Modello nota spese viaggio: tutti i dettagli

I titolari di grandi aziende o di piccole imprese si trovano spesso nella situazione di dover rimborsare i propri dipendenti o collaboratori che viaggiano temporaneamente per svolgere una trasferta per motivi lavorativi e professionali.

Prima di parlare di nota spese viaggio e note spese aziendali, è opportuno spiegare cos'è una trasferta di lavoro.

La legge prevede che una trasferta di lavoro si concretizzi nel momento in cui il datore di lavoro richiede al lavoratore di prestare la propria opera - la propria mansione - in un luogo diverso da quello in cui questa viene abitualmente eseguita (in un comune diverso). La trasferta non ha un limite temporale, l'importante è che permanga un legame tra il lavoratore e l'originaria sede lavorativa e che sia prevista una data di rientro. Qualora venisse meno quest'ultima, si parla infatti di trasferimento. La legge prevede che al lavoratore in trasferta spetti un'indennità economica come rimborso dei costi sostenuti durante lo svolgimento dell'attività lavorativa. Affinché il lavoratore venga rimborsato, è necessario che quest'ultimo compili una nota spese accurata e precisa.

Con le carte di debito business nominative offerte da Qonto, la compilazione delle note spese non è essenziale. Qonto ti consente infatti di dematerializzare le note spese aziendali. Ogni collaboratore può infatti avere la propria carta con la quale effettuare le spese lavorative e grazie alla quale non è necessario né anticipare denaro né richiedere rimborsi. Con Qonto basta solo allegare online i giustificativi per dimostrare i costi sostenuti tramite la carta aziendale Qonto. Il titolare del conto corrente Qonto può impostare i limiti di spese e tenere sempre sotto controllo la contabilità e le spese aziendali: si tratta di una soluzione che consente di ottimizzare la gestione della quotidianità contabile e finanziaria del business. In questo modo non solo si possono evitare perdite di tempo inutili, ma si ha anche la possibilità di controllare il saldo del conto corrente e impostare i limiti di spesa. Al di là dei motivi fiscali e legali, tutti i rimborsi spese devono essere certificati in qualità di costi aziendali che devono essere analizzati e gestiti.

La nota spese è un documento contenente tutte le spese sostenute dal lavoratore durante la trasferta. Si tratta di un vero e proprio giustificativo delle spese sostenute. Questa deve essere redatta sia dai lavoratori subordinati che dai lavoratori autonomi che si trovano a collaborare con un'azienda. La compilazione di una nota spese è un'operazione semplice, soprattutto quando l'azienda già il modulo.

Poiché la nota spese è fondamentale per ottenere il rimborso, è importante che contenga determinati elementi e dati:

• dati anagrafici dell'azienda per cui è svolta la trasferta
• dati anagrafici del lavoratore
• le date in cui è avvenuta la trasferta
• elenco delle spese sostenute
• allegati (fattura, ricevute, scontrini, prenotazioni)

Questa tipologia di nota spese è utile solo quando un lavoratore si trova a dover richiedere un rimborso analitico o un rimborso forfettario. La nota spese non è invece prevista in caso di rimborso forfettario.

Con rimborso analitico l’azienda deve rimborsare l'intera somma di denaro anticipata dal dipendente durante la trasferta lavorativa, e di cui il lavoratore conserva la relativa documentazione. Il lavoratore non riceve quindi un importo forfettario (ovverosia fisso, deciso a priori), ma deve presentare giustificativi per tutte le spese sostenute di cui richiede il rimborso. Il riferimento normativo - art. 51 del comma 5 D.P.R. n. 917/1986 - spiega che i rimborsi per le spese sostenute dal lavoratore non concorrono al reddito del dipendente.

Una delle tipologie di indennità per la quale è necessario compilare una nota spese è quella del rimborso spese misto, cioè un’indennità che prevede il rimborso analitico delle spese lavorative unitamente ad una modalità di rimborso forfettario (ovverosia ad un rimborso fisso). Per il lavoratore è quindi prevista una somma forfettaria stabilita a priori, solitamente su base giornaliera, più un rimborso analitico delle spese che il lavoratore ha dovuto sostenere durante la trasferta. Anche in questo caso è necessario che il lavoratore presenti i giustificativi di ogni spesa sostenuta tramite una nota spese. In sostanza, il dipendente deve rendicontare le spese sostenute - presentando ricevute o altro tipo di documentazione a supporto.

Quando il lavoratore invia al proprio datore il lavoro la nota spese per la trasferta lavorativa, questa include anche tutti i documenti originali che la società deve per legge conservare. In questo modo l'azienda potrà sempre dimostrare che i rimborsi elargiti al lavoratore sono relativi all'attività lavorativa svolta durante la trasferta. Inoltre, le note spese sono documenti fiscalmente rilevanti: devono quindi essere conservati per 10 anni dall'ultima registrazione, ed in quanto fiscali questi debbono essere autentici, immodificabili ed integri. Qonto, ad esempio, ti consente di conservare facilmente le note spese direttamente dall'app, facendo una semplice foto ad ogni giustificativo e allegandola alla transazione di riferimento. In questo modo, un professionista o una PMI può conservare gli originali cartacei e le versioni digitali - affinché i giustificativi non vadano persi e siano facilmente reperibili. Inoltre, ad aiutare nella gestione della contabilità quotidiana, è anche la possibilità di assegnare alle transazioni dei tag personalizzati per classificarle.

I rimborsi spese per i dipendenti e i collaboratori sono fiscalmente, entro dei limiti, deducibili da parte delle aziende. I limiti sono: per le trasferte nel Comune dove l'azienda ha sede pari al 75% delle spese sostenute dal lavoratore, per le trasferte fuori dal territorio comunale 180.76€, per le trasferte all'interno del territorio nazionale di 258.23€ per quelle estere. Le spese documentate, ossia quelle a rimborso analitico, sostenute per il viaggio (biglietti aerei e ferroviari) sono completamente deducibili. Nel caso in cui il lavoratore debba usare la propria auto, occorre fare riferimento ad una specifica tabella ACI aggiornata annualmente per calcolare il rimborso che spetta al lavoratore.

Quando le piccole aziende non hanno un gestionale per la rendicontazione delle note spese, i lavoratori dipendenti possono realizzare la propria nota spese per la trasferta tramite Excel. Questo è il modello più diffuso, di cui sono reperibili online molti esempi, grazie ai quali spesso è possibile impostare e calcolare in automatico le singole voci che la nota spese deve necessariamente avere.