Vereenvoudig je financieel beheer met een tool die het overzetten van leveranciersfacturen, de goedkeuring en de voorbereiding van betalingen automatiseert volgens je eigen regels.
Meer weten over de digitalisering van leveranciersfacturen
Zonder te wachten op de verplichting om over te stappen naar de elektronische factuur, biedt de digitalisering van leveranciersfacturen meerdere voordelen voor bedrijven. Een overzicht van de 4 belangrijkste voordelen.
1. Tijd besparen bij het beheer van leveranciersfacturen
Tussen de ontvangst en de betaling van de factuur kost de verwerking van leveranciersfacturen tijd en geld.
Met de implementatie van een digitaliseringsproject versnel je het proces voor het beheer van papieren facturen binnen je bedrijf. Dit zorgt voor een snelle terugverdientijd.
Qonto biedt je een efficiente oplossing voor de centralisatie en digitalisering van je leveranciersfacturen binnen een overzichtelijke interface:
digitalisering van de factuur op basis van een eenvoudige foto;
automatische detectie van btw en gegevens van je leveranciers;
voorbereiding van betalingen met behulp van onze slimme tool die essentiële gegevens detecteert (IBAN, vervaldatum en bedrag);
real-time toegang tot facturen die op je actie wachten.
Naast het vergemakkelijken van het beheer van je bedrijf, versterkt het digitaliseren van facturen de relaties met leveranciers.
2. Het risico op fraude verminderen
De bestrijding van btw-fraude is een van de belangrijkste motivaties van de overheid voor de invoering van nieuwe regelgeving op het gebied van elektronische facturatie.
Bovendien beperken elektronische facturen de pogingen tot betalingsfraude die bedrijven regelmatig treffen.
Met Qonto beschik je over een tool voor de centralisatie van je facturen die een echte bondgenoot wordt voor het efficiënter structureren van je team:
beheer van toegangsrechten;
opzetten van een goedkeuringsproces.
3. Het werk van je boekhouder vergemakkelijken
Het coderen van leveranciersfacturen is een tijdrovende taak met weinig toegevoegde waarde. Met de komst van de elektronische factuur zal het invoerwerk geleidelijk verdwijnen en het risico op fouten afnemen.
Dankzij de digitalisering van leveranciersfacturen kan je administratieve afdeling zich concentreren op cruciale taken, zoals:
de implementatie van het digitale transformatieproces;
bewaking van afwijkingen;
diepgaande analyse van kosten en uitgaven in dashboards.
Je bent overtuigd van de voordelen van de gedigitaliseerde factuur en je wil papieren facturen afschaffen zonder te wachten tot 2025? Om een vlotte overgang te garanderen, kan je deze 5 tips gebruiken om je digitaliseringsproject op te bouwen:
1. Controleer of je facturen voldoen aan de eisen van je klant en de wetgeving (verplichte vermeldingen, formaat en verzendwijze).
2. Kies voor een elektronische handtekening die compatibel is met de boekhoudsoftware van je klant.
3. Kies een oplossing voor de digitalisering van facturen die beschikt over optische tekenherkenning (OCR) om het verzamelen en verwerken van gegevens te vergemakkelijken.
4. Voer een test uit in het kader van een specifieke transactie voordat je de implementatie van automatisering van leveranciersfacturen generaliseert.
5. Stel een uitwisselingsprotocol op met je zakenpartners, zoals het aanmaken van een leveranciersportaal of het ontwerpen van speciale klantenaccounts.
Om te bepalen welke software het beste is om over te stappen van papieren facturen naar de digitalisering van leveranciersfacturen, moeten bedrijven ervoor zorgen dat de tool in staat is om alle belangrijke operaties uit te voeren.
Verzameling en verwerking van gegevens van leveranciersfacturen
Met uitzondering van EDI-facturen moet uw digitaliseringsoplossing in staat zijn om de gegevens te extraheren en vervolgens te ontcijferen met behulp van kunstmatige intelligentie. Vervolgens worden de gegevens doorgestuurd naar je ERP of boekhoudsoftware om de boekingen automatisch in te voeren.
Implementatie van een goedkeuringsproces
Om je digitaliseringsproject succesvol te maken, moet je een oplossing selecteren waarmee je je factuurbeheer- en goedkeuringsproces nauwkeurig kunt instellen.
Allereerst moet de software het mogelijk maken om de gebruikers te bepalen die leveranciersfacturen kunnen goedkeuren maar ook de werkwijze. Bijvoorbeeld het verzenden van een e-mail bij ontvangst van een nieuw digitaal document.
Vervolgens moet je rekening houden met de mogelijkheid om uw verschillende zakenpartners in categorieën in te delen om specifieke beheerregels vast te stellen. Zo kan je processen definiëren die specifiek zijn voor elk geval.
Archivering van leveranciersfacturen
Elke ontvangen of uitgegeven factuur moet 10 jaar worden bewaard vanaf de afsluiting van het boekjaar. In geval van controle door de belastingdienst moet je snel over deze bewijsstukken kunnen beschikken.
Daarom moet je digitaliseringsoplossing voor facturen je een systeem van archivering met bewijskracht bieden. Zo kan je:
elke document gemakkelijk terugvinden;
de papieren originelen wegdoen;
je benodigde opslagruimte verminderen.
Naast het bieden van al deze kenmerken, biedt Qonto tal van functies om het beheer van je bedrijf dagdagelijks te vergemakkelijken. Bijvoorbeeld:
Het activeren van de autorisatie voor het beheer van leveranciersfacturen stelt de manager in staat om de volgende handelingen uit te voeren:
facturen downloaden;
alle facturen van het bedrijf bekijken, downloaden en verwijderen;
de informatie van een reeds gedownloade factuur wijzigen, zoals leveranciersgegevens of het IBAN;
facturen betalen;
facturen als betaald markeren en ze afstemmen met de bijbehorende banktransactie;
om betaling vragen als hij niet over de nodige rechten beschikt.
Hier is de procedure om de autorisatie voor het beheer van leveranciersfacturen te activeren:
1. Klik in het menu op Teamuitgaven en vervolgens op Leden
2. Selecteer de Manager aan wie u deze toestemming wilt toekennen en klik op het potloodicoon aan de rechterkant in de Uitgavenautorisaties.
3. Activeer de autorisatie "Leveranciersfacturen downloaden en instellen" om hen in staat te stellen bij te dragen en leveranciersfacturen te wijzigen, en om hun betalingen aan te vragen.
4. Activeer de autorisatie "Overschrijvingen doen en valideren, en onkostennota's terugbetalen" om hen in staat te stellen leveranciersfacturen direct te betalen. Let op dat als u overschrijvingslimieten instelt, overschrijvingen boven deze limieten moeten worden goedgekeurd door de Eigenaar, Beheerders of Managers.
5. Klik op Bevestigen om deze autorisaties toe te passen.
Vergeet niet dat je de autorisatie kunt beperken tot één team. Selecteer hiervoor het betreffende team in plaats van "Het hele bedrijf" tijdens stap 2.
