Fatturazione passiva: paga i tuoi fornitori con Qonto

La fatturazione passiva corrisponde alle fatture che ricevi dai tuoi fornitori per l’acquisto di beni o servizi. L’aggettivo passivo indica che il soggetto (azienda o professionista) che riceve la fattura da parte del fornitore, non deve far altro che verificare la correttezza dei dati e procedere al pagamento dell’ammontare fatturato.

Rispetto alla fatturazione tradizionale, la fatturazione elettronica tende a semplificare la gestione delle fatture passive, in quanto, se il fornitore del bene o servizio ricorre a sua volta alla fatturazione elettronica tramite il Sistema di Interscambio (SdI) le fatture passive a te indirizzate compariranno automaticamente nel tuo programma di fatturazione.

La differenza tra le fatture elettroniche passive e attive sta in chi emette e chi riceve la fattura. Una fattura è passiva quando viene ricevuta da un fornitore, e attiva quando viene inviata a un cliente. Qualsiasi attività si trova quindi a gestire sia le fatture passive concernenti il pagamento di materiali, software, servizi, sia le fatture attive per richiedere il pagamento ai propri acquirenti.

Le fatture passive e attive possono essere elettroniche, inviate e ricevute tramite il Sistema di Interscambio, o tradizionali, fatture cartacee o digitali inviate e ricevute in un formato diverso dal formato XML previsto dal SdI.

Sebbene i programmi di fatturazione elettronica si assomiglino, ogni software presenta delle differenze. Registrare e gestire le fatture di acquisto dei tuoi fornitori con Qonto è facile e veloce. Le fatture elettroniche di acquisto che ti vengono inviate dai tuoi fornitori compaiono direttamente nella sezione Acquisti all’interno del tuo conto Qonto. Lì hai a disposizione diverse opzioni per pagare istantaneamente, programmare un bonifico o segnarle come già pagate.

Se invece i tuoi fornitori usano ancora la fatturazione cartacea Qonto ti offre diversi modi per caricare e registrare le fatture passive:

1. Caricandole manualmente per drag&drop, ovvero trascinando i file contenenti le fatture direttamente nella sezione Fatture fornitori di Qonto;
2. Caricandole da Google Drive o Dropbox;
3. Inviando le fatture per email a un indirizzo di posta dedicato fornito da Qonto.

La regola d’oro per una corretta gestione della fatturazione passiva - ma anche di quella attiva - è registrare le fatture appena vengono ricevute. Così facendo risulta più semplice ricostruire a quale acquisto corrisponde ogni fattura passiva, invece di dover gestire un grande numero di fatture tutte in una volta.

Inoltre, poiché le fatture passive sono rilevanti ai fini della dichiarazione IVA, il termine ultimo per registrare le tue fatture passive corrisponde alla data di presentazione della dichiarazione IVA per l’anno corrispondente a quello indicato sulle fatture di acquisto.

Da questo punto di vista Qonto offre un interessante vantaggio rispetto ai software di fatturazione. Infatti, centralizzando la fatturazione passiva e attiva nel tuo conto business, l’app di Qonto è in grado di associare autonomamente le fatture passive alla relativa transazione. Questo significa che risparmi tempo qualora i dati del pagamento e della fattura corrispondano.

Usando la fatturazione elettronica di Qonto puoi trovare tutte le fatture elettroniche passive inviate dai tuoi fornitori direttamente nell’app di Qonto. Dopo aver eseguito l’accesso al tuo conto, nel menu laterale devi andare su Fatturazione, cliccare su Acquisti e, infine, su Fatture fornitori. Qui trovi tutte le fatture passive ricevute e da te caricate, divise per:

1. In entrata (le fatture ancora da pagare);
2. Pagamenti programmati (le fatture per le quali hai già disposto un pagamento in una data futura);
3. Pagate (le fatture per le quali hai già effettuato un pagamento).