spese è la restituzione da parte dell’azienda di somme anticipate da professionisti e dipendenti per lo svolgimento di prestazioni lavorative.

Nel caso di professionisti, i costi inclusi nel rimborso comprendono le spese affrontate per svolgere il proprio incarico professionale, e possono essere oggetto di diverse forme di pagamento da parte del cliente: l’azienda, ad esempio, può anticipare direttamente le somme necessarie, oppure chiedere al collaboratore di coprire in autonomia i costi per poi rimborsarli successivamente.

In quest’ultima eventualità, al professionista potrebbe essere chiesto di sostenere la spesa “in nome e per conto del cliente” (un’espressione che approfondiremo nei paragrafi successivi), oppure di richiedere un rimborso forfettario in fattura una volta terminata la prestazione.

In linea generale, dunque, è possibile individuare tre tipologie di rimborso spese per professionisti:

• Costi prepagati dal cliente: in questo caso, il committente anticipa i fondi senza che il lavoratore debba farsene carico.
• Pagamenti effettuati in nome e per conto del cliente, anticipati quindi dal professionista.
• Spese che il professionista sostiene per eseguire uno specifico incarico, senza dichiarare che avvengono in nome e per conto del cliente.

Nei prossimi paragrafi approfondiremo insieme queste e altre possibili casistiche, illustrandone le relative conseguenze fiscali.

In questa prima modalità, è l’azienda a occuparsi della prenotazione e del pagamento delle spese aggiuntive per il professionista, fatturandole a proprio nome. Per il professionista, dunque, l’operazione è sostanzialmente neutra: non effettua alcun pagamento e non è destinatario di alcuna fattura.

A livello fiscale, il Decreto Legislativo 175/2014 ha stabilito chiaramente che tali pagamenti (nello specifico per le spese di vitto e alloggio) non sono da considerarsi parte del reddito da lavoro del professionista, il quale quindi non dovrà nemmeno riaddebitarli in fattura al committente.

Questa scelta si rivela potenzialmente la più comoda sia per l’una che per l’altra parte, evitando la necessità di fatturazioni e rimborsi successivi all’incarico.

In altri casi, è possibile che il professionista anticipi delle spese a nome del cliente, ad esempio durante il pagamento di un soggiorno in albergo: il collaboratore può richiedere che la fattura venga emessa con i dati dell’azienda, sostenendo però in prima persona il pagamento in struttura.

Dato che le spese sono sostenute dal professionista ma eseguite in nome e per conto del cliente, le somme anticipate possono essere oggetto di rimborso (indicando l’importo in fattura).

Una voce particolare in materia di rimborso spese per professionisti riguarda sicuramente i costi di trasporto, nel caso in cui il collaboratore abbia acquistato biglietti di treni o aerei o abbia utilizzato la propria automobile.

Per gli spostamenti in automobile, una delle forme più utilizzate per quantificare l’esborso sostenuto è il rimborso spese chilometrico: se il professionista utilizza la propria vettura, e il contratto di collaborazione prevede un rimborso in base ai chilometri percorsi, l’importo viene calcolato facendo riferimento ad apposite tabelle predisposte (e periodicamente aggiornate) dall’ACI, l’Automobile Club d’Italia.

Anche in questo caso, i rimborsi in questione vengono considerati a tutti gli effetti parte del compenso per il professionista, con le conseguenze già menzionate dal punto di vista fiscale.

In altri casi può accadere che il cliente anticipi al professionista i fondi necessari per eseguire una spesa indispensabile per l'esecuzione dell'incarico. Questa ipotesi apre diversi scenari a seconda della specifica situazione:

• Quando le somme sono anticipate dal committente, a cui il professionista fa intestare la fattura, la spesa si può considerare effettuata direttamente “dal cliente” per il professionista.
• Se, invece, le somme vengono spese dal professionista senza essere intestate e fatturate al cliente, l’eventuale rimborso dovrà essere indicato in fattura come parte del compenso.

Nel primo caso, dunque, la spesa non rappresenta parte del reddito per il professionista, e non va indicata nella fattura per l’incarico.

Nella seconda ipotesi, invece, si ha una sorta di “anticipazione del rimborso spese”: il cliente fornisce al professionista i fondi necessari per eseguire l’incarico e sostenerne le spese, mentre il professionistà dovra indicare tali somme in fattura, che contribuiranno alla formazione del reddito imponibile.

Oltre alle spese già pagate (o anticipate) del cliente e a quelle eseguite in nome e per conto di quest'ultimo, il professionista potrebbe avere diritto a un rimborso anche in altri casi, ad esempio per pagamenti effettuati in prima persona per lo svolgimento della specifica prestazione professionale (senza che l’azienda abbia anticipato alcuna somma).

In questo caso, i rimborsi spesa diventano parte integrante del compenso professionale: il documento di spesa deve essere intestato al collaboratore, che emetterà poi fattura nei confronti del committente per poter ottenere il relativo rimborso.

Essendo parte del compenso, le spese sostenute dal professionista e rimborsate dall’azienda sono soggette alla tassazione regolare e contribuiscono alla formazione del reddito imponibile.

In questo caso, la modalità adottata per quantificare il rimborso può essere analitica o forfettaria.

• I rimborsi analitici avvengono quando il professionista, raccolti i giustificativi (ricevute e fatture) delle diverse spese effettuate, li mostra al cliente per richiedere un rimborso, ricevendo quindi un importo pari ai costi sostenuti.
• Il rimborso forfettario, d’altro canto, è composto da una somma concordata dal cliente e dal professionista a copertura dei vari esborsi, indipendentemente dalla loro reale entità.

Infine, se le spese sostenute sono state fatturate al professionista, e non è previsto alcun rimborso da parte dell’azienda, potrebbe comunque essere possibile scaricare parte dei costi sostenuti laddove la propria posizione fiscale lo preveda.

Per quanto riguarda le spese di vitto e alloggio, ad esempio, per alcuni regimi fiscali è possibile una detrazione del 75% dell’importo, ma solo a patto che questo non superi il 2% dei compensi percepiti nel periodo di imposta.

Detrazioni di questo genere, tuttavia, riguardano soltanto il professionista, e non hanno a che fare con l’azienda o con lo specifico incarico professionale.

Come spiegato all’inizio dell’articolo, i rimborsi spese non sono una prerogativa dei professionisti: anche i dipendenti e gli amministratori che effettuano pagamenti straordinari per svolgere la propria mansione hanno diritto al rimborso. Tuttavia, le due modalità presentano alcune importanti differenze.

In particolare, per quanto riguarda i metodi di calcolo e l’incidenza fiscale del rimborso, nel caso dei dipendenti è possibile adottare un modello analitico (o rimborso a piè di lista), forfettario e misto.

Nel primo caso, le spese devono essere sempre documentate tramite una nota spese. Il rimborso forfettario per i dipendenti, invece, consiste nella restituzione di un importo predeterminato a prescindere dall’ammontare dei costi. Infine, con il rimborso misto parte delle spese vengono rimborsate con apposita nota spese, mentre il resto viene restituito in una quota forfettaria. Ciascuna di queste modalità comporta obblighi e implicazioni fiscali differenti per entrambe le parti.

In conclusione, le diverse modalità per il rimborso spese dei professionisti comportano diverse possibilità di deducibilità. Nella tabella seguente riassumiamo le conseguenze fiscali per ciascuna tipologia.

Come abbiamo visto, i rimborsi dei professionisti possono essere eseguiti con diverse modalità. Se cerchi un modo per semplificare la gestione dei rimborsi spesa puoi provare Qonto, il conto business pensato per facilitare la quotidianità bancaria.

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La funzionalità per l’invio dei rimborsi spesa consente di digitalizzare e velocizzare il processo di rimborso: al collaboratore basta inviare una richiesta caricando in pochi istanti una foto dello scontrino o della fattura, e l’azienda può inviare il rimborso spettante tramite bonifico istantaneo con un semplice clic.