Fecho de contas: o que é imprescindível saber

Consolidar todas as operações financeiras de um período e apurar se a empresa gerou lucro ou prejuízo: eis a essência do fecho de contas. Este processo contabilístico obrigatório encerra o exercício económico e transforma meses de movimentos financeiros em documentos estruturados que revelam a saúde do negócio.

Empresas bem organizadas não esperam pelo final do ano para fechar as contas. Manter a contabilidade atualizada, com reconciliações bancárias regulares e arquivo organizado de documentos transforma o fecho anual num processo menos estressante. Esta abordagem preventiva também permite identificar desvios ao longo do ano e tomar medidas corretivas.

Neste artigo da Qonto, passamos pelos pontos mais importantes sobre o fecho de contas e as dicas para que seja um processo indolor, sem horas extras desnecessárias.

A equipa de contabilidade regista movimentos pendentes, reconcilia saldos bancários, calcula amortizações, apura impostos e verifica a conformidade com as normas contabilísticas vigentes. Tudo isto culmina na elaboração de documentos essenciais: Balanço, Demonstração de Resultados, Demonstração dos fluxos de caixa e Anexo às Demonstrações Financeiras.

Muito além de uma obrigação legal, o fecho de contas funciona como um raio-X completo da empresa. Para micro, pequenas e médias empresas, este momento representa uma oportunidade estratégica de avaliar o desempenho real do negócio, identificar padrões de rentabilidade e detetar problemas antes que se tornem críticos.

As demonstrações financeiras resultantes deste processo servem múltiplos propósitos:

1. Fundamentam decisões de investimento;
2. Facilitam o acesso a financiamento bancário;
3. Demonstram credibilidade perante fornecedores e parceiros;
4. Permitem comparar a evolução da empresa ao longo dos anos.

Gestores e empreendedores ganham visibilidade sobre quais produtos ou serviços geram mais margem, onde existem desperdícios e como otimizar recursos.

O artigo 18º do Código Comercial Português determina todas as entidades com contabilidade organizada a realizar o fecho de contas anual, independentemente da dimensão ou setor de atividade.

Contudo, os motivos para realizar um fecho de contas criterioso vão muito além do cumprimento legal:

1. Permite apurar com exatidão o IRC a pagar, evitando surpresas desagradáveis ou pagamentos em excesso;
2. Revela a capacidade real de distribuição de lucros aos sócios, baseada em números concretos.

O calendário contabilístico português estabelece que o exercício económico pode coincidir com o ano civil (1 de janeiro a 31 de dezembro) ou seguir um período diferente, conforme definido nos estatutos da empresa. A maioria das empresas adota o ano civil por simplicidade e alinhamento com as obrigações fiscais.

Após o encerramento do exercício, a lei concede três meses para aprovação das contas em Assembleia Geral. Para empresas com ano civil, isto significa que o fecho contábil decorre em janeiro e fevereiro, com aprovação até 31 de março. Segue-se a entrega da Informação Empresarial Simplificada (IES) até 15 de julho, consolidando todas as obrigações declarativas.

Seguir uma sequência lógica minimiza erros e garante conformidade com as obrigações legais:

Confronte extratos bancários com registos contabilísticos, corrigindo discrepâncias e confirmando que os saldos correspondem à realidade.

Lance transações de dezembro ainda não registadas: faturas emitidas, despesas por pagar, salários e contribuições para a Segurança Social.

Calcule o IVA do último período, confronte com declarações periódicas e verifique se documentos estão validados no e-fatura.

Atualize o mapa de amortizações dos ativos fixos, aplicando taxas previstas no Decreto Regulamentar n.º 25/2009.

Revise saldos de clientes e fornecedores, identifique créditos duvidosos e regularize adiantamentos pendentes.

Avalie riscos previsíveis (processos judiciais, garantias, manutenções extraordinárias) e constitua provisões adequadas.

Encerre contas de custos e proveitos, calcule o resultado antes de impostos e estime o IRC a pagar.

• Extratos bancários de todas as contas;
• Faturas emitidas e recebidas validadas;
• Recibos de vencimento e declarações à Segurança Social;
• Contratos de financiamento e locação;
• Documentos de ativos fixos;
• Declarações periódicas de IVA e retenções;
• Balancetes mensais do exercício.

Empresas comerciais e industriais devem realizar contagem física de estoques:

• Conte mercadorias, matérias-primas e produtos acabados;
• Compare com registos contabilísticos e investigue divergências;
• Valorize pelo custo de aquisição aplicando FIFO ou custo médio ponderado;
• Registe ajustamentos e constitua provisões para stocks obsoletos.

Empresas de serviços inventariam equipamentos, mobiliário e materiais de consumo.

Antes de finalizar:

• Confirme que lançamentos respeitam o princípio da especialização dos exercícios;
• Valide coerência entre Balanço e Demonstração de Resultados;
• Prepare notas explicativas para o Anexo;
• Submeta documentação ao contabilista para revisão final e preparação da IES.

Preparar o fecho deixa de ser um pesadelo quando a contabilidade está organizada ao longo do ano. A Qonto automatiza este processo: transações registadas automaticamente, comprovativos anexados na app e sincronização direta com softwares de contabilidade.

Conceda acesso ao contabilista para consultar transações e validar documentação em tempo real e diga adeus às trocas de emails intermináveis. Reconciliações que consumiam dias ficam prontas em minutos, com tudo centralizado numa única plataforma.

Quando chega o fecho, não existe correria: informação completa, estruturada e acessível transforma semanas de trabalho em dias.

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*As informações disponíveis não dispensam a consulta de entidades públicas e/ou especialistas.