Melhor cartão frota: como escolher e otimizar despesas de combustível

As despesas com combustível são, para muitas empresas com frota, um dos maiores itens de custo e uma das áreas onde é mais fácil perder controlo — seja por variações de preço, falta de visibilidade sobre consumos, ou processos administrativos demasiado manuais. Por isso, gerir estes gastos de forma eficiente deixou de ser opcional: é uma forma prática de melhorar margens, ganhar previsibilidade e reduzir tempo gasto em reconciliações e pedidos internos. 

É aqui que uma boa solução de pagamento para combustível faz diferença. Mais do que “pagar na bomba”, um cartão frota pode ajudar a centralizar despesas, aplicar regras de utilização, simplificar a gestão de faturas e reforçar o controlo sobre quem compra, onde, quando e o quê.

Mas com tantas opções no mercado, desde cartões de redes específicas como Galp e Repsol até soluções multimarca e cartões empresariais personalizáveis, como escolher o melhor cartão frota para o seu negócio? Neste artigo da Qonto, explicamos o que comparar e como decidir.

Um cartão frota é um meio de pagamento empresarial desenvolvido especificamente para gerir despesas relacionadas com veículos, principalmente combustível. Funciona como um cartão de débito ou crédito empresarial, mas com funcionalidades adaptadas às necessidades de gestão de frotas.

Ao contrário de cartões bancários convencionais, os cartões frota oferecem:

• Controlo granular: possibilidade de definir limites por veículo, condutor ou período;
• Descontos negociados: acordos com redes de abastecimento que podem representar poupanças de 3% a 10%;
• Relatórios detalhados: informação sobre consumos, quilómetros, padrões de utilização;
• Restrições de uso: limitação a combustível ou serviços específicos;
• Integração contabilística: exportação automática de dados para sistemas de gestão.

Para empresas com duas ou mais viaturas, um cartão frota bem escolhido transforma-se numa ferramenta estratégica de controlo de custos.

O mercado português oferece três categorias principais de cartões frota, cada uma com características distintas:

Emitidos por operadoras específicas como Galp, Repsol ou BP, estes cartões funcionam exclusivamente na rede da marca emissora.

Vantagens:

• Descontos mais agressivos (podem chegar a 10 cêntimos/litro)
• Programas de fidelização robustos
• Condições preferenciais para grandes volumes

Desvantagens:

• Flexibilidade limitada - condutores ficam restritos a postos da rede
• Cobertura pode ser insuficiente em zonas rurais
• Necessidade de múltiplos cartões para diferentes redes

Ideal para: empresas com rotas fixas e previsíveis, onde existe boa cobertura da rede escolhida.

Aceites em múltiplas redes de abastecimento, oferecendo maior flexibilidade geográfica.

Vantagens:

• Liberdade de escolha entre várias redes;
• Cobertura nacional mais abrangente;
• Único cartão para toda a frota;
• Descontos em várias redes parceiras.

Desvantagens:

• Descontos geralmente inferiores aos de rede única;
• Condições podem variar entre redes parceiras;
• Custos de gestão por vezes mais elevados.

Ideal para: frotas com rotas variáveis, empresas com operação nacional ou internacional.

Soluções como os cartões Qonto oferecem uma abordagem diferente: cartões empresariais que funcionam em qualquer estabelecimento que aceite Mastercard, incluindo postos de combustível.

Vantagens:

• Flexibilidade total: qualquer posto, qualquer rede;
• Gestão digital completa via aplicação;
• Configuração de limites personalizados por cartão;
• Categorização automática de despesas;
• Integração com ferramentas contabilísticas;
• Cartões físicos e virtuais instantâneos. 

Desvantagens:

• Sem descontos específicos de redes de combustível
• Requer disciplina na categorização de despesas

Ideal para: PME que valorizam flexibilidade, controlo digital e integração com ecossistema financeiro empresarial.

Os vouchers de combustível, também conhecidos como vales de combustível ou e-vouchers, são benefícios sociais que empresas podem atribuir aos colaboradores para despesas com combustível.

Regulamentados pelo Código do IRS, estes vouchers oferecem vantagens fiscais significativas:

• Isenção de IRS até 60€ mensais por trabalhador (artigo 2.º, n.º 3, alínea d) do CIRS);
• Dedutíveis como custo para a empresa;
• Não contam para o cálculo de Segurança Social;
• Podem ser acumulados com outros benefícios sociais.

Existem duas modalidades principais:

1. Vouchers físicos em papel

• Talões pré-pagos trocados por combustível
• Aceites em redes específicas
• Gestão mais trabalhosa

2. E-vouchers ou cartões electrónicos

• Cartão recarregável mensalmente
• Controlo digital de saldos e consumos
• Aceitação mais abrangente
• Gestão simplificada via plataforma online

Selecionar melhor cartão frota exige análise de múltiplos factores. Aqui estão os critérios essenciais:

Analise onde a sua frota opera:

• Frotas urbanas: qualquer rede principal serve;
• Rotas nacionais: verifique cobertura em autoestradas e zonas rurais;
• Operação internacional: considere cartões com aceitação europeia.

Compare cuidadosamente:

• Taxas de adesão;
• Mensalidades;
• Comissões por transação;
• Descontos no combustível: podem varias de de 2 a 10 cêntimos/litro;
• Descontos por volume: escalões progressivos. 

Um desconto de 5 cêntimos/litro numa frota que consome 10.000 litros/mês, por exemplo, representa 500€ mensais ou 6.000€ anuais de poupança.

Procure soluções que ofereçam:

• Limites configuráveis: por dia, semana, mês ou transação;
• Restrições de uso: apenas combustível, horários específicos;
• Alertas automáticos: notificações de anomalias ou limites atingidos;
• Relatórios detalhados: consumo por veículo, condutor, período;
• Análise de padrões: identificação de consumos anormais;
• Gestão de quilometragem: cálculo de consumo médio. 

A integração com sistemas de gestão pode reduzir em 70% o tempo dedicado a tarefas administrativas relacionadas com combustível.

Verifique:

• Exportação de dados para Excel/CSV;
• Integração com software contabilístico (Sage, Primavera, PHC);
• Arquivo digital de documentos.

Soluções como a Qonto destacam-se aqui, oferecendo integração nativa com ferramentas contabilísticas e categorização automática de despesas.

Considere a operação à longo prazo e possibilidades de expansão: 

• Facilidade em adicionar/remover cartões;
• Possibilidade de emitir cartões temporários;
• Gestão de diferentes perfis de utilizador;
• Adaptação a crescimento da frota;
• Cartões virtuais para situações pontuais. 

Compreender as diferenças entre estas três soluções ajuda a tomar a decisão mais acertada para o seu negócio:

Considere o cartão frota tradicional se:

• Tem frota média a grande (mais de 10 veículos);
• Rotas são previsíveis e repetitivas;
• Boa cobertura da rede escolhida nas suas zonas de operação;
• Volume justifica negociação de descontos significativos. 

Escolha cartão combustível específico se:

• Frota pequena (2-5 veículos);
• Foco exclusivo em controlar despesas de combustível;
• Não necessita de funcionalidades avançadas de gestão;
• Procura simplicidade máxima. 

Prefira cartão débito personalizável (tipo Qonto) se:

• Valoriza flexibilidade acima de descontos específicos;
• Quer gerir todas as despesas empresariais numa plataforma única;
• Precisa de controlo granular e em tempo real;
• Integração com contabilidade é prioritária;
• Opera em múltiplas geografias ou países;
• Prefere gestão 100% digital. 

O mercado português oferece várias opções consolidadas:

Líder de mercado com maior rede nacional (1.400+ postos).

Pontos fortes:

• Cobertura geográfica superior;
• Programa de fidelização robusto;
• Plataforma digital em evolução.

Limitações:

• Exclusivo à rede Galp;
• Custos de adesão podem ser elevados para pequenas frotas

Segunda maior rede com forte presença em autoestradas.

Pontos fortes:

• Descontos competitivos;
• Serviços complementares (lavagem, manutenção).

Limitações:

• Menor cobertura em zonas rurais;
• Rede exclusiva.

Foco em qualidade premium e serviços diferenciados.

Pontos fortes:

• Combustíveis premium (BP Ultimate);
• Rede europeia para operações internacionais.

Limitações:

• Rede mais pequena em Portugal;
• Preços geralmente mais elevados.

*Informações disponíveis no artigo segundo a apuração feita na data de publicação. Para informações atualizadas, consulte o site oficial de cada instituição.

Abordagem diferente: gestão financeira empresarial completa com cartões flexíveis.

Pontos fortes:

• Aceitação universal (qualquer posto);
• Gestão 100% digital via app;
• Limites personalizáveis por cartão;
• Integração nativa com contabilidade;
• Cartões físicos e virtuais ilimitados (planos superiores);
• Sem taxas de adesão.
• Controlo em tempo real.

Limitações:

• Sem descontos específicos de redes;
• Requer conta empresarial Qonto.

A Qonto destaca-se para PME que procuram uma solução moderna, integrada e flexível para gerir não apenas combustível, mas todas as despesas empresariais numa única plataforma.

Implementar um sistema de cartões frota requer planeamento. Siga estes passos:

Recolha dados dos últimos 6-12 meses:

• Volume total de combustível consumido;
• Gastos mensais médios;
• Distribuição geográfica dos abastecimentos;
• Redes mais utilizadas;
• Tempo dedicado a processos administrativos.

Liste prioridades por ordem de importância:

• Máxima poupança vs máxima flexibilidade?
• Controlo rigoroso vs simplicidade?
• Integração tecnológica vs solução autónoma?
• Crescimento previsto da frota?

Solicite propostas detalhadas a pelo menos 3 fornecedores:

• Estrutura completa de custos;
• Descontos aplicáveis ao seu volume;
• Demonstração de plataformas digitais;
• Condições contratuais (prazos, penalizações);
• Suporte e formação incluídos.

Antes de comprometer toda a frota:

• Implemente a solução em 2-3 veículos durante 2-3 meses;
• Avalie poupanças reais vs estimadas;
• Teste usabilidade da plataforma;
• Recolha feedback dos condutores;
• Identifique problemas antes da expansão.

Após validação do piloto:

• Forme todos os condutores nas regras de utilização;
• Configure limites e restrições apropriados;
• Estabeleça procedimentos para situações excecionais;
• Defina KPIs para monitorização contínua;
• Agende revisões trimestrais de desempenho.

Aprenda com os erros mais frequentes:

1. Focar apenas no desconto por litro

Um desconto de 8 cêntimos/litro numa rede com má cobertura pode resultar em mais custos (desvios, tempo perdido) do que poupanças.

2. Ignorar custos administrativos

Uma solução que poupa 200€/mês em combustível mas exige 20 horas/mês de trabalho administrativo pode não compensar.

3. Não configurar limites adequados

Cartões sem restrições apropriadas podem levar a utilizações indevidas que anulam poupanças.

4. Escolher com base apenas no preço

A solução mais barata raramente é a mais económica a longo prazo. Funcionalidades de controlo e relatórios têm valor.

5. Não rever periodicamente

Padrões de consumo mudam. Reveja a adequação da solução pelo menos anualmente.