Trasferta lavoro: tutti i dettagli

Cos'è esattamente una trasferta di lavoro? Quali sono le modalità previste per i rimborsi per trasferte lavorative? Qual è la differenza tra trasferta e trasferimento? Gli importi legati alle spese di trasferte sono considerabili spese di rappresentanza? Esiste un periodo di tempo entro il quale si può parlare di trasferta di lavoro?

Per rispondere a tutte queste domande in maniera sintetica e esaustiva abbiamo pensato di scrivere una breve guida.

La trasferta di lavoro è un temporaneo cambio di sede di lavoro (può realizzarsi sia all'estero che in Italia). Si tratta di un cambio di luogo che non ha una durata prestabilita: la trasferta può durare da un giorno fino a diverse settimane.

Ciò che caratterizza la trasferta di lavoro non è la sua durata, bensì la sua natura occasionale e temporanea. Qualora la trasferta non fosse più temporanea o occasionale, verrebbe meno l'idea stessa di trasferta.

Quando infatti lo spostamento in un luogo di lavoro diverso da quello abituale non è temporaneo ma definitivo, si parla di trasferimento. Rispetto al trasferimento, quindi, la trasferta prevede dei costi quotidiani legati al viaggio stesso: costi di vitto e alloggio, dei biglietti o del taxi, dell'affitto di una macchina, ecc. Anche i costi delle trasferte devono essere inseriti nell'analisi dei costi mensili, settimanali o giornalieri.

Hai mai sentito parlare dei cosiddetti trasfertisti? I trasfertisti sono coloro che da contratto di lavoro devono svolgere la loro mansione e attività lavorativa in diverse sedi.

Se nel caso del trasferimento manca il carattere della temporaneità proprio della trasferta, nel caso di un lavoratore trasfertista viene meno l'eccezionalità tipica delle trasferte di lavoro.

Per poter capire e conoscere le diverse modalità di rimborso è opportuno conoscere prima le diverse tipologie di trasferte di lavoro:

• Trasferta di lavoro all'interno dello stesso comune nel quale si trova la sede lavorativa indicata sul contratto;
• Trasferta di lavoro al di fuori del comune dove si trova la sede lavorativa. In tal caso si può trattare anche di una sede estera.

La tipologia di trasferta interagisce anche con la modalità stessa di erogazione dell'indennità.

Quando un membro di un team effettua una trasferta di lavoro, spesso si trova a dover anticipare le spese di viaggio (come ad esempio quelle per vitto e alloggio) e richiedere successivamente i rispettivi rimborsi.

Le tipologie di rimborso disponibili che si possono scegliere a seconda dei casi sono:

• Rimborso forfettario;
• Rimborso misto;
• Rimborso analitico.

Le spese aziendali legate ai rimborsi di trasferte non necessariamente sono considerabili come spese di rappresentanza. Questo dipende dalle caratteristiche stesse della trasferta e dal suo obiettivo. Vediamo quindi nel dettaglio le tipologie di rimborso che i lavoratori di un'azienda possono richiedere.

Il rimborso forfettario è caratterizzato da una somma stabilita a priori che viene data al dipendente per le spese sostenute e anticipate durante la trasferta.

A seconda del luogo nel quale è prevista la trasferta varia anche l'importo. Esistono diversi limiti che stabiliscono gli importi dei rimborsi.

Solitamente sono:

• 77,46 euro al giorno per le trasferte internazionali
• 46,48 euro al giorno per le trasferte in Italia.

Al contrario del rimborso forfettario, il rimborso analitico è caratterizzato dalla restituzione analitica, esatta e puntuale della spesa sostenuta dal dipendente durante la trasferta di lavoro. Affinché avvenga questo tipo di rimborso, è necessaria la rendicontazione analitica di tutte le spese.

Il collaboratore o il dipendente che si trova ad anticipare denaro per effettuare la trasferta lavorativa deve obbligatoriamente compilare la nota spesa per ottenere il rimborso.

La nota spese è un documento nel quale vengono riportate tutte le informazioni necessarie per richiedere il rimborso come l'importo speso, il luogo, la data, la tipologia di spesa.

Solitamente alla nota spesa deve essere allegato anche il relativo giustificativo di spesa come le ricevute, gli scontrini fiscali: tutti quei documenti che testimoniano e provano la spesa.

Come suggerito dal nome stesso, il rimborso misto è a metà tra il rimborso analitico e quello forfettario.

Con il rimborso spese misto è prevista sia un'indennità analitica (rimborso analitico, detto anche a piè di lista) che una parte di indennità forfettaria.

La gestione dei rimborsi e il trattamento delle note spese spesso richiede molto tempo e non è sempre facile. Per questo molte aziende scelgono degli strumenti innovativi e capaci di ottimizzare la gestione del lavoro.

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