Il rimborso spese forfettario: quale documentazione?

Hai letto online dell'esistenza di un "esempio fattura rimborso spese forfettario"? Prima di parlare di fatture, regime, tasse, imposte e documentazione, è opportuno capire cos'è un rimborso spese. Scopriamolo insieme in questa guida.

Il rimborso spese è un'indennità che copre le spese anticipate durante lo svolgimento di attività lavorativa. Questa tipologia di spese deve essere riconosciute a titolo di rimborso in quanto sostenute nell'interesse stesso dell'azienda. Capita spesso di dover richiedere un rimborso quando si anticipano le spese per svolgere, ad esempio, del lavoro per un cliente fuori sede, per il vitto e alloggio, per le spese di viaggio o per le spese relative al carburante.

Generalmente è necessario che tali spese siano documentate dimostrando quindi di averle sostenute ed anticipate e conservando ovviamente la documentazione occorrente che dovrà essere consegnata per ottenere, appunto, il rimborso. Esiste però una tipologia di indennità - il rimborso forfettario - con la quale non è necessario presentare le suddette documentazioni. A scegliere il tipo di rimborso è solitamente l'azienda insieme con i suoi dipendenti.

Quando invece è necessario parlare di fattura, rimborso, note spese? Succede spesso che un dipendente oppure un professionista con partita IVA con ruolo di collaboratore abbia necessità di recarsi fuori comune per effettuare determinate prestazioni di lavoro per le imprese clienti. In questi casi è necessario che l'uscita abbia carattere di occasionalità e sia solamente una condizione lavorativa temporanea anche se non è, in realtà, prevista una durata massima o un limite.

Un concetto completamente diverso è, infatti, quello di trasferimento che prevede uno spostamento stabile e duraturo nel tempo da parte del collaboratore. Nella maggior parte dei casi, è possibile che le spese sostenute dai dipendenti sono effettuate durante trasferte quotidiani o settimanali. Al di là che si tratti di rimborso forfettario, analitico o misto - le spese sostenute e anticipate dal lavoratore sono spese che devono essere rimborsate.

Le modalità di rimborso spese sono differenti e non sempre concorrono alla formazione del reddito imponibile. Vediamole insieme:

• Rimborso analitico: si ha quando il rimborso copre l'importo totale anticipato. La restituzione riguarda l'importo analitico, appunto, detto anche a "piè di lista". Entro determinati limiti, questa tipologia di rimborsi non concorre alla formazione del reddito del lavoratore. Condizione necessaria è però la corretta e scrupolosa conservazione e presentazione della documentazione comprovante gli importi pagati (note spese e giustificativi).
• Rimborso forfettario: in questo caso al dipendente o al collaboratore che hanno sostenuto la spesa di viaggio, le spese di vitto o altra tipologia, viene data un'indennità stabilita a priori. Per questo non è richiesto che le spese siano documentate tramite ricevute, scontrini o altri documenti giustificativi. Vi è, infatti, un ammontare concordato prima e consistente in una indennità fissa calcolata su una base giornaliera massima (a forfait) e non sui costi sostenuti.
• Rimborso misto: come si può intuire, in quest'ultimo caso, il professionista che ha sostenuto le spese ha diritto ad un rimborso che prevede sia la prima modalità (rimborso analitico), sia il rimborso spese forfettario. L'indennità forfettaria andrà quindi a sommarsi all'altra.

L’attenta documentazione delle spese a carico del collaboratore è solitamente fondamentale ai fini del rimborso analitico e misto, in quanto lo stesso avrà l’onere di consegnare al reparto competente ogni documento, ricevuta o fattura correttamente intestata, a mano o tramite email.

Tra i vari rimborsi per le spese pagate per vitto, alloggio, viaggio e benzina, bisogna tenere in considerazione che oltre alle note spese, è opportuno presentare anche i giustificativi di spese come:

• scontrini e ricevute fiscali;
• fatture elettroniche (intestate al collaboratore o direttamente alle imprese per vitto e alloggio, telefonia, altre spese legate al veicolo);
• documenti di viaggio (biglietti nominativi, ricevute, ecc.).

Nella nota spese devono comparire i dati più importanti come:

• Nome del lavoratore
• Importo anticipato e richiesto
• Luogo nel quale è stato realizzato l'acquisto
• Data dell'acquisto.

Nota spese e giustificativi hanno valore fiscale. Sebbene alcuni servizi - come Qonto -consentano di dematerializzare le note spese, è importante conservare sempre gli originali cartacei. La nota spese deve quindi essere compilata in maniera corretta e precisa (un'azienda può fornire anche un proprio modulo rimborso spese).

A differenza di quello analitico o misto, il rimborso spese forfettario dipendenti non prevede che il lavoratore documenti le spese fornendo fatture e giustificativi.

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Inoltre, Qonto ti permette di eliminare i documenti cartacei e digitalizzare giustificativi e note spese. Infatti, sia tu che i tuoi collaboratori potete scattare una foto della ricevuta e caricarla sull'app, che si occupa di rilevare importo e aliquota IVA e allegare la foto alla transazione corrispondente.