Qual o valor para passar a contabilidade organizada?

O valor para passar a contabilidade organizada em Portugal é de 200.000 euros de volume de negócios anual. Quando um Empresário em Nome Individual ou empresa ultrapassa este limite, torna-se obrigatório adoptar o regime de contabilidade organizada no ano fiscal seguinte. Este regime exige escrituração contabilística completa, balancetes mensais, demonstrações financeiras anuais, e arquivo organizado de todos os documentos. É recomendável consultar um contabilista certificado para avaliar a transição

Quando cessa o regime simplificado?

O regime simplificado cessa quando o volume de negócios ultrapassa 200.000 euros anuais, obrigando à transição para contabilidade organizada no ano seguinte. Cessa também por opção voluntária do contribuinte, comunicada às Finanças até 31 de janeiro. Outras situações incluem mudança de atividade para setores obrigatoriamente em contabilidade organizada, constituição de sociedade comercial, ou quando se torna sujeito passivo de IVA por ultrapassar os limites. O regime pode cessar ainda por determinação das Finanças em caso de incumprimento das obrigações fiscais ou irregularidades na declaração de rendimentos.

Como ter uma contabilidade organizada?

Para ter uma contabilidade organizada, deve contratar um contabilista certificado (TOC) ou empresa de contabilidade licenciada. É obrigatório manter escrituração contabilística completa com registo de todas as operações, arquivo organizado de faturas, recibos e documentos durante 10 anos, e elaborar balancetes mensais até ao dia 15 do mês seguinte. Deve apresentar demonstrações financeiras anuais (balanço e demonstração de resultados) e cumprir obrigações declarativas como IES e Modelo 22. É essencial implementar sistema de faturação certificado, manter inventários permanentes quando aplicável, e garantir separação rigorosa entre património pessoal e empresarial. Ferramentas digitais como a Qonto facilitam a organização através de categorização automática de despesas e integração contabilística.

É obrigatório ter um contabilista na contabilidade organizada?

Não é obrigatório ter um contabilista na contabilidade organizada, mas é altamente recomendado devido à complexidade técnica. O empresário pode fazer a sua própria contabilidade desde que tenha conhecimentos adequados e cumpra todas as obrigações legais: escrituração completa, balancetes mensais, demonstrações financeiras anuais e declarações fiscais. No entanto, a maioria das empresas opta por contratar um Técnico Oficial de Contas (TOC) certificado pela Ordem dos Contabilistas Certificados, pois garante cumprimento legal, otimização fiscal, e redução de erros que podem resultar em coimas. O TOC assume responsabilidade técnica pelos documentos contabilísticos e oferece segurança jurídica. Para Empresários em Nome Individual ou pequenas empresas, o investimento num contabilista compensa pelos benefícios fiscais e tranquilidade operacional.

Não residentes precisam ter contabilidade organizada?

Não residentes não são obrigatoriamente sujeitos às mesmas regras de contabilidade organizada que os residentes portugueses. Contudo, se exercerem atividade empresarial em Portugal com estabelecimento estável ou volume de negócios superior a 200.000 euros anuais, ficam sujeitos às mesmas obrigações dos residentes. Não residentes com rendimentos de categoria B (empresariais e profissionais) em Portugal devem manter registos adequados para justificar os rendimentos declarados, mas podem optar pelo regime simplificado se elegíveis. Para sociedades não residentes com atividade em Portugal, a contabilidade organizada pode ser obrigatória conforme a legislação do país de origem e tratados de dupla tributação. É recomendável consultar um fiscalista especializado para avaliar as obrigações específicas de cada situação.

Pontos principais O que é? Contabilidade organizada vs regime simplificado Vantagens e desvantagens Despesas que podem ser reduzidas Obrigatoriedade de conta empresarial Quando alterar o regime de tributação Como alterar o regime de tributação

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Contabilidade organizada: tudo o que precisa saber

6 mins

17 de setembro de 2025

Escrito por Julia Latorre

A tributação dos rendimentos é um dos assuntos que mais gera dúvidas ao tomar as rédeas de um negócio ou crescer como profissional independente ou empresário em nome individual. Isto porque, à medida que o rendimento aumenta, as responsabilidades fiscais incluem novas cláusulas.

Neste artigo, recolhemos informações sobre uma das dúvidas mais comuns: quanto à necessidade de aderir ao regime simplificado ou contabilidade organizada. Continue a ler e compreenda o que é contabilidade organizada e tudo o que precisa saber sobre o tema.

Pontos principais

Contabilidade organizada é obrigatória para rendimentos anuais acima de 200.000 € e sociedades, permitindo dedução integral de despesas comprovadas, ao contrário do regime simplificado.

As principais vantagens incluem maior dedução de despesas empresariais (pessoal, rendas, combustíveis, marketing) e melhor planeamento fiscal, mas exige maior complexidade administrativa.

É obrigatório ter conta empresarial separada para processamento de pagamentos e recebimentos da atividade profissional, facilitando controlos fiscais e gestão financeira.

A mudança de regime deve ser comunicada às Finanças até 31 de janeiro, sendo vantajosa quando os custos reais excedem as percentagens fixas do regime simplificado.

Embora não seja obrigatório ter contabilista, é altamente recomendado devido à complexidade técnica e necessidade de cumprimento rigoroso das obrigações fiscais e declarativas.

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O que é contabilidade organizada?

Contabilidade organizada é uma das opções de tributação de rendimentos. Trata-se de um regime fiscal aplicável a profissionais independentes ou empresários em nome individual que tenham um rendimento anual líquido acima de 200 mil euros e obrigatório para sociedades anónimas ou sociedades por quotas.

Contabilidade organizada vs regime simplificado

Ambas são opções de tributação de rendimentos. A diferença mais marcante é o facto de que o regime simplificado não pode ser aplicado por trabalhadores independentes ou ENIs que tenham rendimento líquido acima de 200 mil euros por ano, além de ter um balanço do período de tributação anterior que não ultrapasse 500 mil euros.

Enquanto o regime simplificado tem menos obrigações fiscais e não exige a contratação de um técnico oficial de contas, não possibilita a dedução de despesas.

Vantagens e desvantagens da contabilidade organizada

Aspeto	Contabilidade organizada	Regime simplificado
Vantagens	Maior dedução de despesas; Melhor planeamento fiscal; Credibilidade junto de instituições financeiras	Simplicidade administrativa; Menores custos contabilísticos; Menos obrigações burocráticas
Desvantagens	Maior complexidade administrativa; Custos contabilísticos mais elevados; Mais obrigações declarativas	Limitação na dedução de despesas; Coeficientes fixos reduzem benefícios fiscais; Menos flexibilidade
Rendimento	Sem limite mínimo; Obrigatório acima de €200.000 (serviços).	Adequado para rendimentos mais baixos; Coeficientes: 75% (serviços) ou 95% (outros setores)
Dedução de despesas	Dedução integral das despesas comprovadas e necessárias à atividade	Aplicação de coeficientes fixos sobre o rendimento bruto
Contabilista certificado	Obrigatório para escrituração e cumprimento de obrigações	Recomendável mas não obrigatório para declarações simples
Conta empresarial	Obrigatória separação entre patrimónios pessoal e empresarial	Não obrigatória, mas recomendada para melhor organização

Despesas que podem ser reduzidas da contabilidade organizada

A maioria das despesas empresariais relacionadas com o exercício das atividades e funcionamento da empresa podem ser deduzidas. Uma gestão contabilística eficiente maximiza as deduções fiscais legais, reduzindo o lucro tributável e, consequentemente, o valor dos impostos a pagar.

A organização rigorosa dos documentos e registos contabilísticos permite às empresas aproveitarem todas as oportunidades de dedução fiscal previstas na lei, optimizando a carga fiscal anual. Esta prática é fundamental para melhorar a rentabilidade e o fluxo de tesouraria empresarial.

Alguns exemplos são:

Despesas com pessoal: salários, subsídios, contribuições para a Segurança Social.
Rendas e alugueres: escritórios, armazéns, equipamentos.
Combustíveis e deslocações: viagens de negócios, quilometragem.
Material de escritório: papelaria, consumíveis, software.
Telecomunicações: telefone, internet, telemóveis empresariais.
Formação profissional: cursos, seminários, certificações.
Marketing e publicidade: campanhas, materiais promocionais.
Seguros empresariais: responsabilidade civil, acidentes de trabalho.
Manutenção e reparações: equipamentos, instalações.
Consultoria especializada: contabilidade, advocacia, auditoria.
Gastos de conta empresarial: comissões bancárias, taxas de manutenção, transferências.

Contabilidade organizada e obrigatoriedade de conta empresarial

Consoante o artigo 63º-C da Lei Geral Tributária, negócios, empresas e trabalhadores independentes (ENI) sob a tributação da contabilidade organizada precisam ter uma conta empresarial separada da conta pessoal para que pagamentos e recebimentos relativos à atividade profissional sejam processados à parte.

Entidades bancárias e fintechs oferecem contas específicas para atividades empresariais que facilitam o registo das atividades. Quem opta pela conta empresarial da Qonto, por exemplo, já conta com a ferramenta de gestão de despesas integrada, visão completa do fluxo de tesouraria e acesso para contabilistas.

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Apesar de não ser obrigatória para quem se enquadra no regime simplificado, a conta empresarial também é altamente recomendável ao proporcionar mais transparência entre despesas pessoais e profissionais, que facilita os controlos fiscais e dá acesso a todos os benefícios deste tipo de conta.

Quando alterar o regime de tributação

A mudança para contabilidade organizada é vantajosa quando os custos empresariais efetivos excedem as percentagens fixas do regime simplificado (75% para serviços, 20% para vendas). Esta alteração permite deduzir todas as despesas efetivamente suportadas, reduzindo significativamente a carga fiscal.

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Como alterar o regime de tributação

Para alterar do regime simplificado para contabilidade organizada, deve comunicar a mudança às Finanças através do Portal das Finanças até 31 de janeiro do ano seguinte àquele em que pretende aplicar o novo regime.

Processo de alteração

Aceda ao Portal das Finanças com as credenciais empresariais e submeta a comunicação na área "Empresa". A alteração produz efeitos a partir de 1 de janeiro do ano seguinte à comunicação. É fundamental manter todos os documentos contabilísticos organizados desde o início do novo regime, incluindo a nomeação da pessoa contabilista responsável.

Recomenda-se contratar apoio contabilístico especializado para garantir o cumprimento das obrigações fiscais e maximizar os benefícios da mudança. A transição exige maior rigor documental, mas oferece maior flexibilidade na gestão fiscal e potencial redução significativa dos impostos a pagar.

*As informações disponíveis não dispensam a consulta de entidades públicas e/ou especialistas.

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Perguntas frequentes sobre contabilidade organizada

SOBRE O AUTOR

Julia Latorre

Julia é jornalista e SEO Content Manager na Qonto, com experiência em temas de tecnologia, comunicação digital e gestão de conteúdo para o mercado europeu e global. É entusiasta de tendências que são validadas através de informação verificada, implementadas a partir de decisões estratégicas e moldadas pela criatividade. Entende que esta é a mesma criatividade que permite a freelancers e empreendedores darem o próximo passo e transformarem uma ideia numa realidade palpável, eficiente e de impacto.