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Le trasferte di lavoro rappresentano uno strumento fondamentale per molte aziende, specie per incontrare clienti strategici e sviluppare nuove opportunità commerciali. Questa pagina è pensata per i titolari di piccole imprese e per i responsabile delle risorse umane, che devono conoscere gli obblighi di legge, ma anche ottimizzare i costi aziendali e garantire il benessere dei propri collaboratori.
In questo articolo trovi consigli utili su come organizzare le trasferte in modo conveniente, come gestire le spese durante le trasferte, specie se scegli di usare Qonto.
Per capire come funzionano le trasferte, conviene definire che cos’è una trasferta lavorativa.
Cosa si intende per trasferta di lavoro
Una trasferta di lavoro è il temporaneo spostamento di un dipendente dalla sua sede abituale di lavoro per svolgere attività lavorative in un luogo diverso (anche all’estero). Si caratterizza per tre elementi fondamentali: la temporaneità, l'occasionalità e la finalità lavorativa.
Stabilito che cos’è una trasferta, vediamo quali sono gli altri aspetti fondamentali per una corretta gestione delle trasferte in azienda:
Non esiste una durata massima prestabilita per legge per le trasferte di lavoro. Una trasferta può durare da poche ore fino a diversi mesi, purché mantenga il suo carattere temporaneo e occasionale.
Rispetto alla trasferta, il distacco si verifica quando invii un dipendente a svolgere la sua attività presso un’altra azienda o sede per un periodo determinato, mantenendo però il rapporto di lavoro con la tua azienda. Nel distacco il lavoratore opera sotto la direzione e il controllo dell’azienda ospitante, ma resta formalmente alle tue dipendenze.
Differenza tra trasferta di lavoro e distacco
Nel caso di distacco possono esserci accordi specifici tra le aziende coinvolte su chi sostiene i costi. L’azienda di origine deve comunicare formalmente l’avvio del distacco agli enti competenti (come INAIL e INPS) e garantire i diritti e le tutele previsti dal contratto originario. Inoltre, la responsabilità sulla sicurezza e sulle condizioni di lavoro passa anche all’azienda ospitante, rendendo necessario un coordinamento costante tra le due aziende.
La disciplina delle trasferte di lavoro è regolata principalmente dall’art. 51 del TUIR per il trattamento fiscale dei rimborsi e delle indennità, nonché dall’art. 2103 del Codice Civile riguardo il luogo di lavoro.
Ulteriori dettagli e obblighi possono essere previsti dai contratti collettivi nazionali (CCNL) di categoria.
Una gestione efficace delle trasferte di lavoro può fare la differenza tra un'operazione aziendale fluida e un potenziale disastro amministrativo. Organizza le missioni lavorative secondo gli obblighi normativi, ma cerca di ottimizzare i processi e ridurre i costi superflui.
Definisci procedure chiare per la pianificazione, la comunicazione e le spese ammesse, assicurandoti che ogni collaboratore sia informato della politica aziendali e delle modalità di rendicontazione.
Affidati a strumenti digitali per monitorare e approvare le spese, così da mantenere sempre il controllo del budget.
Per organizzare una trasferta di lavoro in modo efficace è fondamentale partire dalla pianificazione:
Infine, sfrutta strumenti digitali per facilitare la gestione delle spese e mantenere una comunicazione costante con il dipendente durante tutta la trasferta.
Come si comunica la trasferta al lavoratore
La trasferta si comunica con l’ordine di missione. L’ordine di missione è il documento ufficiale con cui autorizzi formalmente la trasferta di un dipendente. Al suo interno: destinazione, durata, scopo della missione, dettagli sulle spese ammesse e sugli strumenti di pagamento da usare. Serve a tutelare sia la tua azienda sia il tuo collaboratore, garantendo trasparenza e rispetto delle procedure interne.
Se organizzi le trasferte aziendali in questo modo con precisione e trasparenza eviti imprevisti e ottimizzi tempi e risorse.
Le trasferte di lavoro possono essere pagate in diversi modi, a seconda delle esigenze aziendali e della politica interna.
Il metodo più tradizionale è il rimborso a posteriori, con il dipendente che anticipa le spese e presenta la documentazione per ottenere il rimborso.
Molte aziende forniscono carte aziendali nominative, che permettono al collaboratore di sostenere direttamente i costi senza dover usare le proprie finanze. Questa soluzione è ideale se vuoi semplificare la gestione e controllo delle spese.
Il conto Qonto include carte aziendali ideali per la gestione delle spese di trasferta. Imposti limiti personalizzati per ogni collaboratore, monitori le spese in tempo reale e ricevi notifiche istantanee. Ogni carta è collegata direttamente al conto aziendale per garantirti massima trasparenza e sicurezza.
In alternativa, esistono soluzioni come l’erogazione di un importo forfettario giornaliero, o l’anticipo di cassa prima della partenza, ovvero un budget fornito dall’azienda al lavoratore per coprire le spese che sosterrà.
In aggiunta alla copertura dei costi sostenuti, devi anche considerare l’indennità di trasferta per i tuoi collaboratori, ovvero un importo aggiuntivo che serve a compensare il lavoratore del tempo passato fuori casa e delle spese personali che potrebbe sostenere.
Poiché ogni opzione ha vantaggi e limiti, abbiamo pensato di preparare una tabella per aiutarti a scegliere quella più adatta alle tue esigenze.
| Modalità di pagamento | Vantaggi | Svantaggi |
|---|---|---|
| Rimborso a posteriori | Offre controllo dettagliato su ogni spesa sostenuta e garantisce documentazione completa senza esborsi anticipati | Il dipendente deve anticipare le spese personalmente e attendere i tempi di rimborso. La gestione amministrativa da parte dell’azienda può diventare complessa |
| Carte aziendali | Elimina l'anticipo personale del dipendente e permette controllo in tempo reale con limiti preimpostati, semplificando notevolmente la gestione | Può comportare dei costi per l'emissione delle carte ed eventuali commissioni |
| Sistema forfettario | Garantisce massima semplicità amministrativa con costi prevedibili e ridotta necessità di documentazione | Deve rispettare specifici limiti fiscali e non copre spese eccezionali, potendo creare disparità tra spese reali e importo erogato, sia per l’azienda, sia per il lavoratore |
| Anticipo di cassa | Elimina preoccupazioni finanziarie per il dipendente ed è ideale per trasferte lunghe, offrendo massima flessibilità nelle spese | Crea esposizione finanziaria per l'azienda e richiede successivo conguaglio, complicando la gestione contabile |
La comunicazione della trasferta all’INAIL è richiesta solo per specifici settori ad alto rischio o quando la trasferta comporta variazioni significative del rischio lavorativo rispetto alla sede abituale.
Nella maggior parte dei casi la copertura assicurativa INAIL rimane attiva durante le trasferte lavorative senza necessità di comunicazioni aggiuntive.
Verifica se il CCNL di riferimento o la valutazione dei rischi aziendale prevedono obblighi specifici. Consulta il tuo consulente del lavoro per verificare eventuali adempimenti.
Con il conto business Qonto semplifichi gli aspetti contabili relativi alle spese di trasferta.
Assegna carte ai tuoi collaboratori per coprire i costi sostenuti durante lo svolgimento del lavoro, senza anticipare denaro personale. Tu mantieni il controllo totale impostando limiti e categorie di spesa personalizzati e monitorando ogni transazione in tempo reale dall’app.
Inoltre, la digitalizzazione diventa semplice e immediata: i tuoi dipendenti fotografano gli scontrini e le ricevute direttamente dall'app mobile, allegandoli automaticamente alle transazioni corrispondenti.
In questo modo tu e il tuo personale amministrativo eliminate la gestione cartacea e risparmiate una grande quantità di tempo per la rendicontazione.
Oltre 600.000 aziende e lavoratori autonomi si affidano a al conto business Qonto per la loro attività. La piattaforma intuitiva non solo semplifica le operazioni bancarie quotidiane, ma ottimizza anche l'intera gestione finanziaria, dai pagamenti alla fatturazione, al finanziamento dei progetti. Grazie a questa combinazione efficiente e a un servizio clienti disponibile 7 giorni su 7, Qonto è stata più volte premiata da G2.
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