Rimborso spese aziendale e documentazione

Modulo rimborso spese generico? Scopri tutti i dettagli relativi alla documentazione in materia di rimborsi spese! Può accadere che un amministratore di un'impresa, un collaboratore o un dipendente d’azienda si ritrovi fuori sede per una trasferta lavorativa ed effettui delle spese prettamente lavorative anticipando il denaro e i pagamenti aziendali.

In questo caso, colui o colei che hanno anticipato il denaro devono essere rimborsati dal datore di lavoro per le somme anticipate e devono fare la relativa richiesta. Per richiedere i rimborsi (analitico o misto, non forfettario) è necessario compilare una nota spese (si tratta del cosiddetto "modulo rimborso spese generico") ed eventualmente allegare dei giustificativi di spese.

Può trattarsi di spese piuttosto comuni come quelle legate alla trasferta lavorativa (spese di viaggio e non solo), all’hotel, al viaggio, all'affitto della macchina, all'acquisto del carburante, al vitto e all'alloggio, alle spese relative alla telefonia aziendale o a un pranzo di lavoro. Al di là della documentazione cartacea, con Qonto puoi semplificare la gestione dei rimborsi aziendali digitalizzando le note spese.

Come anticipato, il rimborso spese non è altro che un'indennità data ad un dipendente o ad un collaboratore che si è trovato a dover anticipare del denaro per motivi lavorativi. È possibile richiedere un'indennità sia per spese sostenute all'interno del comune che all'estero, qualora ad esempio fossero frequenti le trasferte fuori dall'Italia. Affinché il datore di lavoro possa procedere con l’indennizzo, il lavoratore deve documentare con fatture, giustificativi e note ogni spesa sostenuta.

Solitamente un'azienda fornisce o un modulo rimborso spese generico o fornisce ai propri dipendenti delle carte aziendali come quelle di Qonto.

Alcune delle spese più frequenti sono attività che richiedono il rimborso spese chilometrico, ovvero il rimborso spese dell’acquisto di carburante durante la trasferta lavorativa giornaliera o meno. In tal caso l’indennizzo è calcolato secondo le tabelle ACI.

Per ottenere un rimborso, un dipendente aziendale deve necessariamente certificare e successivamente comunicare al datore di lavoro i costi extra sostenuti attraverso la nota spese aziendale, ovvero quell'insieme di documenti cartacei o digitali utili per richiedere il rimborso. Un'azienda nella quale sono frequenti i rimborsi solitamente ha a disposizione:

• O un modulo rimborso spese generico che il dipendente deve compilare
• O delle carte aziendali come quelle offerte da Qonto, con le quali ogni dipendente può effettuare le spese aziendali utilizzando direttamente denaro presente sul conto aziendale. Con Qonto il titolare del conto spetta ha il compito di monitorare i movimenti del conto e di impostare.

I dati da inserire

Che sia un modulo rimborso spese generico o un modulo compilato direttamente dal dipendente, la documentazione relativa alla spese (la nota spese e i giustificativi) valida ai fini fiscali deve essere preparata in modo dettagliato, annotando tutti i dati necessari:

• la data
• il luogo in cui la spesa è stata sostenuta
• catalogazione e la natura della spesa
• importo.

Le modalità di erogazione dell’indennizzo avvengono a discrezione dell’ufficio amministrativo: le modalità di rimborso sono sempre preventivamente concordate tra il lavoratore e l’azienda. La nota spese aziendale può essere redatta in formato digitale, risparmiando tempo e semplificando i passaggi anche per l’amministrazione. Occorre però tenere a mente che sul piano fiscale è importante conservare sempre gli originali cartacei.

Qonto è il conto aziendale online che consente a PMI di gestire il processo di dematerializzazione delle note spese in maniera efficace e rapida. Inoltre i servizi offerti da Qonto danno ad aziende ed imprenditori la possibilità di avere un conto corrente business multi-utente e multi-carta, con carte di debito aziendali nominative per ogni collaboratore ed un apposito scanner in-app in grado, attraverso la App per smartphone Qonto, di fotografare il giustificativo di spesa, dematerializzarlo, renderlo digitale e allegarlo al relativo movimento di conto corrente.