Automatize a gestão de faturas de fornecedores

1. Poupança de tempo na gestão de faturas de fornecedores

Entre o recebimento e o pagamento da fatura, o processamento de faturas de fornecedores custa tempo e dinheiro.

Com a implementação de um projeto de digitalização, acelera o processo de gestão de faturas em papel na sua empresa. Desta forma, é possível amortizar o investimento mais rapidamente. A Qonto oferece uma solução eficaz para a centralização e digitalização das faturas dos seus fornecedores, tudo numa interface de utilizador fácil de usar:

1. Digitalização da fatura com base numa simples fotografia;
2. Reconhecimento automático do IVA e dos dados dos seus fornecedores;
3. Preparação de pagamentos com a ajuda da nossa ferramenta inteligente, que reconhece dados essenciais como o IBAN, a data de vencimento e o valor;
4. Acesso em tempo real às faturas que precisam da sua intervenção.

Além de facilitar a gestão da sua empresa, usar uma solução de digitalização de faturas fortalece as relações com os fornecedores.

2. Redução do risco de fraude

A luta contra a fraude do IVA é uma das principais motivações do Governo para a introdução de novas regulamentações no domínio da faturação eletrónica.

Além disso, as faturas eletrónicas limitam as tentativas de fraude de pagamento, que afetam regularmente as empresas.

Com a Qonto, tem acesso a uma ferramenta que permite centralizar as suas faturas, tornando-se um verdadeiro aliado na estruturação da sua equipa de forma mais eficiente:

1. Gestão de direitos de acesso;
2. Implementação de um processo de aprovação.

3. Facilitar o trabalho da contabilidade 

A codificação de faturas de fornecedores é uma tarefa demorada e com pouco valor acrescentado. Com a introdução da fatura eletrónica, o trabalho de introdução de dados desaparecerá gradualmente e o risco de erros diminuirá.

A digitalização das faturas de fornecedores permite que a contabilidade das contas a pagar se concentre em tarefas decisivas, como: 

1. Implementação do processo de transformação digital;
2. Monitorização de desvios;
3. Análise aprofundada de custos e despesas em painéis de controle.

Para garantir uma transição suave, pode usar estas 5 sugestões para construir o seu projeto de digitalização:

1. Verifique se as suas faturas cumprem os requisitos do cliente e as disposições legais em termos de informações obrigatórias, formato e método de envio.

2. Escolha uma assinatura eletrónica compatível com o programa de contabilidade do cliente.

3. Escolha uma solução de digitalização de faturas que possua reconhecimento ótico de caracteres (OCR), o que facilita a recolha e o processamento de dados.

4. Realize um teste no âmbito de uma transação específica antes de generalizar a implementação deste processo de automatização de faturas de fornecedores.

5. Crie um protocolo de troca de dados com o seu parceiro comercial, por exemplo, criando um portal de fornecedores ou definindo ambientes específicos para clientes.

1. Encontrar facilmente cada documento;
2. Descartar os originais em papel;
3. Reduzir o espaço de armazenamento necessário.

1. Meios de pagamento adaptados à sua atividade;
2. Gestão de viagens de negócios;
3. Painéis de controlo personalizáveis;

A ativação da permissão para gerir faturas de fornecedores permite ao Manager:

• Descarregar faturas;
• Visualizar, descarregar e eliminar todas as faturas da empresa;
• Alterar as informações de uma fatura já descarregada, como dados do fornecedor ou IBAN;
• Pagar faturas;
• Marcar faturas como pagas e reconciliá-las com a transação bancária correspondente;
• Solicitar pagamentos, caso não tenha a autorização necessária.
  
  

Este é o processo que permite ativar a permissão para gerir faturas de fornecedores:

1. Clique no menu em Despesas da equipa e depois em Membros

2. Selecione o Manager a quem quer dar essa permissão e clique no ícone do lápis à direita, em Permissões de despesas. 

3. Ative a permissão "Descarregar e configurar faturas de fornecedores", para permitir que eles contribuam e alterem faturas de fornecedores, e solicitem pagamentos.

4. Ative a permissão "Realizar e validar transferências e reembolsar despesas", para permitir que eles paguem diretamente as faturas de fornecedores. Note que, se definir limites de transferência, as transferências acima desses limites devem ser aprovadas pelo proprietário, por administradores ou Managers.

5. Clique em Confirmar para aplicar as permissões.

Nota: pode restringir a permissão a uma equipa. Para isso, selecione a equipa em questão em vez de "Toda a empresa" no Passo 2.