Rimborso spese forfettario: cos'è e come funziona

Come accennato, esistono molteplici tipologie di rimborsi che si differenziano in funzione delle diverse spese e per le modalità con cui possono essere eseguiti.

Accade frequentemente che il dipendente, l'amministratore o il collaboratore di un'azienda debba svolgere uno specifico incarico diverso dalle quotidiane mansioni o in un luogo che non corrisponde a quello nel quale si esercita la propria attività. Queste richieste possono comportare delle spese anticipate dal lavoratore e che devono essere rimborsate.

Infatti, tutte le volte che una certa spesa (da contratto o secondo quelli che sono gli usi tipici di un certo lavoro, ad esempio di una professione) non si ritiene inclusa all’interno del normale stipendio, scatta il diritto al rimborso. Ad esempio, il rimborso spese dipendenti viene erogato dall’impresa al proprio lavoratore o all’amministratore per restituire le somme di denaro anticipate da questi ultimi per compiere le mansioni richieste.

Per quanto riguarda i rimborsi spese professionisti, il processo è simile ma è opportuno evidenziare la presenza di differenze con i rimborsi spese dipendenti o amministratori. Spesso, infatti, i lavoratori con partita IVA percepiscono il rimborso come parte del compenso ottenuto per la prestazione principale.

È quanto avviene, ad esempio, ad un avvocato che non intesta le spese direttamente al cliente. Il professionista legale sarà tenuto ad emettere fattura per rimborso spese regime forfettario o ad indicare nel documento una nota analitica di tutte le spese sostenute.

Come anticipato, le principali differenze tra le due categorie di lavoratori riguardano principalmente le conseguenze fiscali del regime prescelto per il rimborso spese.

In particolare, i tratti essenziali del rimborso spese professionisti sono:

• La distinzione tra spese prepagate, spese in nome e per conto del cliente e spese intestate al professionista;
• quanto al regime del rimborso, si può ricorrere al rimborso analitico (dove il professionista formula una nota spese che tiene conto esattamente dei costi sostenuti, salvo il caso del rimborso chilometrico che si fonda su un calcolo diverso) e rimborso spese forfettario (in cui si stabilisce in anticipo una somma percepita dal professionista per sostenere le spese legate all’esecuzione dell’incarico e comunemente dette "spese forfetarie" o "spese a forfait");
• quanto alle conseguenze in campo fiscale, bisogna distinguere tra rimborso spese che forma il reddito (con applicazione di IVA) e rimborso che non concorre ad essere parte del reddito del richiedente (se le spese sono intestate al cliente o se queste costituiscono anticipazione di costi che è questi a dover sostenere).

Per quanto concerne i dipendenti e gli amministratori, invece, gli elementi da prendere in considerazione sono:

• la tipologia di spesa sostenuta (regime previsto in caso di vitto, alloggio e regime previsto per i rimborso spese di viaggio e trasporto);
• le modalità di esecuzione del rimborso (a piè di lista, misto o attraverso il rimborso spese forfettario dipendenti);
• i diversi regimi di deducibilità di questi costi per il lavoratore e per l’impresa.

Quando si parla di rimborso spese dipendenti, bisogna evidenziare che le diverse regole concernenti il rimborso partono, innanzitutto, dalla distinzione tra le diverse fonti di spesa.

In particolare, la normativa fiscale (ai fini della deducibilità) opera una distinzione fra:

- spese di viaggio relative alle eventuali trasferte;

- spese di vitto e alloggio;

- spese accessorie.

Sotto questo profilo, la deducibilità delle spese è generalmente globale in caso di spese di viaggio, costi di trasferte (salvo il caso del rimborso chilometrico) e di spese accessorie. Viceversa, esistono precise limitazioni alla deducibilità delle spese di vitto e alloggio che dipendono dalla tipologia di regime che scelto per eseguire il rimborso.

Ovverosia, bisogna tenere in considerazione le tre diverse forme di rimborso: metodo analitico (detto comunemente a piè di lista), metodo forfettario (noto anche come indennità di trasferta) o metodo misto. Il rimborso, inoltre, non sempre concorre a formare il reddito del dipendente: non sempre, quindi, ne determina la busta paga.

Quando il rimborso avviene integralmente in modo forfettario (rimborso spese forfettario), il datore di lavoro eroga al dipendente o all’amministratore un'indennità di trasferta onnicomprensiva, a titolo di rimborso per tutte le spese (di vitto, alloggio, viaggio, ecc.) sostenute nel corso della trasferta. L’ammontare di questo rimborso è solitamente definito all’interno dei contratti collettivi, ma può accadere che un'azienda lo definisca in modo autonomo, purché prevedendo condizioni più favorevoli per dipendenti e amministratori.

Caratteristica principale dell’indennità di trasferta è data dal fatto che gli importi sono considerati a giorni, nel senso che non subiscono influenza dalla durata effettiva della trasferta. Ciò comporta che, purché vi sia spostamento al di fuori del territorio comunale, è possibile beneficiare del rimborso spese forfettario dipendenti anche se l’incarico è stato eseguito in poche ore.

Viceversa, sfugge al concetto di trasferta lo spostamento del dipendente all’interno del territorio comunale. In questo caso, anche se il datore di lavoro dovesse riconoscere una indennità forfettaria, essa concorre integralmente a formare il reddito del lavoratore. Al contrario, le spese di trasporto sono esenti in ogni caso da tassazione.

Altro elemento caratteristico del rimborso spese forfettario dipendenti è che il lavoratore, a differenza di quanto avviene nel caso di metodo analitico o misto, non sarà tenuto a documentare le spese fornendo fatture e giustificativi, né l’imprenditore dovrà produrre la nota spese, semplificando così di molto la gestione dei rimborsi. Esempio fattura rimborso spese forfettario: è possibile trovarla? In realtà, come accennato, per il rimborso forfettario non è necessario presentare giustificativi o fatture. L'importo del rimborso è stabilito a priori.

Spese forfettarie o importo forfettario significato: qual è? Come accennato nel precedente paragrafo, si parla di spese forfettarie o importo forfettario quando il datore restituisce un rimborso forfettario (quindi non analitico) o un compenso forfettario al proprio dipendente.

Tutt’altro discorso quello del rimborso spese analitico o (per la parte formata con il ricorso al sistema piè di lista) misto. Per ottenerli il dipendente o l’amministratore dovrà fornire all’imprenditore tutti i documenti giustificativi delle spese sostenute: scontrini, fatture, biglietti, caselli dell’autostrada, ricevute, e così via. In assenza di spese documentate non sarà ammissibile il rimborso dei relativi importi.

Una volta raccolti i diversi giustificativi, l’imprenditore deve redigere la nota spese (o lasciare che questa sia formulata dal dipendente), che non è altro che un prospetto riassuntivo delle somme spese giornalmente dal collaboratore in trasferta, con tutti i documenti in allegato per comprovare le spese aziendali. 

Il dipendente deve firmare il documento con le spese documentate e il rimborso deve essere accompagnato da una specifica fatturazione, in modo da poter dar luogo alla deducibilità (con riferimento all'IVA). I dipendenti quindi - all’atto dell’acquisto di un certo servizio - devono ricordarsi di farsi rilasciare fattura intestata all’azienda.