Gestão de despesas de categoria profissional

A gestão de despesas descreve todas as atividades relacionadas com a gestão e análise de receitas e despesas de uma empresa. Cada cêntimo é documentado, de forma a que os recursos financeiros sejam usados do modo mais eficiente e rentável possível. A gestão de despesas garante que parceiros e fornecedores são pagos a tempo.

Os pagamentos com cartões de empresa, os relatórios de despesa e as subscrições de software são também da responsabilidade da gestão de despesas. Por norma, não inclui a contabilidade dos salários nem o custo das mercadorias vendidas. A Qonto oferece às empresas inúmeras ferramentas e funcionalidades para uma gestão financeira eficiente, para que possam controlar e organizar o seu fluxo de caixa e poupar tempo valioso na gestão de despesas corporativas.

A gestão de despesas, também conhecida como gestão de gastos, é essencial para controlar os custos dos vários departamentos de uma empresa e garantir que todas as despesas são pagas atempadamente. Um sistema de gestão de despesas que funcione corretamente também pode ajudar as organizações a reduzir os custos e a utilizar essas poupanças para fazer crescer a empresa e melhorar a sua rentabilidade.

A gestão de despesas é importante para organizações de todas as dimensões, uma vez que proporciona um nível de transparência e uma visão global dos gastos. A gestão de despesas pode ser simplificada graças às ferramentas práticas da Qonto, que ajudam os gestores, as equipas e até mesmo os funcionários individuais a poupar tempo e a aumentar o sucesso da empresa.

A sua gestão de despesas pode ser facilmente digitalizada com a ajuda das ferramentas e funcionalidades da Qonto. Poupa tempo, dinheiro e stress. Os seus processos de despesas podem ser geridos e controlados de forma eficiente e transparente, e é fácil colocar as tarefas repetitivas em piloto automático.

Isto permite-lhe acompanhar todas as suas transações em tempo real e manter um histórico ilimitado. Quer se trate de cartões de empresa virtuais com limites de pagamento personalizáveis para si e para a sua equipa ou da gestão das faturas dos seus fornecedores num único local, a Qonto oferece inúmeras opções para manter a transparência máxima das suas despesas.

Quer se trate de pagamentos a fornecedores ou de despesas de deslocação para empresários e colaboradores: A conta empresarial da Qonto oferece inúmeras funções para o ajudar a otimizar as suas despesas. Isto inclui a gestão das faturas de fornecedores num único local.

Todos os seus recibos e faturas já pagas são automaticamente associados às suas transações na Qonto. Pode também consultar as datas de vencimento das faturas pendentes e pagar aos fornecedores no momento mais adequado com apenas alguns cliques.

As subcontas são outra forma de otimizar a gestão das suas despesas. A Qonto permite-lhe criar várias contas com um IBAN próprio, para separar despesas e atividades e criar orçamentos de equipa individuais (por exemplo, para logística, marketing, etc.). Cada subconta está equipada com os seus próprios meios de pagamento, como cartões para funcionários ou transferências bancárias.

Pode também utilizar o software de orçamentação integrado na conta para planear e atribuir orçamentos. Acompanhe os desenvolvimentos e as despesas com clareza e em tempo real, receba notificações antecipadas de orçamentos (quase) ultrapassados e reaja de forma proativa.

Os cartões de pagamento para trabalhadores com limites de despesa individuais ajudam a simplificar a contabilização e a gestão das despesas. Vem aí uma feira comercial ou uma viagem de negócios? Crie um cartão instantâneo por tempo limitado com apenas alguns cliques: os seus funcionários ganham autonomia e a gestão mantém o controlo.

Na sua conta empresarial Qonto, pode atribuir funções individuais e direitos de acesso a cada membro da equipa. Existem diferentes tipos de perfis de utilizador:

Os titulares da conta têm acesso a todas as áreas e funções e podem gerir e desativar membros.

Os administradores têm os mesmos direitos que os titulares da conta, mas não podem cancelar a conta.

O acesso de Manager, incluído nos planos Business e Enterprise, destina-se aos chefes de equipa e tem direitos de acesso que podem ser personalizados pelo administrador. Por exemplo, o Manager pode introduzir e autorizar transferências e gerir despesas e cartões.

A função de Colaborador, disponível nos planos Essential, Business e Enterprise, apenas tem acesso restrito às informações da empresa.

Pode também conceder ao seu departamento de contabilidade acesso só de leitura a certas informações, dando-lhes mais autonomia no processo. Esta opção está disponível nos planos Smart, Premium, Essential, Business e Enterprise.

As funções individuais podem ser usadas para gerir as contas das equipas. Dependendo da função, os seus gestores têm independência para gerir as despesas da sua área sem burocracia. Como Manager, pode dar aos seus funcionários a autonomia para criarem os seus próprios cartões por equipa e definir os seus próprios limites. E como administrador, pode obviamente ver todas as transações e bloquear determinadas funções, se necessário.

A certificação garante que os seus recibos digitais têm o mesmo valor da versão original em papel quando os guarda com a Qonto.

Em caso de auditoria fiscal, pode apresentar os recibos e faturas digitais certificados à Autoridade Tributária.

Como funciona?

Acabou de fazer uma compra? Pegue no seu smartphone e associe uma fotografia do recibo de pagamento à nova transação.

Depois de tirar a fotografia, o recibo será autenticado. Com a ajuda dos nossos parceiros especializados, criamos automaticamente uma assinatura eletrónica e um carimbo digital. A data e a hora exatas da certificação são igualmente registadas.

Assim que o recibo estiver certificado, guardamo-lo em conformidade com o regulamento europeu eIDAS. O documento é então arquivado de forma segura e pode ser recuperado quando quiser. Em caso de auditoria, pode encontrá-lo a qualquer momento, ao exportar as suas transações.