Semplifica i rimborsi delle spese di trasferta

Per poter facilitare una corretta gestione dei rimborsi relativi alle spese di trasferta è fondamentale adottare una politica chiara e fornire delle linee guida semplici, che i dipendenti devono seguire in occasione dei viaggi di lavoro, in Italia e all’estero.

Le pratiche essenziali che consentono una gestione ottimale dei rimborsi spese di qualsiasi tipo sono:

- Conservare i documenti originali (scontrini, ricevute e fatture) relativi alle spese sostenute;

- Annotare data, ora e altre informazioni rilevanti ai fini di una corretta compilazione delle note spese.

I documenti relativi alle spese di trasferta, validi a fini fiscali, devono essere conservati per almeno 10 anni. Questi documenti possono essere richiesti dall'Agenzia delle Entrate in caso di controlli fiscali.

È perciò importante prestare attenzione e non perdere nessun documento necessario sia durante sia una volta che la trasferta è terminata. Il dipendente è, infatti, tenuto a consegnare la documentazione delle spese, così da consentire al datore di lavoro di verificare i requisiti del rimborso.

Ecco alcuni consigli per conservare correttamente i documenti relativi alle spese di trasferta:

- Conservare i documenti in un luogo sicuro.

- Organizzare i documenti in modo ordinato.

- Etichettare i documenti con la data, l'importo e la descrizione della spesa.

- Digitalizzare i documenti per poterli archiviare in un formato elettronico.

Con Qonto puoi semplificare in modo significativo la conservazione e la trasmissione dei documenti con valore legale grazie alla loro digitalizzazione: è sufficiente scattare una foto ben leggibile del giustificativo di spesa (ricevuta o scontrino parlante) e creare una nota spese direttamente nell’app. Inoltre i dati vengono estrapolati in automatico, riducendo il rischio di errore durante la compilazione delle richieste di rimborso per le spese di trasferta.

Il processo di rimborso di una spesa aziendale sostenuta da un dipendente è solitamente suddiviso in quattro fasi comuni a ogni azienda:

1. Recupero e conservazione del giustificativo di spesa;

2. Compilazione della nota spese in modo accurato e completo;

3. Approvazione della nota spese da parte della persona o del team competente all’interno dell’azienda,

4. Rimborso tramite bonifico o altro metodo di pagamento.

Con Qonto questo procedimento è quasi completamente automatizzato: i tempi di elaborazione della richiesta e di accredito dell’ammontare si riducono, e il rischio di errori durante la compilazione delle note spese è minimo.

Il procedimento di rimborso di una spesa di trasferta aziendale con Qonto è il seguente:

1. Il dipendente accede all’app di Qonto con i suoi dati utente e crea una nuova richiesta di rimborso;

2. Fotografa o allega una foto precedentemente fatta del giustificativo di spesa (fattura, scontrino, ricevuta) e invia la richiesta;

3. Sempre dall’app Qonto, la persona predisposta alla gestione delle note spese verifica la correttezza dei dati riportati e accetta, respinge, o chiede maggiori informazioni relative alla richiesta di rimborso;

4. Una volta accettata, il pagamento della somma dovuta al dipendente può essere effettuato tramite bonifico istantaneo con un semplice clic.

L’utilizzo di un software apposito per la gestione delle spese di trasferta aziendali dei dipendenti offre interessanti vantaggi:

- Semplifica la gestione delle spese. L’automatizzazione dei passaggi per la corretta gestione dei rimborsi rende l’intero processo più efficiente, dalla richiesta all’approvazione, fino al rimborso delle spese.

- Risparmio quotidiano di tempo. Altro effetto positivo dell’automatizzazione del processo.

- Note spese accuratamente compilate. Un software per la gestione delle spese di trasferta aiuta i dipendenti a compilare le note spese in modo accurato e completo, evitando errori che potrebbero portare a ritardi nel rimborso delle spese e creare malumore all’interno dell’azienda.

- Maggiore controllo sui costi. I software per la gestione delle spese, come Qonto, ti aiutano a tenere traccia dei costi e a identificare eventuali anomalie. Tutti i dati sono disponibili in tempo reale e in qualsiasi momento.

- Niente più faldoni fisici da conservare. Grazie alla digitalizzazione delle note spese è sufficiente conservare i documenti in formato digitale. Questo significa che non è più necessario tenere per 10 anni i documenti fisici in ufficio.

- Nessun rischio di smarrimento dei documenti. La dematerializzazione dei giustificativi di spesa azzera il rischio di perdita dei documenti utili alla gestione contabile e al rimborso dei dipendenti. Basta scattare una foto allo scontrino con i dati ben leggibili appena conclusa la transazione.

Rispetto agli altri software per la gestione delle spese, Qonto ti consente di centralizzare tutte le principali operazioni finanziarie, fiscali e contabili della tua azienda. Una sola app per amministrare in modo efficiente ed economico l’andamento del tuo business.

La nota spese è un documento che deve essere compilato dal dipendente per richiedere il rimborso delle spese sostenute durante la trasferta. La nota spese deve sempre includere le informazioni utili al datore di lavoro a verificare che la spesa sostenuta rientri tra quelle ammesse dall’azienda.

A seconda della politica dell’azienda sulle trasferte di lavoro e sulla compilazione delle note spese, i dati e i documenti necessari per richiedere un rimborso spese possono variare da società a società. I dati necessari solitamente sono:

- Nome del dipendente;

- prodotto o servizio acquistato;

- data e ora;

- ammontare;

- metodo di pagamento;

- giustificativo di spesa (scontrino, ricevuta, fattura);

- luogo e motivo della trasferta.

Gli scontrini, le ricevute e le fatture sono documenti che devono essere allegati alla nota spese a dimostrazione delle spese sostenute.

Altre prove a sostegno delle spese possono essere allegate alla nota spese per dimostrare le spese sostenute, ad esempio:

- Biglietti aerei

- Biglietti ferroviari

- Noleggio auto

- Documenti relativi al pernottamento

- Documenti relativi al vitto

- Documenti relativi ad altre spese sostenute

Con Qonto il rimborso delle spese di trasferta è semi-automatizzato: durante la compilazione della richiesta di rimborso il dipendente indica il proprio IBAN. In questo modo, una volta che le richieste a suo carico sono state vagliate e approvate, la persona incaricata può emettere il rimborso dell’intera somma con un semplice clic direttamente dall’app di Qonto.

I rimborsi delle spese di trasferta dei dipendenti avvengono tramite bonifico istantaneo SEPA. L’accredito della somma dovuta avviene solitamente in 10 secondi dall’invio del bonifico.