Automatize a gestão de faturas de fornecedores

Simplifique a gestão financeira com uma ferramenta que automatiza a transferência de faturas de fornecedores.
E pode aprovar e preparar pagamentos segundo as suas próprias regras.

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A partir de 9 €/mês (+ IVA). Período experimental grátis de 9 meses.
Pt UI Mockup Hero Supplier Invoices
Woman Man Team Work

Sem atrasos. Nem multas.

  1. Centralize todas as suas faturas numa interface única.
  2. Acompanhe todos os prazos em tempo real.
  3. Automatize a preparação dos pagamentos.
  4. Delegue a gestão de faturas aos seus colaboradores.
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Integra-se na perfeição com as suas ferramentas

Associe a sua conta Qonto ao software que já usa e automatize a troca de dados.

Pt Ui Topic Advanced Bookkeeping Accountant View Connect

Contabilidade otimizada

  1. Envie justificativos por email. Basta uma simples foto ou usar uma das nossas muitas integrações.
  2. Nunca mais introduza dados à mão. A Qonto reconhece automaticamente o IVA e os dados essenciais das faturas.
  3. Exporte os seus dados para o software de contabilidade via EBICS.
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Despesas em tempo real

  1. Veja prazos futuros com apenas alguns cliques.
  2. Acompanhe orçamentos por despesas, projetos ou equipas, adicionando etiquetas personalizadas aos pagamentos.
  3. Esqueça o stress dos atrasos nos pagamentos e as multas.
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Pagamentos que são um descanso

  1. Não precisa de preparar as transferências, porque a nossa ferramenta extrai automaticamente as informações das faturas.
  2. Planeie os pagamentos com antecedência, agendando as transferências para a data de vencimento ou um dia à sua escolha.
  3. Pague aos fornecedores sem atrasos com transferências imediatas.
  4. Informe os fornecedores sobre o pagamento com apenas alguns cliques.
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black and white UI Topic Advanced Approval workflow

Tudo sob controlo

  1. Defina limites de transações individuais para os seus colaboradores
  2. Decida o que as suas equipas podem ver e fazer na Qonto com o acesso personalizado
  3. Crie as suas próprias regras de validação para despesas com base no valor

A Qonto otimiza a gestão do seu negócio

Iconography Fast

Poupança de tempo

Reduza o tempo que gasta a gerir as faturas dos fornecedores.

Iconography Peace of mind

Simplicidade

Gira as suas despesas profissionais em poucos cliques, esteja onde estiver.

Iconography Transparent

Visibilidade

Acompanhe os orçamentos em tempo real no painel de controlo.

Iconography Customer Service

Disponibilidade

O nosso serviço de Apoio ao Cliente está pronto a ajudar 5 dias por semana.

Eles ganham tempo com a Qonto

black and white Photo Testimonial Geoffrey Perrichon
“Quando as faturas dos fornecedores se acumulam, nem sempre é fácil mantermo-nos a par e cumprir os prazos de pagamento. A Qonto facilita-me esse controlo e os meus fornecedores são pagos a tempo.”

Geoffrey Perrichon

,

Cofundador da Techniques Verticales

black and white Photo Testimonial Margaux Garcia Staffme
“As faturas dos nossos fornecedores são recolhidas automaticamente através de um endereço de email específico. Todas as nossas faturas são posteriormente introduzidas na Qonto. O pagamento é imediato.”

Margaux Garcia

,

Gestora financeira da STAFFME

Automatize a gestão das suas faturas de fornecedores

De segunda a sexta-feira, entre as 9h30 e as 18h30, a nossa equipa devolve-lhe a chamada em menos de 1 hora para lhe apresentar a solução ideal para o seu negócio.

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Saiba mais sobre a desmaterialização de faturas de fornecedores

Por que digitalizar as faturas de fornecedores da sua empresa?

Sem esperar pela obrigação de mudar para a fatura eletrónica, a digitalização de faturas de fornecedores oferece vários benefícios para as empresas. Apresentamos aqui um panorama das quatro principais vantagens.

1. Poupança de tempo na gestão de faturas de fornecedores

Entre o recebimento e o pagamento da fatura, o processamento de faturas de fornecedores custa tempo e dinheiro.

Com a implementação de um projeto de digitalização, acelera o processo de gestão de faturas em papel na sua empresa. Desta forma, é possível amortizar o investimento mais rapidamente. A Qonto oferece uma solução eficaz para a centralização e digitalização das faturas dos seus fornecedores, tudo numa interface de utilizador fácil de usar:

 

  1. Digitalização da fatura com base numa simples fotografia;
  2. Reconhecimento automático do IVA e dos dados dos seus fornecedores;
  3. Preparação de pagamentos com a ajuda da nossa ferramenta inteligente, que reconhece dados essenciais como o IBAN, a data de vencimento e o valor;
  4. Acesso em tempo real às faturas que precisam da sua intervenção.

Além de facilitar a gestão da sua empresa, usar uma solução de digitalização de faturas fortalece as relações com os fornecedores.

2. Redução do risco de fraude

A luta contra a fraude do IVA é uma das principais motivações do Governo para a introdução de novas regulamentações no domínio da faturação eletrónica.

Além disso, as faturas eletrónicas limitam as tentativas de fraude de pagamento, que afetam regularmente as empresas.

Com a Qonto, tem acesso a uma ferramenta que permite centralizar as suas faturas, tornando-se um verdadeiro aliado na estruturação da sua equipa de forma mais eficiente:

  1. Gestão de direitos de acesso;
  2. Implementação de um processo de aprovação.


3. Facilitar o trabalho da contabilidade 


A codificação de faturas de fornecedores é uma tarefa demorada e com pouco valor acrescentado. Com a introdução da fatura eletrónica, o trabalho de introdução de dados desaparecerá gradualmente e o risco de erros diminuirá.

A digitalização das faturas de fornecedores permite que a contabilidade das contas a pagar se concentre em tarefas decisivas, como: 


  1. Implementação do processo de transformação digital;
  2. Monitorização de desvios;
  3. Análise aprofundada de custos e despesas em painéis de controle.

Como criar um processo eficaz para a digitalização de faturas?

Para garantir uma transição suave, pode usar estas 5 sugestões para construir o seu projeto de digitalização:


1. Verifique se as suas faturas cumprem os requisitos do cliente e as disposições legais em termos de informações obrigatórias, formato e método de envio.


2. Escolha uma assinatura eletrónica compatível com o programa de contabilidade do cliente.


3. Escolha uma solução de digitalização de faturas que possua reconhecimento ótico de caracteres (OCR), o que facilita a recolha e o processamento de dados.


4. Realize um teste no âmbito de uma transação específica antes de generalizar a implementação deste processo de automatização de faturas de fornecedores.


5. Crie um protocolo de troca de dados com o seu parceiro comercial, por exemplo, criando um portal de fornecedores ou definindo ambientes específicos para clientes.

Que software ou plataforma deve escolher para cumprir as obrigações legais?

Para determinar o melhor software para passar das faturas em papel para as faturas eletrónicas dos fornecedores, as empresas devem certificar-se de que a ferramenta é capaz de realizar todas asoperações importantes..

Recuperar e processar os dados das faturas dos fornecedores

A sua solução de faturação desmaterializada deve conseguir extrair os dados e, a seguir, decifrá-los com recurso à inteligência artificial. Em seguida, as informações são transmitidas ao seu software de contabilidade, para os lançamentos contabilísticos serem efetuados automaticamente.

Implementar um processo de aprovação

Para concluir com êxito o seu projeto de desmaterialização, deve escolher uma solução que lhe permita parametrizar o seu processo de gestão e validação de faturasao detalhe.

Em primeiro lugar, o software deve permitir-lhe determinar os utilizadores que podemaprovar faturas de fornecedores e o procedimento. Por exemplo, o envio de um email ao receber um novo documento digital.

Em seguida, deve considerar a possibilidade de categorizar os diferentes parceiros comerciais para definir regras de gestão específicas. Assim, pode definir processos personalizados para cada caso.

Arquivamento de faturas de fornecedores

Cada fatura recebida ou emitida deve ser guardada durante 10 anos a partir do encerramento do exercício fiscal. Em caso de auditoria fiscal, deve ser capaz de aceder rapidamente a estes documentos.

Portanto, a sua solução de digitalização de faturas deve incluir um sistema de arquivamento com valor probatório. Deste modo, pode: 

  1. Encontrar facilmente cada documento;
  2. Descartar os originais em papel;
  3. Reduzir o espaço de armazenamento necessário.

Além de reunir todas estas características, a Qonto oferece inúmeras funcionalidades para facilitar a gestão da sua empresa no dia a dia. Por exemplo: 

  1. Meios de pagamento adaptados à sua atividade;
  2. Gestão de viagens de negócios;
  3. Painéis de controlo personalizáveis;

Como delegar a gestão de faturas de fornecedores a equipas?

A ativação da permissão para gerir faturas de fornecedores permite ao Manager:

  • Descarregar faturas;
  • Visualizar, descarregar e eliminar todas as faturas da empresa;
  • Alterar as informações de uma fatura já descarregada, como dados do fornecedor ou IBAN;
  • Pagar faturas;
  • Marcar faturas como pagas e reconciliá-las com a transação bancária correspondente;
  • Solicitar pagamentos, caso não tenha a autorização necessária.

Este é o processo que permite ativar a permissão para gerir faturas de fornecedores:

1. Clique no menu em Despesas da equipa e depois em Membros

2. Selecione o Manager a quem quer dar essa permissão e clique no ícone do lápis à direita, em Permissões de despesas. 

3. Ative a permissão "Descarregar e configurar faturas de fornecedores", para permitir que eles contribuam e alterem faturas de fornecedores, e solicitem pagamentos.

4. Ative a permissão "Realizar e validar transferências e reembolsar despesas", para permitir que eles paguem diretamente as faturas de fornecedores. Note que, se definir limites de transferência, as transferências acima desses limites devem ser aprovadas pelo proprietário, por administradores ou Managers.

5. Clique em Confirmar para aplicar as permissões.

Nota: pode restringir a permissão a uma equipa. Para isso, selecione a equipa em questão em vez de "Toda a empresa" no Passo 2.